Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele - ČÁST TŘETÍ - EVIDENCE

ČÁST TŘETÍ

EVIDENCE

§ 16

Evidence zaměstnavatelů

(1) Evidencí zaměstnavatelů se pro účely tohoto zákona rozumí evidence, ve které jsou vedeny údaje o zaměstnavatelích pro potřebu jednotného měsíčního hlášení.

(2) Údaje vedené v evidenci zaměstnavatelů využívají

a) ministerstvo a Česká správa sociálního zabezpečení k plnění úkolů v jejich působnosti podle tohoto zákona nebo jiného právního předpisu, který stanoví povinnost sdělovat příslušné údaje prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení,

b) uživatelé údajů k plnění úkolů v jejich působnosti podle jiného právního předpisu.

(3) Pro účely této části se za zaměstnavatele považuje též fyzická nebo právnická osoba od počátku patnáctého dne před předpokládaným dnem nástupu k výkonu práce jeho prvního zaměstnance do dne tohoto nástupu; nenastoupila-li k výkonu práce u této fyzické nebo právnické osoby žádná fyzická osoba, považuje se za zaměstnavatele do dne, v němž splní svou oznamovací povinnost podle § 17 odst. 5.

(4) Vláda nařízením stanoví údaje, které jsou zaměstnavatelem sdělovány pro účely vedení evidence zaměstnavatelů.

§ 17

Povinnost zaevidovat zaměstnavatele a mzdovou účtárnu

(1) Zaměstnavatel je povinen přihlásit se do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem.

(2) Zaměstnavatel je povinen ve lhůtě podle odstavce 1 přihlásit do evidence zaměstnavatelů též každou svou mzdovou účtárnu. Mzdovou účtárnou se pro účely tohoto zákona rozumí mzdová účtárna podle zákona o nemocenském pojištění. Současně s jejím přihlášením je povinen uvést též okruh zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd nebo platů. Je-li mzdová účtárna zřízena až po podání přihlášky zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů podle odstavce 1, přihlásí zaměstnavatel mzdovou účtárnu do 8 dnů ode dne jejího zřízení.

(3) Zaměstnavatel je povinen oznámit změnu údajů zapsaných v evidenci zaměstnavatelů do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.

(4) Při zrušení mzdové účtárny, která byla zapsána v evidenci zaměstnavatelů, je zaměstnavatel povinen ji odhlásit, a to do 8 dnů ode dne zrušení mzdové účtárny.

(5) Přihlásí-li se zaměstnavatel do evidence zaměstnavatelů a žádná fyzická osoba, kterou měl zaměstnávat, k výkonu práce nenastoupila, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit nejpozději do 8 dnů ode dne, v němž taková osoba měla u tohoto zaměstnavatele nastoupit k výkonu práce.

(6) Zaměstnavatel je povinen odhlásit se z evidence zaměstnavatelů ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem posledního zaměstnance.

(7) Nesplní-li zaměstnavatel ve stanovené lhůtě povinnost přihlásit sebe nebo svoji mzdovou účtárnu do evidence zaměstnavatelů, oznámit změnu údajů zapsaných v této evidenci nebo odhlásit sebe nebo svoji mzdovou účtárnu z této evidence, a ani na výzvu České správy sociálního zabezpečení tuto povinnost nesplní, provede Česká správa sociálního zabezpečení toto přihlášení, odhlášení nebo změnu z moci úřední.

§ 18

Evidence zaměstnanců

(1) Evidencí zaměstnanců se pro účely tohoto zákona rozumí evidence, ve které jsou vedeny údaje o zaměstnancích pro potřebu jednotného měsíčního hlášení.

(2) Údaje vedené v evidenci zaměstnanců využívají

a) ministerstvo a Česká správa sociálního zabezpečení v rozsahu nezbytném k plnění úkolů v jejich působnosti podle tohoto zákona nebo jiného právního předpisu, který stanoví povinnost sdělovat příslušné údaje prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení,

b) uživatelé údajů v rozsahu nezbytném k plnění úkolů v jejich působnosti podle jiného právního předpisu.

(3) Pro účely této části se zaměstnancem rozumí též fyzická osoba od počátku patnáctého dne před předpokládaným dnem nástupu k výkonu práce u zaměstnavatele.

(4) Vláda nařízením stanoví údaje, které jsou zaměstnavatelem sdělovány pro účely vedení evidence zaměstnanců.

§ 19

Povinnost zaevidovat zaměstnance

(1) Zaměstnavatel je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců

a) nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však může tohoto zaměstnance přihlásit ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání,

b) ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy

1. zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a), nebo

2. zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmene a) nebo den podle bodu 1.

(2) Nejde-li o zahraničního zaměstnance, může zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců podle odstavce 1 písm. a) jen částečně (dále jen „částečné přihlášení“). Při částečném přihlášení zaměstnavatel uvede údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce.

(3) Pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců podle odstavce 1 písm. a) nebo odstavce 2 je zaměstnavatel oprávněn od zaměstnance požadovat sdělení údajů stanovených pro přihlášení nebo částečné přihlášení do evidence zaměstnanců ještě před okamžikem jeho nástupu k výkonu práce; tyto údaje zaměstnavatel smí použít jen k tomuto účelu.

(4) Nenastoupila-li fyzická osoba k výkonu práce, je zaměstnavatel povinen oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu k výkonu práce.

(5) Zaměstnavatel je povinen oznámit změnu evidovaného údaje o svém zaměstnanci do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.

(6) Zaměstnavatel je povinen odhlásit svého zaměstnance z evidence zaměstnanců ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy

a) skončilo jeho zaměstnání,

b) zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a), nebo

c) zaměstnavatel přestal poskytovat plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmene a) nebo b).

(7) Vykonává-li zaměstnanec u zaměstnavatele více zaměstnání, je zaměstnavatel povinen plnit povinnosti podle odstavců 1, 2 a 4 až 6 obdobně pro každé z těchto zaměstnání.

(8) Nesplní-li zaměstnavatel ve stanovené lhůtě povinnost přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců, oznámit změnu údajů zapsaných v této evidenci nebo odhlásit zaměstnance z této evidence, a zaměstnavatel ani na výzvu České správy sociálního zabezpečení tuto povinnost nesplní, provede Česká správa sociálního zabezpečení toto přihlášení, odhlášení nebo změnu z moci úřední.

§ 20

Osobní identifikační číslo

(1) Osobní identifikační číslo je jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor, který ministerstvo přiděluje fyzické osobě za účelem její identifikace v informačních systémech ministerstva. Fyzické osobě lze přidělit pouze jedno osobní identifikační číslo.

(2) Nebylo-li osobní identifikační číslo přiděleno ministerstvem již dříve, přiděluje se při prvním přihlášení fyzické osoby jako zaměstnance zaměstnavatelem do evidence zaměstnanců. Osobní identifikační číslo se přiděluje bez časového omezení a je neměnné.

(3) Písemnost obsahující osobní identifikační číslo doručí Česká správa sociálního zabezpečení zaměstnavateli bez zbytečného odkladu po přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců, nebo po jeho přidělení.

(4) Přidělené osobní identifikační číslo je zaměstnavatel povinen uvádět na všech podáních podle tohoto zákona, která se zaměstnance týkají, s výjimkou přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců tímto zaměstnavatelem.

§ 21

Identifikátor zaměstnání

(1) Identifikátor zaměstnání je jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor, který slouží k identifikaci každého zaměstnání zaměstnance vedeného v evidenci zaměstnanců.

(2) Identifikátor zaměstnání přiděluje Česká správa sociálního zabezpečení pro každé zaměstnání zaměstnance při přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců po sdělení všech údajů stanovených pro toto přihlášení.

(3) Písemnost obsahující identifikátor zaměstnání doručí Česká správa sociálního zabezpečení zaměstnavateli bez zbytečného odkladu po jeho přidělení.

(4) Identifikátor zaměstnání je zaměstnavatel povinen uvádět při sdělování všech údajů, které se týkají toho zaměstnání zaměstnance, k jehož identifikaci byl identifikátor zaměstnání přidělen.

§ 22

Variabilní symbol

(1) Variabilním symbolem se pro účely tohoto zákona rozumí jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor, který přiděluje zvlášť zaměstnavateli a zvlášť jeho mzdové účtárně územní správa sociálního zabezpečení za účelem jejich identifikace v informačních systémech územní správy sociálního zabezpečení a České správy sociálního zabezpečení.

(2) Variabilní symbol se zaměstnavateli a jeho mzdové účtárně přiděluje při jejich přihlášení do evidence zaměstnavatelů, nebyl-li přidělen již dříve. Variabilní symbol se přiděluje bez časového omezení a je neměnný.

(3) Písemnost obsahující variabilní symbol doručí územní správa sociálního zabezpečení tomu, komu byl přidělen, bez zbytečného odkladu po jeho přihlášení do evidence zaměstnavatelů, nebo po jeho přidělení.

(4) Přidělený variabilní symbol jsou zaměstnavatel a jeho mzdová účtárna povinni uvádět na všech podáních podle tohoto zákona, která se jich týkají.

§ 23

Systém evidence jednotného měsíčního hlášení

(1) Systém evidence jednotného měsíčního hlášení se využívá ke shromažďování, ukládání a zpřístupňování

a) hlášených údajů,

b) údajů z evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců,

c) informací týkajících se nakládání s údaji podle písmen a) a b).

(2) Systém evidence jednotného měsíčního hlášení zahrnuje evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců a je součástí Integrovaného informačního systému Ministerstva práce a sociálních věcí.

§ 24

Správce systému evidence jednotného měsíčního hlášení

(1) Správcem systému evidence jednotného měsíčního hlášení je ministerstvo.

(2) Správce systému evidence jednotného měsíčního hlášení zajišťuje

a) zpřístupnění hlášených údajů uživatelům údajů,

b) informování uživatelů údajů o vydání výzvy týkající se jednotného měsíčního hlášení a výsledku navazujícího postupu,

c) zpřístupnění údajů z evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců uživatelům údajů.

(3) Správcem hlášených údajů je ministerstvo. Správcem údajů vedených v evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců je Česká správa sociálního zabezpečení. Správou údajů se rozumí jejich zpracovávání.

§ 25

Uchovávání údajů

Ministerstvo uchovává hlášené údaje a další údaje vedené v systému evidence jednotného měsíčního hlášení po dobu 20 let bezprostředně následujících po kalendářním roce, v němž byl daný údaj poprvé zpřístupněn uživatelům údajů.

§ 26

Zpřístupnění údajů uživatelům údajů

(1) Ministerstvo zpřístupní údaje ze systému evidence jednotného měsíčního hlášení uživatelům údajů bez zbytečného odkladu po automatizované kontrole vad podání, a to prostřednictvím datového rozhraní ministerstva.

(2) Obsahuje-li jednotné měsíční hlášení formální vadu, jsou uživatelům údajů zpřístupněny jen ty části nebo součásti jednotného měsíčního hlášení, které jsou bez formálních vad. Ostatní části nebo součásti měsíčního hlášení jsou uživatelům údajů zpřístupněny neprodleně po podání opravného hlášení nebo odstranění jeho vad.

(3) Obsahuje-li souhrnná část nebo součást individualizované části jednotného měsíčního hlášení formální vadu, která se týká pouze údaje určeného jinému uživateli údajů, než je orgán Finanční správy České republiky, a kterou se nepodařilo odstranit na základě výzvy k podání opravného hlášení, je tato souhrnná část nebo součást hlášení zpřístupněna orgánu Finanční správy České republiky v rozsahu jemu určených údajů neprodleně po marném uplynutí lhůty k podání opravného hlášení.

(4) Jednotlivým uživatelům údajů jsou údaje ze systému evidence jednotného měsíčního hlášení zpřístupněny jen v rozsahu a k účelu stanovenému jiným právním předpisem.

§ 27

Sdělování údajů

(1) Zaměstnavateli se ze systému evidence jednotného měsíčního hlášení poskytují jen ty údaje, které mu umožní kontrolu správnosti a úplnosti jím sdělovaných údajů.

(2) Údaje ze systému evidence jednotného měsíčního hlášení se nesdělují třetí osobě. Tyto údaje sděluje třetí osobě uživatel údajů, jehož věcné působnosti se daný údaj týká, a to v mezích a na základě jiného právního předpisu.

(3) S jednorázovým souhlasem zaměstnance se ze systému evidence jednotného měsíčního hlášení poskytují poskytovatelům spotřebitelského úvěru pro účely posouzení úvěruschopnosti spotřebitele podle zákona o spotřebitelském úvěru údaje o příjmu zaměstnance ze zaměstnání za období 12 kalendářních měsíců předcházejících kalendářnímu měsíci, v němž došlo k udělení souhlasu zaměstnance, a identifikační údaje zaměstnavatelů, u kterých zaměstnanec v tomto období pracoval.

(4) Ze systému evidence jednotného měsíčního hlášení lze sdělit údaje jinému orgánu veřejné moci, pouze pokud

a) je nelze získat od uživatele údajů, jehož věcné působnosti se tento údaj týká, a

b) tomu nebrání povinnost mlčenlivosti podle jiného právního předpisu.

(5) Úřední osoby, státní zaměstnanci a zaměstnanci v ministerstvu a v České správě sociálního zabezpečení jsou při správě hlášených údajů v systému evidence jednotného měsíčního hlášení povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, se kterými se seznámili při plnění těchto povinností nebo v přímé souvislosti s nimi. Při správě hlášených údajů jsou vázáni povinností mlčenlivosti v rozsahu, v jakém jsou touto povinností vázány úřední osoby nebo zaměstnanci uživatelů údajů podle jiného právního předpisu.