Krátké připomenutí povinností zaměstnavatelů před spuštěním JMHZ

Přestože má zákon o JMHZ v názvu slovní spojení „měsíční hlášení“, nejde jen o tuto jedinou povinnost zaměstnavatele. Jde v podstatě o dvě důležité povinnosti upravené jedním zákonem. V první řadě jde o zmíněné měsíční hlášení podávané od roku 2026 a v druhé řadě o upravené databáze, které bude využívat více uživatelů (institucí) zapojených do JMHZ. Současné databáze zaměstnavatelů a zaměstnanců vedené Českou správou sociálního zabezpečení pro účely nemocenského a důchodového pojištění se rozšíří na databáze vedené pro účely jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. 

Pravidelné měsíční hlášení zaměstnavatele 

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (ZoJMHZ) je sice účinný již od měsíce ledna 2026, avšak povinnost zaměstnavatele zasílat jednotné hlášení byla odložena až na měsíc duben 2026, aby byl dostatečný prostor pro zajištění aplikačního vybavení potřebného pro plnění těchto nových povinností. Za období leden až březen 2026 plnili zaměstnavatelé své evidenční povinnosti dosavadním způsobem, tyto údaje musí následně dohlásit prostřednictvím JMHZ na základě právní úpravy účinné od 1. ledna 2026. 

V prvé řadě se o to zasloužili poskytovatelé mzdových programů zabezpečením potřebného software pro účely JMHZ. V druhé řadě se o to velkou měrou zaslouží zaměstnavatelé, potažmo jejich mzdoví účetní a personalisté, kteří musí v průběhu měsíce dubna doplnit potřebné údaje o zaměstnavateli a zaměstnancích zaměstnaných v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026. Okruh nově požadovaných údajů je totiž daleko širší, než bylo doposud vyžadováno, včetně okruhu zaměstnanců a jejich zaměstnavatelů. Nově se totiž evidují všechna zaměstnání, bez ohledu na účast na nemocenském pojištění. 

Přečtěte si také:

Řada formulářů v sociálním pojištění v roce 2026 končí

Připomenutí důležitých termínů: 

• První hlášení za měsíc duben 2026 podává zaměstnavatel ve lhůtě od 1. do 20. května 2026, dále podává hlášení za každý kalendářní měsíc vždy ve lhůtě od 1. do 20. dne měsíce následujícího.
• V průběhu měsíce dubna (od 1. dubna do 30. dubna 2026) zašle doplňující registrační údaje o sobě a svých zaměstnancích a zpětně zaregistruje dosud neregistrované zaměstnance zaměstnané v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026. 
• Zpětně odešle měsíční hlášení JMHZ za měsíce leden, únor a březen (každý měsíc samostatně) v přechodném období od 1. dubna 2026 do 30. června 2026. 

Rozšířené databáze a registrační povinnosti

Nově budou zaměstnavatelé přihlašovat sebe (noví zaměstnavatelé) a své přijaté zaměstnance s nástupem od 1. dubna 2026 do rozšířené databáze. Do stejné databáze se hlásí změny, opravy, ukončení, storna atd. Požadované údaje o zaměstnancích a zaměstnavatelích jsou daleko širší a hlášení (registrace) se podává v předepsané datové a obsahové struktuře. 

Přečtěte si také:

Povinné doplňující údaje o zaměstnavateli pro účely JMHZ

Připomenutí důležitých termínů: 

Zaměstnance, jehož den nástupu nastane od 1. dubna do 30. června 2026, je zaměstnavatel povinen přihlásit do evidence zaměstnanců:

• a) ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil do zaměstnání, nebo ode dne, kdy vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, případně bylo plnění poprvé poskytnuto (nejedná-li se o nástup do zaměstnání),
• b) v den, kdy zaměstnanec předal žádost o dávku nemocenského pojištění ÚSSZ, uplatnil-li nárok na výplatu dávky nemocenského pojištění dříve, než zaměstnavatel tohoto zaměstnance přihlásil do evidence zaměstnanců podle písmene a), nebo 
• c) nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, jde-li o zahraničního zaměstnance.

V přechodném období se tak (s výjimkou zahraničních zaměstnanců) registruje nástup v osmidenní lhůtě zpětně (nikoli do budoucna). Ostatní registrační údaje se hlásí v osmidenních lhůtách rovněž zpětně (oprava, změna, storno atd.). Obdobně to platí pro nové zaměstnavatele, kteří se registrují ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy první zaměstnanec nastoupil do zaměstnání (opět s výjimkou zahraničních zaměstnanců, kdy se musí registrovat i zaměstnavatelé s dostatečným předstihem před okamžikem nástupu k výkonu práce těchto zaměstnanců). 

Způsob podání hlášení a plnění registračních povinností

Elektronické měsíční hlášení (obdobně registrace) v předepsaném formátu a struktuře (obsahové i datové) je možno podle § 8 odst. 1 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele zaslat trojím možným způsobem. 

• Prostřednictvím webového portálu ČSSZ (ePortálu) – nahráním datové zprávy (xml souboru) nebo ručním vyplněním údajů.
• Zasláním datové zprávy (souboru xml) do schránky ČSSZ (ID pro zaslání měsíčního hlášení: iie254d, ID pro registrace 5ffu6×k). 
• Prostřednictvím automatizovaného rozhraní (APEP/VREP). 

Pro první registrační povinnost zaměstnavatele (registrace nového zaměstnavatele) se připouští podání registrace v PDF, ostatní registrační povinnosti již plní výše uvedeným předepsaným způsobem. Rovněž u registrace zaměstnance je připuštěna výjimka (pravděpodobně v ojedinělých případech), a to asistované podání vyplněné ve spolupráci s pracovníkem příslušné Územní správy sociálního zabezpečení.

Přečtěte si také:

Registrace a storno zaměstnání od dubna 2026