Uzávěrka by měla být jen příjemným ročním zhodnocením a potvrzením toho, že máte skutečně výdaje a finance pod kontrolou. A pokud to tak není, váš byznys řídí spíše účtenky než vy. Připravili jsme proto přehled toho, jak se z „uzávěrkových“ chyb poučit a na co si dát během roku pozor, abyste byznys mohli zase posunout o krok dál.
Co se dozvíte v článku
Co tedy dělat proto, abyste vy řídili své finance, a ne vaše účtenky vás?
Mějte naprostý přehled během celého roku
I když se uzávěrka děje každý rok, je lepší si vždy připomenout, co všechno je pro ni potřeba. Nejde o drobnosti, ale o základní věci, bez kterých účetnictví ani daně nemůžou sedět.
Co vše musíte mít?
- uzavření nákladů a výnosů za minulý rok
- kontrola všech přijatých a vydaných faktur
- správné časové rozlišení nákladů a výnosů
- dohledání chybějících dokladů
Tenhle moment většinou ukáže největší slabinu. Firmy až při uzávěrce, tedy velmi pozdě, zjistí, že nemají zaúčtované některé náklady, protože od nich nemají doklady.
Co s tím?
Čím víc věcí se dohledává zpětně, tím větší je riziko chyb, a tím menší kontrola nad výsledkem. Data shromažďujte během celého roku, nejlépe na jedno místo, kde o nich máte naprostý přehled. Pomozte si i aplikacemi nebo digitálními nástroji na expense management, které spoustu práce udělají spolehlivě za vás.
Díky tomu do budoucna získáte naprostou kontrolu nad svými financemi. V reálném čase vidíte, za co a jak firma utrácí, a cash-flow můžete korigovat. Přijdete tak i na „díry“, kam vaše peníze mizí, a efektivně je zalepíte.
Nastavte si pravidelné kontroly
I když se vám check-list může zdát banální, celkové dopady stavu vašeho účetnictví ale banální nejsou. Na základní kontrolu navazují daňové otázky, které přímo ovlivňují, kolik firma zaplatí.
Typicky jde o:
- kontrolu daňově uznatelných nákladů
- rozhodnutí o odpisech majetku (zrychlené vs. rovnoměrné)
- práci s pohledávkami po splatnosti a opravnými položkami
- kontrolu odvodů a záloh za zaměstnance
- případné vytvoření rezervy na nedoplatek
Každý z těchto kroků může výrazně ovlivnit výši daně. Při uzávěrce už je pozdě na to si říct, kde jsme mohli ušetřit. Ale není pozdě se ptát: Kde můžu ušetřit příští rok?
Jak si pomoci?
Opět si pomůžete tím, že se budete k těmto věcem vracet průběžně během roku v uceleném přehledu. Vyberte si dobrý nástroj, kde najdete vše na jednom místě, přehledně na jedno kliknutí. Nastavte si do kalendáře, že se každý měsíc na svůj přehled podíváte a vše projdete. Případně si udělejte kvartální pravidelné check days, během kterých chybějící části zaevidujete. Když si své výdaje chytře digitalizujete se spolehlivým partnerem, odpadne vám spousta starostí, jelikož to vše udělá za vás.
A rozhodně se to vyplatí. Daně nejsou jednorázová událost, ale výsledek celoročního řízení, a hlavně znatelná položka v cash-flow. Když máte dopředu přehled o tom, kolik vás budou daně stát, dokážete lépe plánovat svoje výdaje i investice. A byznys opět posunete vpřed.
Z inventury si udělejte jen příjemné potvrzení
Nedílnou a hodně náročnou částí práce bývá při uzávěrce účetní kontrola vaší reality. Tedy pořádná inventura. Měla by se dít pravidelně, často k ní však dojde právě až těsně před uzávěrkou. Spíše než ujištění, že je vše, jak má být, v praxi odhalí problémy, které se během roku neřešily.
Připomeňme si, co všechno se musí zkontrolovat:
- pohledávky a závazky
- skladové zásoby
- dlouhodobý majetek
Stalo se vám i letos, že některé pohledávky byly dávno po splatnosti, zásoby neseděly na evidenci a majetek nebyl vedený přesně? Pokud jste si opět odkroutili drahé kolečko dohledávání, udělejte to letos lépe a nepalte čas a peníze (případně psychickou pohodu vašeho týmu).
Jak na to?
Z inventury udělejte jen příjemnou kontrolu. Vaše firma by měla být připravena na pořádnou inventuru po celý rok. Rozhodně by inventura neměla sloužit jako jediný ucelený přehled, který jednou za rok máte. Digitální řešení je v tomhle skvělým partnerem – po celý rok vám drží absolutní přehled o majetku, cash-flow i závazcích. V jednoduchém rozhraní máte dokonalý nadhled nad stavem vaší firmy, a tak se na inventuru můžete jenom těšit.
Začněte už dnes
Není problém v tom, kolik věcí firmy musí řešit, ale v tom, kdy je řeší. Buďte chytřejší. Pokud chcete příští uzávěrku zvládnout bez dohánění a chaosu a stát se konečně pánem svých financí, začněte už dnes. Klíčové je mít pořádek ve výdajích, dokladech i schvalování průběžně. Digitální nástroje v tom dnes dokážou výrazně ulevit, hlavně tím, že většinu těchto procesů řeší za vás v reálném čase.
Tip redakce
Daňový trapas Říčan: Za vyšší daň z nemovitostí totiž může radnice, ne berňák
Město Říčany omylem schválilo zvýšení daně z nemovitostí u bytů. Spletlo si totiž kategorie. Místo toho, aby přiznalo chybu, se svůj přešlap stále snaží hodit na finanční správu. Více v dalším komentáři.
