Jak na doložení účetní závěrky? Vysvětlujeme podrobně

Zákon o účetnictví v § 18 vymezuje účetní závěrku jako nedílný celek, který tvoří rozvaha, výkaz zisku a ztráty a příloha, která vysvětluje a doplňuje informace obsažené v částech uvedených pod písmeny a) a b). Příloha obsahuje též informace o výši splatných závazků pojistného na sociální zabezpečení a příspěvků na státní politiku zaměstnanosti, o výši splatných závazků veřejného zdravotního pojištění a o výši evidovaných daňových nedoplatků u místně příslušných finančních orgánů.

Inventarizace majetku a závazků

Zákon o účetnictví v obecných ustanoveních v § 6 ukládá účetním jednotkám povinnost inventarizovat majetek a závazky. Účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné a účetní jednotka provedla inventarizaci (§ 8, odst. 4). Čtěte také: Co se mění v účetnictví v roce 2012? Zde je přehled

§ 29 ukládá účetním jednotkám inventarizací zjišťovat skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřit, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví. Účetní jednotky provádějí inventarizaci k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. § 30 rozlišuje dva druhy inventarizace, a to:

1. fyzická inventura u hmotného majetku, popřípadě u nehmotného majetku
2. dokladová inventura u závazků a pohledávek, popřípadě u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru.

Jak uplatnit tyto požadavky při zpracování účetní závěrky?

Podkladem ke zpracování účetní závěrky je účetní sestava – hlavní kniha, respektive obratová předvaha. Tato sestava musí obsahovat počáteční stavy k 1. 1., celkové obraty na straně MD, celkové obraty na straně D a konečné stavy k 31. 12. Konečné stavy k 31. 12. se musí na základě výše uvedených ustanovení inventarizovat. 

Dle zákona o účetnictví se inventury provádí ke konci rozvahového dne, tj. ke dni, kdy se uzavírají účetní knihy. Sestavujeme-li tedy běžnou účetní závěrku k 31. 12., pak by měly být inventury provedeny k 31. 12. Inventuru, kterou nelze provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období (září–prosinec), popřípadě v prvním měsíci následujícího účetního období, tj. v lednu. 

Pokud bychom prováděli inventuru od měsíce září, pak je třeba prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového dne (31. 12.) stavy fyzické inventury opravené o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do 31. 12. V případě lednové inventury bychom museli přičítat úbytky a odečítat přírůstky od 1. 1. do okamžiku ukončení fyzické inventury. Čtěte také: Vysvětlujeme přenesení daňové povinnosti u DPH v příkladech

Při řádném provedení inventury v souladu s postupy uvedenými v § 29 a § 30 lze zjistit inventarizační rozdíly, které musí být vyúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků, tzn. rozdíly zjištěné inventurou k 31. 12.2011 musí být vyúčtovány do roku 2011. Rozeznáváme následující rozdíly:

• Manko je charakterizováno jako rozdíl (majetku a závazků), kdy jeho skutečný stav je nižší než stav vykázaný v účetnictví. Může být způsobeno technologickými postupy nebo zaviněním odpovědného pracovníka, který musí způsobenou škodu uhradit dle platných zákonných předpisů.
• Schodek je rozdíl peněžních hotovostí a cenin, kdy je jejich skutečný stav nižší než stav vykázaný v účetnictví. Je vždy předepsán k úhradě odpovědným pracovníkům v souladu s platnými zákonnými předpisy.
• Přebytek představuje rozdíl, kdy skutečný stav (majetku a závazků) je vyšší než stav vykázaný v účetnictví.

Hlavní kniha k 31. 12. zahrnuje účty účtové třídy 0–7, a to jak majetek zahrnující hmotný a nehmotný majetek, zásoby, peněžní prostředky a pohledávky, tak také závazky. Při inventarizaci jednotlivých účtových tříd budeme postupovat následovně:

• Účtová třída 0 – dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek; majetkové účty zařazené do této třídy se inventurují fyzicky. Na základě seznamu majetku se fyzicky odsouhlasí jednotlivé položky majetku se skutečně nalezeným majetkem.
• Účtová třída 1 – zásoby; majetkové účty zařazené do této třídy podléhají fyzické inventuře. Na základě skladových sestav se zásoby přepočítají, zváží, přeměří nebo se provede odborný výpočet, například u velkoobjemových zásobníků obilí, písku, tekutin.
• Účtová třída 2 – krátkodobý finanční majetek a krátkodobé bankovní úvěry; u peněžních hotovostí a cenin (poštovní známky, stravenky, poukázky) se provádí fyzická inventura skutečně předloženého majetku, u zůstatků účtů v bankách a krátkodobých úvěrů se zůstatky inventurují dokladově na základě výpisu zůstatku bankovních účtů. 
• Účtová třída 3 – zúčtovací vztahy; zůstatky všech účtů uvedených v této účtové třídě se inventurují dokladově, tj. musí se jejích zůstatek uvedený v hlavní knize doložit.

K tomu slouží u účtové skupiny 31 – Pohledávky saldokonta odběratelů (seznam neuhrazených vydaných faktur) a u účtové skupiny 32 – Závazky saldokonta dodavatelů (seznam neuhrazených přijatých faktur). Je třeba provádět pečlivě inventarizaci pohledávek a tyto pohledávky nechat odsouhlasit našimi odběrateli. Tímto stvrdí své závazky a odběratelé budou mít jistotu, že pohledávky, které jsou odsouhlasené, nemohou podléhat institutu promlčení a na základě jejich uznání je mohou vymáhat i soudní cestou. 

Stejně jako odběratelé požadují odsouhlasení svých pohledávek, požadují totéž i dodavatelé a je pouze na odběratelích, s jakou odpovědností budou přistupovat k odsouhlasení svých závazků vůči jednotlivým věřitelům. Odběratelé mají možnost při nejasnostech vše doložit, vyžádat si chybějící doklady, které nebyly řádně zaevidovány, a tak se vyhnou nepříjemnostem s případnou exekucí, která je nemůže postihnout, protože mají vše řádně zaevidováno a doloženo.