Archivace účetních a daňových dokladů není jen nudná administrativní povinnost, ale také poměrně praktická záležitost. Znamená uchovávání všech písemností – nejčastěji účetních, mzdových a daňových – po určitou dobu, kterou stanovuje příslušný právní předpis.
Co se dozvíte v článku
Archivace dokladů je zapotřebí nejen pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu, ale také pro interní potřeby samotné firmy nebo podnikatele. V praxi se potom k dokladům nejčastěji vracíme při auditu, zpětné kontrole, řešení reklamací nebo v případě řešení právních sporů.
Druhy dokladů a rozdílné lhůty
Každý typ dokladu – od faktur, přes pokladní doklady až po účetní závěrky – může mít jinou dobu uchování, a tyto lhůty se řídí různými právními předpisy. Archivací účetních záznamů (případně daňových a dalších dokladů) se zabývá například zákon o účetnictví, zákon o DPH, zákon o daních z příjmů, ale také například zákon o archivnictví a spisové službě.
V praxi tak nestačí doklady “nějak” schovávat. Je zapotřebí vědět, jaké doklady uchovávat, jak dlouho, v jaké formě (papírově či elektronicky) a také kdy a jak je možné se jich zbavit – například provést skartaci dokumentů. Důsledné dodržování těchto pravidel může podnikateli ušetřit mnoho nepříjemností, včetně pokut za neuchování dokladů nebo nedostatek důkazních prostředků pro doložení konkrétního účetního záznamu.
Archivace podle zákona o účetnictví
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví se v části šesté zabývá úschovou účetních záznamů. Konkrétně potom v § 31 jednoznačně stanovuje povinnost uchovávat účetní záznamy po stanovenou dobu.
Hned v prvním odstavci § 31 je uvedeno, že „účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy.“
Druhý odstavec potom rozděluje účetní záznamy do tří skupin, a k nim přiřazuje i dobu po kterou je nutné tyto záznamy uschovávat (pokud není v zákoně stanoveno jinak).
Účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy se uchovávají po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Účetní jednotky (zejména firmy, ale i fyzické osoby vedoucí účetnictví) musí uchovávat:
- Účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.
- Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány a přehledy o peněžních a účetních operacích také 10 let.
- Účetní záznamy, které prokazují vedení účetnictví (např. faktury, bankovní výpisy), musí být uchovány 5 let, počítáno od konce účetního období.
Formu uchování zákon nestanovuje, ovšem musí být zajištěna čitelnost, neporušitelnost a věrohodnost účetních dokladů. V praxi tak lze uchovávat doklady například ve formátu PDF s elektronickým podpisem, pokud splňují požadavky na průkaznost. Velmi oblíbená je digitalizace.
Archivace podle zákona o DPH
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ukládá v § 35 plátcům DPH povinnost uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém plnění proběhlo. To platí jak pro uskutečněná, tak i přijatá plnění – tedy vydané i přijaté faktury, a to ať už v papírové nebo elektronické podobě.
Zákon o DPH pracuje s pojmem uchovatel. Uchovatel má povinnost uchovávat daňové doklady, a je jím osoba povinná k dani, která:
- „daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo
- má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.“
Zákon o DPH tak přímo stanovuje, že daňové doklady se uchovávají po dobu deseti let, a to od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Dále stanovuje povinnost uchovatelům se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku povinnost uchovávat doklady v tuzemsku. To neplatí v případě, kdy je možné doklady uschovávat způsobem umožňující nepřetržitý dálkový přístup.
V zákoně o DPH je ale také definován způsob uchování daňových dokladů. Daňové doklady lze převádět z listinné podoby do elektronické a zase naopak. Daňové doklady je možné rovněž uchovávat elektronicky, a to prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchování dat. Musí být však zaručena věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.
Archivace podle zákona o daních z příjmů
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, přímo nestanovuje konkrétní lhůty pro uchování dokladů. V praxi je však zažitá lhůta tří let, případně lhůta desetiletá.
Ukotvení v zákoně potom najdeme v § 38r odst. 2 zákona, podle něhož může správce daně doměřit daň do 3 let od uplynutí lhůty pro podání daňového přiznání. Tato lhůta se však prodlužuje, pokud je například vykázána daňová ztráta nebo pokud je zahájeno daňové řízení – v extrémních případech může dosáhnout až 10 let.
Dle § 38r odst. 2 zákona pokud „bylo možné uplatnit daňovou ztrátu nebo její část jako položku odčitatelnou od základu daně ve zdaňovacích obdobích následujících po zdaňovacím období nebo období, za které se podává daňové přiznání, za která byla stanovena, lhůta pro stanovení daně za období, za které byla daňová ztráta stanovena, a za všechna následující zdaňovací období, ve kterých bylo možné tuto daňovou ztrátu nebo její část uplatnit, končí současně se lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, ve kterém bylo možné daňovou ztrátu nebo její část uplatnit; pokud byla daňová ztráta nebo její část uplatněna jako položka odčitatelná od základu daně ve zdaňovacím období předcházejícím období, za které byla daňová ztráta stanovena, končí lhůta pro stanovení daně za toto zdaňovací období současně se lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, ve kterém bylo možné daňovou ztrátu nebo její část uplatnit. Vzdal-li se poplatník práva na uplatnění daňové ztráty pro zdaňovací období následující po období, za které se tato daňová ztráta stanoví, lhůta pro stanovení daně za zdaňovací období, které předchází období, za které byla daňová ztráta stanovena, a ve kterém byla daňová ztráta uplatněna, končí současně se lhůtou pro stanovení daně za období, ve kterém byla daňová ztráta stanovena. Tímto způsobem se postupuje také při uplatnění daňové ztráty po převodu obchodního závodu, fúzi obchodních korporací nebo rozdělení obchodní korporace.“
Z praktického hlediska je proto doporučováno uchovávat všechny doklady prokazující výnosy a náklady, případně příjmy a výdaje, minimálně 10 let, aby podnikatel mohl doložit oprávněnost výdajů v případě zpětné kontroly. To zahrnuje i mzdové listy, smlouvy, knihy jízd a další související dokumenty.
Zákon o daních z příjmů tak sice není explicitní ohledně archivace, ale jeho vazba na daňový řád a možnost doměření daně vytváří poměrně přísné požadavky.
Kdy a jak bezpečně ukončit archivaci
Jakmile uplyne zákonem stanovená lhůta pro uchování dokladů, může podnikatel přistoupit ke skartaci. Ta ale není pouze o zbavení se dokladů do kontejneru. Skartace musí být provedena bezpečně, tak aby nebyla ohrožena důvěrnost údajů.
U papírových dokladů se doporučuje používat skartovačku. Elektronické doklady je nutné mazat tak, aby nebylo možné jejich obnovení běžnými prostředky.
Pozor je třeba dát u dokladů, které mohou být současně důležité z více důvodů – například faktura, která je současně účetním dokladem i daňovým dokladem k DPH. V takovém případě platí delší lhůta, tedy 10 let. Úschova dokladů může mít také vazbu na záruku.
Skartace musí být dokumentována – zejména u větších firem se doporučuje vést evidenci o tom, kdy, jak a jaké dokumenty byly zničeny. Pokud má podnikatel pochybnosti, zda už může doklad skartovat, je lepší být opatrnější a uchovat jej o něco déle – pokuta za nepředložení dokladů může být vyšší než náklady na jeho skladování.
ČLÁNKY DO MAILU