Od začátku příštího roku bude elektronická komunikace firem s úřady převážně jen záležitostí datových schránek. U mnoha úkonů bude povinná a úřady nebudou akceptovat podání v listinné podobě. Realita je dnes ale taková, že 45 % firem se na tuto změnu zatím vůbec nepřipravuje. Vyplynulo to z dubnového průzkumu Komory certifikovaných účetních. Problémem se pro mnoho podnikatelů a firem může stát to, že celá z nich o chystaném rozšíření využívání datových schránek neví. Datovou schránku přitom vůbec nevyužívá ještě stále kolem 9 % firem, což představuje až 33 000 organizací.
Datové schránky využívá pro komunikaci 75 % podniků. V drtivé většině případů ale pouze ve vztahu s úřady. Na komunikaci s dalšími právnickými osobami datovou schránku využívá jen 3,5 % dotázaných. Přitom více než polovina firem uznává, že taková forma komunikace je levnější než klasická pošta nebo kurýr.
Novinky v používání datových schránek
Polovina firem stále není připravena na rozšířenou komunikaci s úřady přes datové schránky.
Jako problém vnímají firmy v souvislosti s datovými schránkami archivaci datových zpráv. Téměř 44 % firem podle výsledků našeho průzkumu nemá uchovávání takovéto komunikace zatím vyřešeno a to může v budoucnu představovat další nemalý problém,
uvádí Petr Hojsák z Komory certifikovaných účetních. Provozovatel systému, Česká pošta, si problému byla vědoma a proto nově nabízí několik praktických úprav. Datové schránky jsou uživatelsky přívětivější a zároveň i levnější.
Datový trezor
Jde o službu, která řeší výše uvedený problém. Zajišťuje uchovávání datových zpráv přímo v datové schránce nad rámec zákonem stanovených 90 dní, zcela automaticky a bez zásahu uživatele. Ten si může vybrat až z devíti různých kapacit trezoru od 50 až do 5 000 zpráv a z různých dob uložení od 6 do 24 měsíců. Tuto službu je možné objednat přímo z Informačního systému datových schránek a k dispozici je i jednoduchý elektronický rádce, který poradí s výběrem vhodné varianty služby. Česká pošta nabízí možnost vyzkoušení Datového trezoru všem stávajícím uživatelům zdarma. V tuto chvíli je služba Datový trezor zdarma aktivována u všech datových schránek. Noví uživatelé, kteří si svou datovou schránku chtějí teprve zřídit, budou mít po dobu až 6 měsíců volně k dispozici Datový trezor o kapacitě 50 zpráv k vyzkoušení.
Kreditní systém
Novinkou je také zavedení takzvaného kreditního systému datových schránek. Dosud bylo možné doplňkové služby využívat pouze na základě uzavřené smlouvy. S pomocí kreditního systému je teď možné prodloužit platnost datových zpráv uložením v Datovém trezoru nebo pohodlně a prokazatelně odesílat Poštovní datové zprávy do datových schránek fyzických, právnických nebo podnikajících fyzických osob, bez uzavírání smlouvy. Tedy jednoduše a rychle. Kredit je možné dobít pomocí odkazu přímo v datové schránce. V souvislosti se zavedenými změnami došlo také ke snížení cen až o 50 %. Datové zprávy lze například archivovat už od 30 korun s DPH za měsíc.
Poštovní datové zprávy
Vedle zasílání a příjmu datových zpráv od úřadů, které je zdarma, nabízí schránky i zasílání datových zpráv mezi soukromými subjekty. Tento produkt je v podstatě elektronickou obdobou doporučeného dopisu. Na rozdíl od emailu nabízí jasnou garanci doručení, přesnou identifikaci odesílatele i adresáta a je tedy vhodný pro elektronické zasílání faktur, smluv a dalších důležitých dokumentů.
Datové schránky v číslech
- uživatelé odeslali již 128 milionů datových zpráv
- díky datovým schránkám ušetřili 3,25 miliardy korun
- bylo zřízeno přes 516 000 datových schránek orgánů veřejné moci, právnických osob, fyzických osob a podnikajících fyzických osob
- uživatelé denně odešlou přibližně 200 000 zpráv, měsíčně výrazně přes 4 miliony
- průměrná úspěšnost doručení přihlášením je přes 97,3 %
Datové schránky jsou elektronické úložiště určené ke vzájemné úřední komunikaci občanů i firem se státem, ke komunikaci občanů i firem mezi sebou a mezi orgány veřejné moci. Datovou schránku mají ze zákona zřízenou orgány veřejné moci, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a také advokáti a daňoví poradci. Živnostníci, fyzické osoby a právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku si mohou o její zřízení požádat. Absolutní počet odeslaných zpráv spolu s téměř maximálním počtem zpráv aktivně vyzvednutých dokazuje, že naprostá většina uživatelů nemá s jejich obsluhou problémy a schránky pravidelně využívá. Správcem Informačního systému datových schránek je Ministerstvo vnitra, provozovatelem je Česká pošta.
