Automatizace firemních procesů: Kde firmy nejčastěji ztrácejí čas a peníze

A právě automatizace firemních procesů přitom dnes patří mezi nejefektivnější způsoby, jak zlepšit produktivitu firmy. Nejde přitom jen o technologický trend, ale o praktickou změnu, která pomáhá firmám eliminovat rutinní úlohy a soustředit se na činnosti s vyšší přidanou hodnotou.

Nejčastější procesy, při kterých firmy ztrácejí čas

Ve většině firem existuje několik oblastí, kde se čas a zdroje ztrácejí zcela zbytečně. Jde zejména o denně se opakující činnosti, které zároveň vyžadují manuální práci.

Typickým příkladem takových činností je přepisování údajů mezi různými systémy. Objednávka přijde e-mailem, pracovník ji přepíše do evidence, následně se údaje přenášejí do účetnictví nebo skladového systému. Každý takový krok zvyšuje riziko chyby a zároveň prodlužuje celý proces.

Podobná situace nastává i při schvalování dokumentů, zpracování faktur nebo při evidenci skladových pohybů. Zaměstnanci často vykonávají rutinní úlohy, které by bylo možné automatizovat. Z krátkodobého pohledu se to může zdát jako drobnost, ale v součtu jde o stovky hodin práce ročně.

Proč manuální práce brzdí růst firmy?

Manuální procesy mají ještě jeden zásadní problém – snižují schopnost firmy reagovat na změny. Pokud se většina administrativy řeší ručně, každé zvýšení objemu práce znamená potřebu dalších a dalších zaměstnanců.

To je jeden z důvodů, proč firmy s neefektivními procesy často narážejí na svůj růstový strop. Místo toho, aby technologie zvyšovaly efektivitu, stávají se procesy čím dál komplikovanějšími, což firmu zpomaluje.

Dalším rizikem je nedostatečný přehled. Data jsou roztroušená v různých souborech nebo systémech, vedení firmy má jen omezený přehled o tom, co se ve firmě skutečně děje. Rozhodování se pak opírá spíš o odhady než o data.

Automatizace – způsob, jak získat kontrolu nad firemními procesy

Eliminace manuálních úkonů, propojování jednotlivých částí firemních procesů, to je to, v čem firmám automatizace pomáhá. Místo toho, aby zaměstnanci přenášeli data mezi systémy, informace se zpracovávají automaticky.

Typickým příkladem je zpracování objednávky v ERP systému, např. Money ERP:

• údaje z objednávky nebo objednávka samotná se automaticky přenese do ERP systému,
• vytvoří se faktura,
• zaeviduje se skladový pohyb,
• a informace se zároveň promítnou do finančních reportů.

Výsledkem je:

• rychlejší tok informací,
• nižší chybovost
• a výrazně lepší přehled o tom, co se ve firmě děje.

Právě proto roste popularita informačních systémů, jako je Money ERP.

ERP systém dokáže automatizovat každodenní agendu

ERP systémy hrají při automatizaci klíčovou roli, protože propojují jednotlivé firemní procesy do jednoho celku. Obchod, sklad, účetnictví, výroba či servis pracují se stejnými daty, která se aktualizují v reálném čase.

To umožňuje automatizovat množství každodenních rutinních činností. Systém může například automaticky generovat doklady, kontrolovat stavy zásob, upozorňovat na důležité události nebo připravovat podklady pro manažerské reporty. 

V praxi tak dokáže podnikový informační systém Money ERP. výrazně snížit množství manuální administrativy a zároveň sjednotit data napříč firmou.

Důležitým přínosem je i možnost nastavovat vlastní workflow procesy. Firma si může definovat, jak mají jednotlivé operace probíhat – od schvalování dokumentů až po řízení zakázek nebo servisních úloh.

Automatizace jako konkurenční výhoda

Firmy, které dokážou efektivně využívat automatizaci, získávají výraznou konkurenční výhodu. Zákazník Money ERP společnost AZ Stone dokázala díky implementaci ERP systému ušetřit 2 pracovní místa v administrativě a 15 dní ročně při tvorbě měsíčních reportů.

Z dlouhodobého hlediska přitom nejde jen o úsporu času. Automatizace pomáhá firmám vytvořit stabilní a škálovatelné procesy, které umožňují další růst – zejména pokud jsou postavené na propojeném ERP řešení.

Právě v tom spočívá největší hodnota systému Money ERP – technologie přestává být jen podporou administrativy. Stává se nástrojem, který umožňuje firmě fungovat efektivněji, pružněji a s lepším přehledem o klíčových procesech uvnitř firmy.