Firmy a soukromé spisovny budou muset zajistit úschovu dokladů

Mzdové a důchodové listy zaměstnanců budou firmy muset uchovávat i po ukončení svého provozu, respektive zajistit další úschovu těchto dokladů. Víme proč.

Firmy a soukromé spisovny, které uchovávají mzdové a důchodové listy pracovníků, budou nejspíš muset po ukončení svého provozu zajistit další úschovu těchto dokladů. Stát by ale na novou povinnost mohl přispívat. Novelu zákona o organizaci sociálního zabezpečení schválila vláda a teď ji projednává Poslanecká sněmovna. Povinnost by měla začít platit v dohledné době. Je navrženo, aby zákon nabyl účinnosti prvním dnem druhého kalendářního měsíce následujícího po jeho vyhlášení.

Pokud soukromá spisovna zanikne a nebude mít nástupce, bude podle novely muset obstarat náhradní úschovu dokladů a oznámit to příslušné správě sociálního zabezpečení. Když rušené firmě zůstanou peníze, bude je muset přednostně využít na zajištění uložení dokumentů. Kdyby finance neměla, uhradí to Ministerstvo práce a sociálních věcí. To by ostatně mohlo platit i za pořízení výpisu z listů, ověřování kopií a poštovné. Maximální cenu má stanovit vyhláška. Spisovny budou také muset sociální správě dodat požadované kopie dokumentů.

Nikdo nechce mít nižší důchod

Ilustrační obrázek.
Autor: www.isifa.com

Ilustrační obrázek.

Jaké jsou ale důvody pro novou úpravu, když zaměstnavatelé potřebnou dokumentaci řádně předávají zaměstnancům a navíc odevzdávají evidenční a důchodové listy České správě sociálního zabezpečení? Především je třeba zdůraznit, že navržená právní úprava neukládá zaměstnavatelům žádné nové povinnosti. Už podle současné právní úpravy mají zaměstnavatelé povinnost plnit úkoly v důchodovém pojištění, především vést záznamy a podávat hlášení pro účely důchodového pojištění, včetně povinnosti vést pro každého občana evidenční list důchodového pojištění. Ukládá jim to zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. V případě, že zaměstnavatel zaniká bez právního nástupce před uplynutím dob, po které má uschovávat záznamy a doklady vyjmenované v uvedeném zákoně, musí zajistit jejich úschovu do uplynutí uschovacích dob a písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy. 

Tuto povinnost mohou zaměstnavatelé splnit už dnes i uložením ve spisovně nebo správním archivu podle zákona upravujícího archivnictví a spisovou službu, v provozovně, ve které se vykonává činnost na základě státního povolení k provozování živnosti vedení spisovny nebo v archivu, což také často dělají. Veřejný ochránce práv ovšem upozornil na problém, který nastane v případě, kdy držitel dokladů, většinou soukromá spisovna, zaniká bez právního nástupce, a to, co se stane s doklady potřebnými pro prokázání důchodových nároků pojištěnců, které jsou u takového držitele dokladů uloženy.

Navržená úprava proto nově ukládá držitelům dokladů tyto povinnosti: Držitel dokladů je povinen zajistit k dokladům převzatým od zaměstnavatelů výkon spisové služby ve stejném rozsahu, v němž by ho zajišťoval sám původce, tedy zaměstnavatel. Zaniká-li bez právního nástupce držitel dokladů, u kterého jsou uloženy doklady po zaměstnavateli, který v minulosti rovněž zanikl bez právního nástupce a dosud neuplynuly uschovací lhůty pro uložení dokladů, je takový držitel dokladů povinen bez zbytečného odkladu písemně oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení skutečnosti týkající se jeho zániku a dále na vlastní náklady zajistit uložení dokladů zaměstnavatele u jiného držitele dokladů do uplynutí uschovacích dob a písemně oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou doklady zaměstnavatele uloženy. Přitom se dále navrhuje, aby v případě, že zůstanou v majetkové podstatě zanikajícího držitele dokladů finanční prostředky, se použily na úhradu nákladů na uložení dokladů zaměstnavatele u jiného držitele dokladů vybraného ve spolupráci s příslušným státním oblastním archivem. V případě neexistence takových finančních prostředků se provede toto uložení u jiného držitele dokladů na náklady Ministerstva práce a sociálních věcí.

Nové Zakony.podnikatel.cz

Všechny právní normy od roku 1993, pravidelně aktualizované, ve všech dostupných znění. Porovnejte předchozí znění s aktuálním, zkoumejte budoucí znění. Hledejte v textu zákona konkrétní a vyznačené změny. 

Uložte si do záložek: zakony.podnikatel.cz

Účelem návrhu novely zákona je předejít tomu, aby Česká správa sociálního zabezpečení, případně ostatní orgány sociálního zabezpečení, nerozhodovaly o nárocích z důchodového pojištění na základě neúplných podkladů, což by mohlo nepříznivě ovlivnit nároky lidí na důchod. Záznamy a doklady, které jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat, se netýkají pouze důchodového pojištění, ale i nemocenského pojištění, pojistného a oblasti daní a zaměstnanosti. Kromě toho jsou uchovávané záznamy a doklady nezbytné pro kontrolní činnost okresních správ sociálního zabezpečení vůči zaměstnavatelům. V této souvislosti je třeba rovněž zmínit, že Česká správa sociálního zabezpečení není jediným nositelem pojištění, ale v případě příslušníků ozbrojených sil a sborů jsou to příslušné orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti, připomíná Petr Sulek, mluvčí Ministerstva práce a sociálních věcí. 

Názor, že by se o své dokumenty měli postarat sami propuštění zaměstnanci, protože za živnostníky to také nikdo nedělá, je podle ministerstva neoprávněný. Důchodové pojištění osob samostatně výdělečně činných totiž provádí příslušné okresní správy sociálního zabezpečení. Ty vedou jejich evidenci a uschovávají veškeré podklady o jejich samostatné výdělečné činnosti potřebné pro účely důchodového pojištění. Zaměstnavatelé pak už od roku 2005 předávají zaměstnancům pouze stejnopis evidenčního listu důchodového pojištění, nikoli veškerou dokumentaci.

Čas od času si zkontrolujte své papíry

Okresní správy sociálního zabezpečení kontrolují plnění povinností zaměstnavatelů v sociálním zabezpečení včetně ohlašovací povinnosti vůči orgánům sociálního zabezpečení a plnění povinností plátců pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. To by bez veškerých záznamů a dokladů, které je zaměstnavatel podle zákona o organizaci sociálního zabezpečení povinen vést, tedy nejen evidenčních listů důchodového pojištění, nebylo možné. Tyto typy dokladů jsou přitom často jedinými doklady o započitatelné době zaměstnání a výdělcích, které jsou pro bývalé zaměstnance zásadní pro výpočet nejen starobního důchodu, ale i všech ostatních druhů důchodů. Povinnost poskytnout doklady mají jen archivy. Pokud by se situace nezměnila, rozhodovaly by úřady o některých případech bez úplných informací. Lidé by tak mohli mít nižší penzi, i když to sami nezavinili.

V praxi řešíme i případy, kdy se následně došetřují doby důchodového pojištění. Důvodem, proč některé doby pojištění v naší evidenci nejsou, může být to, že bývalý zaměstnavatel nesplnil svoji zákonnou povinnost a nevyhotovil evidenční list důchodového pojištění a neodeslal ho České správě sociálního zabezpečení. Pokud zaměstnavatel existuje, je nutné ho požádat přímo nebo prostřednictvím příslušné okresní správy sociálního zabezpečení, aby splnil svou povinnost a evidenční list vyhotovil dodatečně. V případě, že zaměstnavatel už zanikl a jeho činnost převzala nástupnická organizace, přebírá tím i povinnost list vyhotovit. Tuto povinnost přebírá i případný insolvenční správce či likvidátor, říká Jana Buraňová, mluvčí České správy sociálního zabezpečení.

widgety

 

Potřebujete radu od odborníka? Využijte našich odborných poraden.

Některé doklady o náhradních dobách pojištění navíc Česká správa sociálního zabezpečení neeviduje. Jde například o doklady o studiu, péči o dítě a vojenské službě. Tyto doklady se předkládají až při podání žádosti o důchod na příslušné okresní správě sociálního zabezpečení. To, jaké doklady jsou k prokázání těchto dob potřeba, poradí pracovníci okresních správ sociálního zabezpečení nebo call centrum pro důchodové pojištění. Může jít o maturitní vysvědčení, vysvědčení o státní závěrečné zkoušce, vysokoškolský diplom, vojenskou knížku, rodné listy dětí a tak dále. Informace jsou k dohledání také v Příručce budoucího důchodce v roce 2014.

Pokud si člověk není jistý tím, že má své dokumenty v pořádku, může si jednou ročně zažádat o Informativní osobní list důchodového pojištění, který slouží právě ke kontrole získaných dob pojištění. Obsahuje přehled dob důchodového pojištění – zaměstnání, podnikání, dobu dobrovolného důchodového pojištění, přehled vyměřovacích základů a vyloučených dob od roku 1986 a další údaje uložené v evidenci České správy sociálního zabezpečení. Možnost ověřit si včas evidovanou dobu pojištění využívá stále více lidí. Jen loni Česká správa sociálního zabezpečení zaslala Informativní osobní list důchodového pojištění více než 125 000 klientům, což bylo o téměř 20 % více než v roce 2012.

Poradna – pokud si nevíte rady

Další poradny Nové téma

Školení Instagram pro firemní i osobní marketing

  •  
    Jak zakládat a používat účty.
  • Jak publikovat a vyhodnocovat.
  • Jak si poradit s hastagy.

Detailní informace o školení Instagram»

Sledujte Podnikatel.cz

Facebook Twitter Google+