Změnila se také lhůta pro registraci samotného zaměstnavatele a jeho mzdových účtáren. Od července mají zaměstnavatelé povinnost přihlásit se do evidence zaměstnavatelů nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance.
Co se dozvíte v článku
Zaměstnance je nutné registrovat před nástupem do práce
Na začátku července nabyla účinnosti další ustanovení zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů (JMHZ), která změní lhůty pro registraci zaměstnanců i samotných zaměstnavatelů na úřadě. Do konce června měli zaměstnavatelé na nahlášení zaměstnance České správě sociálního zabezpečení 8 dnů ode dne jeho nástupu do zaměstnání, nově je ale nutné pracovníky přihlásit do evidence nejpozději před okamžikem jejich nástupu k výkonu práce. Zároveň platí, že zaměstnavatel může zaměstnance přihlásit nejdříve 8 kalendářních dnů přede dnem nástupu do zaměstnání. Změna lhůty se navíc netýká pouze zaměstnanců na hlavní pracovní poměr, ale i dohodářů.
Zaměstnavatel, který zaměstnance v nové lhůtě v systému JMHZ nezaeviduje, umožní výkon nehlášené práce, který je od 1. července 2026 považován za přestupek s možnou pokutou až 3 000 000 Kč. Cílem nové právní úpravy je podle ministerstva práce a sociálních věcí omezit nelegální práci, zvýšit transparentnost pracovního trhu, zjednodušit kontrolní činnost státu a zajistit spravedlivé podmínky pro poctivé zaměstnavatele.
Na výběr je ze dvou možností registrace
Zaměstnavatelé si mohou vybrat ze dvou možností, jak zaměstnance do evidence zaměstnanců přihlásit. A to buď jedním úkonem před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce (plné přihlášení do evidence zaměstnanců), nebo ve dvou na sebe navazujících úkonech, kdy alespoň první úkon musí učinit před okamžikem nástupu zaměstnance k výkonu práce (částečné přihlášení do evidence zaměstnanců s následným dohlášením, tzv. předregistrace).
Při částečném přihlášení zaměstnance může zaměstnavatel ohlásit předem pouze vybrané základní údaje pracovníka. Jedná se o údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Další požadované údaje dohlásí do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu zaměstnance do zaměstnání. Teprve tím je formálně dokončen proces přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců, avšak materiálně je zaměstnanec přihlášen již na základě částečného přihlášení. Pro částečné předběžné přihlášení zaměstnance byla vytvořena nová on-line služba ePortálu ČSSZ Předregistrace zaměstnance.
Částečné přihlášení nicméně nejde využít u zahraničních zaměstnanců, u kterých zaměstnavatel musí oznámit ještě před jejich nástupem k výkonu práce plný rozsah údajů potřebných pro jejich přihlášení do evidence zaměstnanců.
Pokud pracovník nenastoupí, je nutné do 8 dnů udělat storno
Jak u plného, tak i u částečného přihlášení platí, že zaměstnavatel má v případě, že pracovník nakonec nenastoupí, za povinnost do 8 dnů ode dne předpokládaného nástupu učinit storno. Pokud to zaměstnavatel v termínu neudělá, může dostat pokutu až 20 tisíc korun. Stejně vysokou sankci lze dostat i tehdy, pokud do 8 dnů od nástupu zaměstnance do práce nedoplníte částečné přihlášení na plné. Oznámení se provádí v případě úplného přihlášení prostřednictvím Registrace zaměstnance – Akce 8 (storno) a v případě částečného přihlášení prostřednictvím Předregistrace zaměstnance – Akce 2
upřesnila ČSSZ v tiskové zprávě.
(oznámení o nenastoupení),
Zaměstnavatelé se musí registrovat s předstihem
Od července se také změnily lhůty pro registraci zaměstnavatelů a jejich mzdových účtáren. Zaměstnavatel musí nově sebe nebo svoji mzdovou účtárnu přihlásit do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny před přihlášením zaměstnance do evidence zaměstnanců, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem. Pokud tak například zaměstnanec nastupuje v pondělí ráno, musí být zaměstnavatel přihlášen nejpozději předchozí středu večer.
Tato lhůta je potřebná pro ČSSZ k zavedení údajů do databáze a přidělení/odeslání variabilního symbolu zaměstnavateli. Nový zaměstnavatel nebo mzdová účtárna potřebují pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců variabilní symbol podle § 22 ZJMHZ, aby mohli být identifikováni při úkonech v informačních systémech územní správy sociálního zabezpečení a ČSSZ, je jim tedy poskytnuta delší doba, kdy mohou splnit povinnost přihlášení do evidence zaměstnavatelů, aby tento úkon mohl vždy předcházet přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců,
vysvětlovalo se ve zdůvodnění návrhu.
Změny se týkají i mzdových účtáren
Každou mzdovou účtárnu je nutné registrovat včetně okruhu zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd nebo platů. Při zřízení mzdové účtárny až po podání přihlášky do evidence zaměstnavatelů je třeba ji přihlásit do 8 dnů ode dne jejího zřízení. Obdobně při jejím zrušení. Ve stejné osmidenní lhůtě hlásí zaměstnavatel nadále i případně změny v registru zaměstnavatelů.
Pokud by se zaměstnavatel do evidence zaměstnavatelů přihlásil a žádná fyzická osoba, kterou měl zaměstnávat, k výkonu práce nenastoupila, musí zaměstnavatel tuto skutečnost oznámit nejpozději do 8 dnů ode dne, v němž taková osoba měla u tohoto zaměstnavatele nastoupit k výkonu práce. Z evidence se tedy odhlásí (provede storno) ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem.
