Hlavní navigace

Když se řekne optimalizace

„Optimalizace firemních procesů dokáže výrazně omezit zbytečné úkony a zvýšit efektivitu činností s přidanou hodnotou,“

Doba čtení: 4 minuty

uvádí Barbora Kolaříková, MCS Product Manager společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech. Ke skutečně účinnému řízení a bezchybnému provádění rutinních úkolů dnes existuje celá řada softwarových nástrojů digitalizace a automatizace.„Stále komplexnější možnosti moderních technologií a systémů tyto výhody ještě násobí,“ vysvětluje B. Kolaříková a pokračuje: „Některé nástroje jsou součástí systémů jako DMS či ERP, jiné mají podobu samostatných aplikací pro konkrétní platformu, další jsou na jakékoli platformě zcela nezávislé. Takovým produktem je například K2 Five.“

Postupné kroky optimalizace

Máte-li pocit, že vaše firma je zralá na optimalizaci procesů, možná si kladete otázku, jak ji prakticky provést. I optimalizace je svého druhu procesem, který se sestává z několika kroků. „Začala bych analýzou stávající situace. Ta pomůže odhalit potenciální slabá místa v procesech a zároveň poslouží jako základ pro implementaci nového řešení,“ doporučuje B. Kolaříková.

Tzv. BPM (z anglického Business Process Management), tedy řízení firemních procesů, je disciplína, která se zabývá procesem komplexně. Posoudí nutnost jeho existence, zhodnotí jednotlivé fáze i konečný výstup. Pomáhá identifikovat klíčové kroky, zvážit jejich efektivitu, přidanou hodnotu apod. Digitalizace procesů umožňuje data o nich snadno sbírat, analyzovat a na základě získaných informací je optimalizovat. Automatizace procesů tak otevírá cestu k vyšší efektivitě a produktivitě i k dalšímu růstu.

„Při vší úctě k vedení jakékoli firmy jsem přesvědčena, že pro skutečně účinnou optimalizaci je doslova k nezaplacení pohled zvenčí,“ myslí si B. Kolaříková a dodává: „Kvalitní externí dodavatel objektivně zanalyzuje procesy, vyhodnotí všechny požadavky a doporučí vhodné řešení. Stále častějším požadavkem zákazníka je předložení případových studií dříve provedených realizací či přímo dojednání referenční návštěvy v organizaci, kde bylo podobné řešení úspěšně nasazeno.“

Definice procesů a možné úspory

Abychom se v problematice lépe zorientovali, pojďme si ujasnit, co se vlastně rozumí pojmem firemní proces. Procesem v dané situaci nazýváme jakýkoli sled činností, často spojený s administrativou, který začíná a končí konkrétním úkonem. Na začátku této posloupnosti může být například servisní požadavek, výdejka ze skladu, žádanka o dovolenou či přijatá faktura, na jeho konci pak vyřešení daného problému, přejímka zboží, posouzení žádosti nebo zaplacení faktury.

Právě evidence a zpracování přijatých faktur bývá jedním z nejběžnějších firemních procesů. Jedná se o standardizovaný opakující se úkon, který si o digitalizaci a automatizaci přímo říká. Nejen že se tím zvýší správnost zadaných údajů a ušetří čas, ale i ten nejjednodušší systém může hlídat termíny splatnosti, díky čemuž lze předcházet sankcím za pozdní platby. Vezmeme-li modelový případ středně velké firmy, která obdrží ročně kolem deseti tisíc faktur, mohou se její úspory s využitím specializovaného softwaru počítat v řádech stovek tisíc korun.

Krása univerzálních řešení

Jak už sám název napovídá, je jejich hlavní výhodou široká použitelnost a nezávislost na dalších platformách. Rozhodnete-li se v budoucnu vyměnit kterýkoli z vnitropodnikových systémů vstupujících do procesu za jiný, pouze změníte napojení. Tyto aplikace zpravidla také bývají vybaveny komplexními reportingovými nástroji, které pomáhají procesy měřit, vyhodnocovat a hledat v nich úzká místa. Jejich uživatelské prostředí mnohdy ani nevyžaduje znalosti programování. Například výše zmíněná aplikace K2 Five má plně grafický designer, který umožňuje modelovat procesy i formuláře velmi intuitivně, a s pomocí funkce Smart Assist dokonce sám uživateli dává instrukce, aby na nic podstatného nezapomněl. Další výhodou těchto aplikací je jejich vysoká flexibilita. Změní-li se proces, je možné pružně provést potřebné úpravy. Takřka samozřejmostí je pak uživatelské prostředí přizpůsobené mobilním zařízením.

Nestyďte se zeptat

Běžnou praxí u renomovaných dodavatelů je po instalaci systému zaškolit pracovníka nebo tým, který jej bude využívat. Osvojí si základní dovednosti, jak se systémem zacházet a jak aplikaci obsluhovat nejen z pozice administrátora, ale i jako designér procesů. Je zde také prostor pro dotazy a praktické příklady. Uvědomte si, že optimalizace procesů může přinést očekávané výsledky pouze za předpokladu, že je správně nastavena. Doslova ušita vaší firmě na míru. „Rozhodně bych se přimlouvala za to, aby kritické firemní procesy byly modelovány zkušeným konzultantem nebo alespoň pod jeho bedlivým dohledem,“ uzavírá B. Kolaříková.

Jak úspěšně zvládnout optimalizaci

Záleží samozřejmě na konkrétní situaci v každé firmě. Rozhodně ale neuškodí mít na paměti pár obecných doporučení:

Přiměřenost 

Definujte si reálné cíle, které zohlední složitost projektu, váš rozpočet i vaše zaměstnance. Myslete na to, že zásadní změny obvykle budí zásadní odpor.

Vhodný proces

Měl by to být ten, co generuje nejvíce problémů nebo naopak přináší největší užitek. Je zbytečné automatizovat proces, který probíhá jednou za uherský rok.

Ideální řešení

Flexibilita je přínosem do budoucna. Pokud má řešení kromě aktuálně vybraného procesu přesah i do případných dalších, zabijete dvě (možná i více) mouchy jednou ranou.

Využití stávajícího know-how

Zapojte člověka, který měl doposud daný proces na starosti. Ať je partnerem dodavatele při analýze, optimalizaci i při následné implementaci řešení.