Firmy narážejí v novém hlášení. Kvůli těmto chybám jim systém vrací podání

Zavedení Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) přineslo zásadní změnu v komunikaci zaměstnavatelů s Českou správou sociálního zabezpečení. Ačkoliv systém slibuje zjednodušení a digitalizaci agendy, první dny provozu ukazují, že praxe je složitější. 

Česká správa sociálního zabezpečení upozorňuje na chyby, kterých se firmy dopouštějí opakovaně. Od špatně nastavených oprávnění až po nesprávně vyplněná data.

Přečtěte si také:

Nová povinnost firem už běží: Registraci zaměstnanců usnadní jednoduchý dotazník

Přístup do systému jako problém 

Jedním z hlavních kamenů úrazu je samotné přihlášení a nastavení oprávnění. Někteří zaměstnavatelé nemají přístup správně nastavený, jiní ho vůbec neaktivovali.

Velmi častou chybou je nepřepnutí role po přihlášení. Například jednatel se do systému přihlásí jako fyzická osoba, ale už se nepřehlásí na roli zaměstnavatele. Bez toho se k potřebným službám nedostane.

Mylná je také představa, že přístup přes datovou schránku automaticky znamená i přístup do ePortálu ČSSZ. Ve skutečnosti jde o dvě oddělené záležitosti.

Přečtěte si také:

ČSSZ upozorňuje: Navazující zaměstnání se nově hlásí jinak

Správný postup XML podání

Zmatek vzniká i při odesílání datových souborů. Pro podání ve formátu XML, ať už jde o registraci zaměstnance nebo měsíční hlášení, existuje jediný správný postup.

Soubor je nutné nahrát prostřednictvím služby „Podání nahráním dat z účetního systému“, která zajistí jeho kontrolu i odeslání. Jakmile je ale jednou podání odesláno, není možné ho upravovat.

Chybou, která se opakuje, je snaha využít funkci „Načíst tiskopis ze souboru“. Ta však pro tento typ podání nefunguje.

Přečtěte si také:

Doplňující údaje o zaměstnancích pro účely JMHZ

Špatný formulář brzdí celé podání

Další komplikace přináší nesprávná volba formulářů. Zaměstnavatelé často používají jiný typ podání, než jaký je v dané situaci potřeba.

Pro doplnění údajů k registraci zaměstnavatele je nutné využít speciální „doplňující podání“. Formulář pro změnu nebo opravu slouží pouze k úpravám již evidovaných dat.

Podobně u zaměstnanců je nutné použít registraci s typem akce „změna“. I drobná nepřesnost v tomto kroku může znamenat odmítnutí podání.

Přečtěte si také:

Videonávod, jak podat Jednotné měsíční hlášení

Nejčastější chyby v datech

Vedle procesních problémů se opakují i chyby přímo v samotných údajích. Systém nejčastěji odmítá podání kvůli:

• nevyplněným povinným položkám
• vyplnění údajů, které mají zůstat prázdné
• nesprávným hodnotám z číselníků
• chybné kombinaci identifikátorů (OIČ a ID zaměstnání)

Právě tyto detaily často rozhodují o tom, zda podání projde, nebo se vrátí k přepracování.

Přečtěte si také:

Dotazy a odpovědi kolem nového okruhu zaměstnanců pro účely JMHZ