Otazníky kolem měsíčního hlášení zaměstnavatele

Server Podnikatel.cz přináší průběžně informace k měsíčnímu hlášení zaměstnavatelů. Nejprve jsme se podrobně věnovali doplňujícím údajům zaměstnavatelů, novým registracím a tzv. doregistracím zaměstnanců a nyní informujeme především o měsíčním hlášení zaměstnavatele. V tomto článku se zaměříme na některé situace, se kterými se zaměstnavatelé musí v praxi vypořádat. A rozhodně jich není málo.

Většina zaměstnavatelů již úspěšně podala hlášení za měsíc duben 2026. Velká část dokonce i za měsíce leden až březen 2026. Podle aktuálního sdělení Jitky Drmolové z České správy sociálního zabezpečení je za první čtvrtletí roku 2026 již podáno 41,5 % podání s 86% úspěšností. 

Měsíční hlášení za měsíc květen

Aktuálně mají zaměstnavatelé před sebou řádné měsíční hlášení za měsíc květen 2026. Obecně se podává ve lhůtě od 1. do 20. dne měsíce následujícího. Jde však o lhůtu, kdy platí obecné pravidlo, že připadne-li konec lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, posouvá se její konec na nejbližší pracovní den. Protože 20. června je sobota, poslední den pro podání v termínu je pondělí 22. června 2026.

Ve lhůtě pro podání (obecně od 1. do 20. dne měsíce následujícího) je možné v případě potřeby měsíční hlášení stornovat a následně podat nové řádné podání. Po lhůtě pro podání to již možné není, je možná pouze oprava řádného podání. Což ostatně platí i pro zpětné podání za měsíce leden, únor a březen 2026. Podává se sice až do 30. června 2026, ale nejde o oficiální lhůtu pro podání (od 1. do 20. dne měsíce následujícího), tudíž tato podání již nelze po odeslání stornovat, možné je pouze podání opravného podání.

Notifikace do datové schránky

Mezi časté výtky účetních k systému jednotného měsíčního hlášení patří zasílání notifikací do datových schránek. Ať již jde o zaměstnané, či externí účetní, kterým byla zaměstnavatelem (klientem) udělena plná moc k zastupování, přestože při počátečním doplnění údajů o zaměstnavateli řádně uvedli datovou schránku pro zasílání notifikací, protokoly o kompletnosti podání (JMHZ) s uvedením chyb jsou nadále odesílány do datové schránky zaměstnavatele.

Tento postup podle informací České správy sociálního zabezpečení aktuálně nejde změnit. Systém je nastaven tak, že protokol o kompletnosti či o dílčích podání, výzvy aj. chodí vždy do datové schránky zaměstnavatele. Naopak notifikace o zpracování jsou doručovány do schránky, která byla uvedena v příslušném formuláři (doplňující údaje o zaměstnavateli). Zde se může jednat například o datovou schránku externí mzdové účetní. Jde výhradně o identifikační údaje vztahující se k zaměstnanci (OIČ zaměstnance) a zaměstnání (ID zaměstnání).

Účetní se nadále mohou přihlašovat do ePortálu pomocí své datové schránky a následně se „přehlašovat“ do datové schránky zaměstnavatele, za kterého činí podání. Samozřejmě k tomu musí mít plnou moc evidovanou ve Správě plných mocí konkrétního zaměstnavatele (klienta).

Navazující zaměstnání stejného druhu

Podstatnou změnou JMHZ je, že při navazujícím zaměstnání stejného druhu je třeba původní zaměstnání odhlásit a nové přihlásit. Den vzniku pracovněprávního vztahu je zde vždy stejný jako den nástupu. Ovšem, pokud je původní pracovní smlouva prodloužena pouze dodatkem, odhlášení a opětovné přihlášení se neodesílá, nevzniká nové zaměstnání. Jestliže však dojde k jiným změnám, například jde nově o pracovní smlouvu na dobu neurčitou, je třeba změnu nahlásit prostřednictvím podání REGZEC s typem akce 3 (Změna).

Lhůta pro hlášení změn o zaměstnancích

Účetní se rovněž zajímají, kdy mají do systému JMHZ hlásit změny (například změnu adresy, příjmení atd.). Zaměstnanci je totiž obvykle nehlásí v osmidenních lhůtách, účetní se o nich často dozvědí až mnohem později. Zaměstnavatel je obecně povinen nahlásit změnu evidovaných údajů do 8 dní ode dne, kdy se o změně dozvěděl. Pokud jde o rozhodné skutečnosti, je vhodné zaznamenat, kdy byla změna zaměstnancem nahlášena. Zaměstnavatel rovněž provede hlášení změny prostřednictvím podání REGZEC s typem akce 3 (Změna) – ve lhůtě do 8 dní ode dne, kdy se o ní dozvěděl (např. byla zaměstnancem sdělena).

Stav měsíčního hlášení

Další poměrně častou otázku je, jak lze zjistit, zda je podání v pořádku. Zaměstnavatelé, kteří podali hlášení prostřednictvím vyplnění dat na ePortálu vidí podání ve službách Moje podání/Moje dokumenty. To platí také pro zaměstnavatele, kteří vkládali údaje k jednotnému měsíčnímu hlášení službou Náhradní dat z účetního programu. Podání se zobrazí po přihlášení na ePortál, v sekci Moje podání. Zde je Protokol o kompletnosti, který obsahuje všechny informace k danému podání. V Protokolu o kompletnosti je v ideálním případě informace: „Podání je správné a je úplné“.

Ostatní, kteří využívají jiné způsoby podání, kupříkladu APEP/VREP či odeslání souboru datovou schránkou, zjistí stav prostřednictvím dotazu Pro ověření stavu podání DZMH – dotaz na stav Jednotného měsíčního hlášení (JMH / JMHZ). Služba DZMH se použije pro kontrolu stavu zpracování a umožňuje sledovat stav odeslaného měsíčního hlášení zaměstnavatele, tedy zda bylo přijato, zda obsahuje propustné či nepropustné chyby atd.