Setkání se zákazníky či obchodními partnery vám mohou pomoci upevnit vztahy, oživit obchod, získat informace i posílit důvěru. Jako u všech aktivit však riskujete, že špatnou organizací napácháte více škody než užitku. Jak tedy postupovat?
Proč pořádat podobnou akci?
Pokud máte větší síť obchodních partnerů nebo stálých zákazníků či odběratelů, čas od času je vhodné se s nimi setkat na méně formální úrovni. Utužíte tak osobní vztahy a můžete oživit nebo dokonce obnovit spolupráci i získat nové kontakty a zakázky. Podobné akce jsou vhodné i pro prezentaci některých výrobků, k nimž jistá společenská úroveň tak nějak patří – šperky, hodinky, luxusní móda, prádlo apod.
Jakákoliv podobná akce je také výborným prostředkem pro získání nadhledu a nových informací. S hosty sice nebudete konzultovat, zda máte vybrat červené nebo černé logo, ale můžete například zjistit, proč nevyužívají váš hypermoderní online objednávkový systém nebo že je vaše asistentka protivná a nepříjemná. Mějte nastražené uši a klidně si nenápadně dělejte poznámky, když zjistíte něco důležitého.
Práce nebo zábava?
Každá akce je trošku jiná, ale všechny se pohybují na ose od zcela neformálního setkání, kde se pracovní ani obchodní věci neřeší, až po setkání čistě obchodní, kde je jediným bodem programu prezentace výrobků, služeb, společnosti atd.
Je zcela na vás, jakou míru formality zvolíte, jen musí vyhovovat vašemu účelu a musí být pro pozvané něčím atraktivní. Pokud například v období vánočních večírků přijdete s pozvánkou na strohou prezentaci, asi se hostů nedočkáte. Ale pokud máte zajímavý nový produkt, který chcete představit, je škoda vyhodit hromadu peněz na společenský večer, kde o vaší novince ani nepípnete.
Jak to probíhá
Většina podobných akcí je připravena tak, aby vám umožnila na začátku sdělit hostům informace, které by o vás měli vědět, a během neformálního programu diskutovat nejen o pracovních věcech. Můžete se samozřejmě pochlubit tím, jak se vám v posledním roce vedlo, ale nepřežeňte to. Raději lidem nabídněte zajímavé a užitečné informace, nebo využijte toho, že si mohou vaše výrobky „osahat“ a na místě vyzkoušet.
Pokud chcete zachovat neformální ráz akce, nepřetěžujte hosty nadbytkem informací. Vyberte jen to, co upoutá jejich pozornost. Pokud je zaujmete, zeptají se vás, budou vás kontaktovat později nebo si produkt či službu jinak najdou – k tomu jim pouze poskytněte dostatek informací, třeba v dárkovém balíčku, který se hostům při odchodu zpravidla rozdává. Čtěte také: Občerstvení nade vše? 10 rad pro úspěšnou tiskovou konferenci
Pamatujte na detaily
Pro správný postup přípravy celé akce stačí v zásadě sledovat obdobná pravidla jako v případě tiskové konference, jen mějte na paměti, že ladění společenské nebo večerní firemní akce není tak informativní a strohé – jde spíše o setkání s vašimi hosty.Na co ještě dát pozor:
- Pozvánka bývá v případě společenských a méně formálních akcí určena alespoň pro 2 osoby. Na pozvánce nezapomeňte uvést žádost o potvrzení účasti – potřebujete znát počet hostů kvůli stanovení rozpočtu na občerstvení a prostory. V tomto případě se hodí hostům i s předstihem zatelefonovat a požádat je o sdělení, zda přijdou a v jakém počtu.
- Catering mívá v případě těchto akcí častěji podobu klasického rautu, výjimečně i servírované večeře (tzv. banket). Vaši hosté by neměli koukat na prázdný rautový stůl, je třeba zajistit dostatečný přísun jídla i nápojů po celou dobu akce. Stoly se nemusí prohýbat, ale po hlavním náporu hostů by měly být uklizené a nabízet stále alespoň něco – dezerty, saláty, ovoce, sýry apod.
- Většinou se zajišťuje studený i teplý raut, nealkoholické nápoje, pivo a víno. Ostatní položky si hosté obvykle hradí sami, je však třeba je vhodným způsobem na tuto skutečnost upozornit (vhodné jsou například zvlášť vytisknuté nápojové lístky, kde bude uvedeno, na jaké nápoje hosty „zvete“ vy, a které si hradí sami).
- V případě společenských akcí myslete na zajímavé ladění večera a na zábavný program. Fantazii se meze v zásadě nekladou, jen pamatujte, že se musí bavit především vaši hosté. Pokud pořádáte večírek pro lidi ve věku 30 – 40 let, asi nebudou chtít poslouchat Evu a Vaška, naopak hosté převážně ve věku nad 50 let nebudou pravděpodobně křepčit v rytmu techna. Program vám musí vydržet na celý večer, stejně jako občerstvení. Nemusí však jít o jednoho interpreta – zkombinujte DJ s hudební skupinou, kouzelníkem nebo kankánovými tanečnicemi, nebo reprodukovanou hudbu s vystoupením jazzové kapely apod.
- Na větší akci se opět hodí 1 a více hostesek oblečených tak, aby je hosté rozpoznali (tzv. malé černé, kostým podobné barvy, bílá halenka a černé kalhoty, stejně barevné šátky na krku atd.), případně mohou mít alespoň štítky se jménem. Hostesky hosty uvítají, mohou obsloužit šatnu, udělají prezenci, vyžádají si vizitky do tomboly (což je velmi dobrý způsob, jak vizitky od hostů skutečně získat) a při odchodu jim předají dárky a popřejí hezký večer.
- Fotografa nebo videokameru oceníte především vy sami – fotografie mohou být zveřejněny na vašich stránkách, mohou být zaslány médiím s tiskovou zprávou o představení nového produktu a vy si navíc snáze zapamatujete, s kým jste se setkali – přiřadíte si jména k tvářím. Navíc například z vánočních akcí můžete hostům některé skupinové fotografie rozeslat jako pozornost. Čtěte také: Vánoční večírek: Ani nejbujnější veselí neomlouvá společenská faux pas
Jedna skutečně důležitá rada na závěr: pozor na alkohol! Je to velmi zákeřný démon, který již pokazil nejednu akci a jistě se najde i lepší místo, kde si pořídit příjemnou špičku, než akce s důležitými klienty. Podobné faux pas se dlouho a špatně napravuje.
Autoři: Vlasta Tichá, Vojtěch Šťavík – Diversity s.r.o.
