Dovolená: 10 věcí, které překvapí většinu zaměstnanců i zaměstnavatelů

Já i mí kolegové a kolegyně se pravidelně setkáváme s tím, že řada firem i jejich zaměstnanců vychází z „lidových pravidel“, která nemají oporu v zákoníku práce. Přitom právě oblast dovolené patří mezi ty, které se dotýkají každého zaměstnance.

Na základě konzultace se svým týmem přináším proto přehled deseti situací a pravidel, která často překvapí i zkušené zaměstnance a zaměstnavatele.

1. Dovolenou si ve skutečnosti „nevybíráte“

Jedním z největších a nejrozšířenějších omylů je představa, že zaměstnanec si dovolenou jednoduše „bere“ podle svého uvážení. V komunikaci se tento výraz používá zcela běžně, ale z právního hlediska je situace odlišná.

Termín čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, a to s ohledem na provozní potřeby firmy i oprávněné zájmy zaměstnance. Zaměstnanec tedy nemá automatické právo určit si termín dovolené jednostranně.

V praxi většina firem funguje na principu dohody – zaměstnanci si dovolenou plánují a zaměstnavatel ji zpravidla schvaluje. Právě tato praxe ale často vede k mylnému dojmu, že rozhodovací pravomoc je na straně zaměstnance. Je důležité si uvědomit, že v případě konfliktu nebo provozní potřeby má zaměstnavatel právo rozhodnout jinak.

Doporučení: Mít jasně definovaný proces schvalování dovolených ve vnitřní směrnici – například stanovit lhůty pro podání žádosti, pravidla pro schvalování a řešení kolizních termínů. Transparentní pravidla výrazně snižují riziko sporů.

2. Zaměstnavatel nemůže poslat zaměstnance na neplacené volno

V praxi se často objevuje situace, kdy zaměstnavatel nemá pro zaměstnance práci – například při celozávodní dovolené, odstávce výroby nebo sezónním poklesu zakázek. Někteří zaměstnavatelé se v takových případech snaží situaci řešit tím, že zaměstnance „pošlou“ na neplacené volno. To je však zásadní chyba.

Neplacené volno nelze zaměstnanci jednostranně nařídit. Jedná se o institut, který je možný pouze na základě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.

Pokud zaměstnavatel nemůže zaměstnanci přidělovat práci, jedná se zpravidla o překážku na straně zaměstnavatele, za kterou zaměstnanci náleží náhrada mzdy podle zákoníku práce.

Tento problém se často objevuje zejména u menších firem, které nemají dostatečně nastavené procesy nebo si nejsou vědomy právních důsledků.

Doporučení: Plán dovolených doporučuji připravit na začátku roku a průběžně jej aktualizovat podle provozních potřeb i skutečně vyčerpané dovolené. Zaměstnavatel tak předejde situacím, kdy zaměstnancům nařídí celozávodní dovolenou v létě a pak následně na Vánoce, ale někteří už nemají dostatečný zůstatek a firma pak musí řešit překážky v práci na své straně.

3. Dovolenou lze zrušit i den před odjezdem nebo odvolat zaměstnance z pláže

Mnoho zaměstnanců se domnívá, že jakmile je dovolená jednou schválena, je „nedotknutelná“. Zákoník práce však umožňuje zaměstnavateli již schválenou dovolenou změnit nebo zaměstnance z dovolené odvolat.

Odvolání z dovolené by mělo být skutečně výjimečné. V případě vážného provozního důvodu, tedy neočekávané situace, kterou nebylo možné předvídat jako havárii, výpadek klíčového zaměstnance, mimořádnou zakázku nebo krizovou situaci. Tato pravomoc je však vyvážena povinností zaměstnavatele nahradit zaměstnanci veškeré účelně vynaložené náklady, které mu v souvislosti se zrušením dovolené vznikly.

Typicky se jedná o:

• storno poplatky za zájezdy,
• náklady na dopravu,
• ubytování,
• případně další prokazatelné výdaje.

Pokud zaměstnanec odjel s rodinou, hradí se nejen jeho vlastní náklady. Pokud například musela cestu přerušit celá rodina, mohou být součástí náhrady náklady celé rodiny. Vždy ale záleží na konkrétních okolnostech a na tom, zda jsou přímým důsledkem odvolání zaměstnance z dovolené.

Doporučení: Než zaměstnance z dovolené odvoláte, zvažte nejen právní dopady, ale i ekonomické a personální. Náklady na zrušenou dovolenou i dopad na vztahy se zaměstnancem bývají často vyšší než krátkodobé organizační komplikace.

4. Onemocníte během dovolené? Dovolená může skončit

Pokud zaměstnanec během dovolené onemocní nebo nastane jiná zákonem uznaná překážka (například potřeba ošetřování člena rodiny), může dojít k přerušení dovolené. To znamená, že dny, kdy je zaměstnanec uznán práce neschopným, se nepovažují za dovolenou, ale za překážku v práci.

Je však nutné splnit několik podmínek:

• zaměstnanec musí vznik překážky doložit (např. potvrzením o pracovní neschopnosti),
• musí tuto skutečnost bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli,
• musí být splněny zákonné podmínky pro uznání překážky.

V praxi to znamená, že zaměstnanec nepřijde o dovolenou jen proto, že během ní onemocněl.

Doporučení: Zaměstnanci by měli vznik pracovní neschopnosti oznámit bez zbytečného odkladu a zaměstnavatelé by měli mít předem nastavený jasný postup pro podobné situace. Správná a včasná komunikace obvykle zabrání sporům i chybám při výpočtu náhrady mzdy a zůstatku dovolené.

5. „Pokutovat“ zaměstnance nelze krácením dovolené

Někteří zaměstnavatelé se snaží řešit pracovní kázeň tím, že zaměstnancům krátí dovolenou – například za pozdní příchody nebo drobné prohřešky. Takový postup je však v rozporu se zákonem.

Dovolená není nástrojem sankce. Zaměstnavatel ji nemůže použít jako „trest“ za porušení pracovních povinností. Výjimkou jsou pouze případy neomluvené absence. Zaměstnavatel může dovolenou krátit pouze za neomluveně zameškanou směnu nebo její část, a to o odpovídající počet neomluveně zameškaných hodin. Kratší absence lze sčítat. Zaměstnanci, který byl u zaměstnavatele zaměstnán po celý kalendářní rok, však musí zůstat alespoň dva týdny dovolené.

Doporučení: Neřešte porušování pracovní kázně prostřednictvím dovolené. Pro pozdní příchody, porušování pracovních povinností nebo neuspokojivé pracovní výsledky existují jiné pracovněprávní nástroje. Krácení dovolené je zákonem vyhrazeno prakticky jen pro neomluvenou absenci.

6. Dovolenou nelze nařídit ze dne na den

Zákoník práce stanoví, že zaměstnavatel musí zaměstnance o čerpání dovolené informovat zpravidla alespoň 14 dní předem, pokud se obě strany nedohodnou jinak. Tato lhůta má chránit zaměstnance a umožnit mu plánování osobního života.

V praxi se často postupuje flexibilně – zaměstnanci si dovolenou plánují operativně a zaměstnavatel ji schvaluje i v kratších lhůtách. To je v pořádku, pokud jde o dohodu.

Problém nastává ve chvíli, kdy chce zaměstnavatel dovolenou jednostranně nařídit bez dodržení této lhůty.

Doporučení: Zákonná čtrnáctidenní lhůta není zbytečná administrativa. Chrání zaměstnance při plánování soukromého života a současně vede zaměstnavatele k lepšímu plánování provozu. V praxi se většina situací řeší dohodou – ta je vždy lepší než jednostranné rozhodnutí, a navíc posiluje vzájemné vztahy a důvěru.

7. Pátý týden dovolené může firmu stát zbytečně statisíce

Mnoho zaměstnavatelů chce být atraktivním zaměstnavatelem a nabízí zaměstnancům pět týdnů dovolené. Jen málokdo si ale uvědomuje, že existují dvě zcela odlišné možnosti, jak tento benefit nastavit.

Varianta 1 – navýšení zákonného nároku

Nejčastější je, že zaměstnavatel jednoduše stanoví, že zaměstnanci mají nárok na pět týdnů dovolené. Na první pohled jde o jednoduché řešení. Má ale jeden důležitý důsledek – pátý týden se stává součástí zákonného nároku zaměstnance. Pokud jej nevyčerpá, převádí se podle pravidel zákoníku práce a při skončení pracovního poměru jej bude zpravidla nutné proplatit stejně jako ostatní dovolenou.

Varianta 2 – pátý týden jako skutečný benefit

Druhou možností je nastavit pátý týden jako zaměstnanecký benefit s jasně definovanými podmínkami. Například lze stanovit, že benefit lze čerpat pouze v daném kalendářním roce a pokud jej zaměstnanec nevyužije, nárok zaniká. Takové nastavení však musí být správně připravené ve vnitřním předpisu nebo jiné pracovněprávní dokumentaci a musí být odlišeno od zákonné dovolené.

Doporučení: Pokud poskytujete pátý týden dovolené, doporučuji prověřit, jak je dnes ve firmě právně nastaven. V praxi se často stává, že zaměstnavatel zamýšlel poskytnout benefit, ale ve skutečnosti si vytvořil další zákonný nárok se všemi jeho důsledky. Správně nastavená pravidla mohou firmě dlouhodobě ušetřit značné prostředky.

8. Dovolená nemusí znamenat nižší výplatu. Někdy je tomu právě naopak

Za dobu dovolené zaměstnanec nedostává běžnou mzdu za odpracovanou dobu, ale náhradu mzdy ve výši průměrného výdělku. Ten se zpravidla zjišťuje z hrubé mzdy a odpracované doby v předchozím kalendářním čtvrtletí.

To může přinášet překvapivé výsledky. Pokud zaměstnanec v předchozím čtvrtletí obdržel vysokou odměnu, prémii nebo příplatek, může být jeho průměrný výdělek vyšší než běžná hodinová mzda. Dovolená čerpaná v následujícím čtvrtletí pak může výplatu zvýšit.

Platí to ale i opačně. Výsledek ovlivňuje struktura mzdy, počet odpracovaných hodin i období, za které byla odměna poskytnuta. Není proto správné obecně tvrdit, že zaměstnanec během dovolené vždy vydělá více nebo méně.

U krátkodobé měsíční nebo čtvrtletní odměny zpravidla rozhoduje, zda byla zaměstnanci v rozhodném období zúčtována jako mzda za práci. Potom se obvykle projeví v průměru pro následující čtvrtletí.

U ročních nebo jiných dlouhodobých bonusů se naopak do průměrného výdělku nemá bez dalšího zahrnout celá částka najednou. Započítává se poměrná část odpovídající příslušnému kalendářnímu čtvrtletí a zbývající části se promítají do dalších období.

Zaměstnanec dostane v březnu mimořádnou čtvrtletní prémii. Ta může zvýšit jeho průměrný výdělek používaný pro náhrady mzdy od dubna do června. Roční bonus zúčtovaný ve stejné době by se však měl do průměru rozdělit podle období, za které náleží.

Doporučení: U mimořádných a dlouhodobých odměn doporučuji vždy přesně uvést, za jaké období jsou poskytovány. Nejasné nastavení bonusu vede nejen ke sporům se zaměstnanci, ale také k chybnému výpočtu dovolené, překážek v práci nebo odstupného.

9. Stravenka za dovolenou obvykle nenáleží, automobil nebo telefon ale mohou zůstat

Nárok na zaměstnanecké benefity během dovolené nelze posoudit jedním pravidlem. Záleží na charakteru konkrétního benefitu a na podmínkách stanovených pracovní smlouvou, kolektivní smlouvou nebo vnitřním předpisem.

Stravenky a stravenkový paušál

Příspěvek na stravování bývá zpravidla navázán na odpracování směny nebo její stanovené části. Za den, kdy zaměstnanec čerpá dovolenou, proto obvykle stravenka ani stravenkový paušál nenáleží. Jiný postup může zaměstnavatel zavést jako nadstandardní benefit. Musí však hlídat nejen pracovněprávní pravidla, ale také daňový režim takového plnění.

Služební automobil

Má-li zaměstnanec automobil výslovně poskytnut také k soukromým účelům, samotná dovolená zpravidla není důvodem, aby o možnost jeho používání automaticky přišel. Rozhodující je ale dohoda o používání vozidla nebo vnitřní předpis zaměstnavatele.

Zaměstnavatel může nastavit, že se automobil při delší nepřítomnosti vrací, měl by však mít takové pravidlo sjednáno předem. Neměl by je zavádět nahodile až v okamžiku, kdy zaměstnanec odjíždí.

Telefon a notebook

U služebního telefonu nebo notebooku záleží na tom, zda jsou určeny výhradně pro práci, nebo také k soukromému užívání. Zaměstnavatel může požadovat jejich vrácení, například pokud je potřebuje pro zastupujícího zaměstnance.

Současně ale platí podstatná věc: během dovolené nemůže zaměstnavatel po zaměstnanci požadovat výkon práce, pravidelné vyřizování e-mailů ani trvalou dostupnost na telefonu. Dovolená má sloužit k odpočinku, nikoli k práci na dálku v omezeném režimu.

Doporučení: Pravidla pro stravování, služební vozidla, telefony a další benefity je vhodné upravit písemně. Zaměstnavatel tím předejde sporům i rozdílnému zacházení mezi zaměstnanci.

10. Správně nastavená pravidla šetří peníze

Z mé dlouhodobé zkušenosti vyplývá, že většina problémů kolem dovolených nevzniká kvůli neochotě zaměstnanců nebo zaměstnavatelů, ale kvůli absenci jasných pravidel.

Nejasnosti vedou k nedorozuměním, sporům a často i k finančním ztrátám – například při špatném plánování, přečerpání dovolené nebo nesprávném postupu při překážkách v práci.

Proto doporučuji:

• plánovat dovolené systematicky a s dostatečným předstihem,
• pravidelně kontrolovat zůstatky dovolené u jednotlivých zaměstnanců,
• nastavit jasná pravidla schvalování a evidence dovolené,
• upravit pravidla čerpání ve vnitřních předpisech,
• u benefitů (např. pátý týden dovolené) přesně definovat podmínky jejich poskytování,
• školit vedoucí pracovníky, aby znali základní pravidla a postupy.

Dobře nastavený systém řízení dovolených přináší nejen právní jistotu, ale i vyšší efektivitu, lepší plánování kapacit a spokojenější zaměstnance.

Tip redakce

Home office bez válek: Co se naučit z dat, než vám odejdou klíčoví zaměstnanci

Ze zkušeností Lucie Thiemlové vyplývá, že práce z domova v internetovém podnikání často připomíná tichou zákopovou válku. Zatímco zaměstnanci hlásí obrovský nárůst produktivity a prosí o klid na práci, šéfové tajně instalují sledovací software a pláčou v prázdných, draze zařízených kancelářích. Více v dalším komentáři.