Každá aktivní OSVČ musí určitou dobu archivovat daňové a účetní dokumenty. Lhůty se odvíjí od toho, jak OSVČ účtuje, zda je plátcem DPH a zda má zaměstnance.
Nemáte účetnictví? Základní lhůta je 3 roky
Kdo podniká jako OSVČ, která nemusí vést účetnictví (vede daňovou evidenci, uplatňuje paušální výdaje nebo se nachází v paušálním režimu), musí archivovat doklady, které mají souvislost se stanovením daně z příjmů. Jde především o přijaté a vydané faktury a daňová přiznání. Tyto dokumenty je nutné schovat minimálně 3 roky od doby, kdy vypršela poslední možná lhůta pro podání daňového přiznání za předchozí rok.
Existují ale výjimky, které lhůtu prodlužují. Pokud podnikateli vyjde v přiznání daňová ztráta, musí doklady, které potvrzují ztrátu, archivovat alespoň 8 let. Prodloužená lhůta je i při podání dodatečného daňového přiznání nebo při zahájení daňové kontroly. Zároveň však platí, že maximální doba archivace činí 10 let.
U plátců DPH jsou lhůty delší
Jiné lhůty platí pro OSVČ, které jsou zároveň plátci DPH. Pro doklady nutné k DPH činí podle zákona o DPH minimální archivační lhůta 10 let od konce zdaňovacího období. U faktur, účetních dokladů, účetních knih či účetních záznamů pak platí lhůta 5 let.
Podnikatel, který vede účetnictví, pak musí účetní závěrku a výroční zprávu uschovat po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Kdo má zaměstnance, musí počítat s dlouhými lhůtami
Kdo má navíc zaměstnance, musí podle zákona o organizaci a provádění sociálního pojištění řešit i archivaci dokladů pro sociálku. 3 roky je lhůta u stejnopisů evidenčních listů, 6 let pro seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti, 10 let u mzdových listů či účetních záznamů, které se týkají poživatele starobního důchodu, a 45 let pro mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.
