JMHZ a změna údajů registrovaného zaměstnance. Co vše je nutné hlásit?

Při oznámení změny údaje se do pole „Datum platnosti akce ke dni“ uvádí datum, od kterého platí změna tohoto údaje (např. při změně příjmení sňatkem se zde uvede datum sňatku). Zaměstnavatel v podání uvede údaj (atribut), u kterého došlo ke změně, a to v nové podobě (např. při změně trvalého pobytu zaměstnance se v „adresa trvalého pobytu“ uvedou nové adresní údaje, při změně příjmení se uvádí nové příjmení, a poslední příjmení před změnou se uvede do údaje „předchozí příjmení“). Přiznání a odnětí důchodu se hlásí jako změna údajů pouze, je-li tento důchod přiznán a vyplácen jiným nositelem pojištění, než ČSSZ (např. MO, MV nebo cizozemský nositel pojištění).

Při podání Akce 3 musí být vyplněna všechna pole (atributy) v příslušné části. Jak je uvedeno ve Všeobecných zásadách k registraci zaměstnance, je v případě hlášení změn údajů rovněž umožněno (akceptováno) zaslat kompletní platné údaje k datu změny, a nejen pouze ty změněné, to znamená, že pokud by u zaměstnance došlo například od 17. srpna 2026 ke změně příjmení, je možné uvést nové příjmení platné k tomuto datu a zopakovat všechny ostatní platné údaje.

Je možné hlásit i několik změn najednou u téhož zaměstnance. To ovšem pouze v případě, že změna nastala ke stejnému datu. Dojde-li u zaměstnance k více změnám údajů, jejichž datum účinnosti je různé, musí být každá jednotlivá změna údaje hlášena v rámci samostatného podání Akce 3.

Výčet povinně hlášených údajů v rámci změny – Akce 3

Jak pro server Podnikatel.cz upřesnila Česká správa sociálního zabezpečení, zaměstnavatel povinně oznamuje změny údajů vztahující se k osobě zaměstnance, které jsou mu zaměstnancem sděleny (např. dosažené vzdělání, zdravotní omezení…) a změny údajů, které souvisí s pracovním zařazením u zaměstnavatele (místo výkonu práce, profese, postavení v zaměstnání…). Konkrétní výčet údajů, u kterých zaměstnavatel oznamuje změny, je uveden v nařízení vlády č. 417/2025 Sb., k provedení zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. Jde o Přílohu č. 4, část G, H nebo I, podle toho, o jaký pracovněprávní vztah se jedná. V jednotlivých sloupcích tabulek G, H a I je uvedeno číslo údaje (atribut), název hlášeného údaje a uživatelé tohoto údaje (MPSV, ČSSZ, FÚ a ČSÚ).

Co když zaměstnavatel změnu nenahlásí?

Zaměstnavatelé se často domnívají, že hlásit změny je nadbytečné. Řada údajů o občanech je již vedena v elektronických registrech – např. změna příjmení nebo adresy bydliště atd. Sporné je například, zda u pracovního poměru hlásit změnu úvazku, změnu z doby určité na neurčitou apod. 

Podle České správy sociálního zabezpečení plyne povinnost dohlásit údaje přímo ze zákona. Zaměstnavatel je povinen oznámit změnu údajů zapsaných v evidenci zaměstnavatelů nejpozději do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl, a to v souladu s ustanovením § 17 odst. 3 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. Porušením této povinnosti se zaměstnavatel dopouští přestupku, za který lze uložit pokutu až do výše 20 000 Kč.

Atributy týkající se výše úvazku jsou součástí měsíčního hlášení (týdenní pracovní doba, pracovní doba stanovená, pracovní doba sjednaná). Informace o tom, zda se jedná o pracovněprávní vztah na dobu určitou/neurčitou je součástí kódu NKPZ (Národní klasifikace postavení v zaměstnání), tedy atributu 10249 „Postavení v zaměstnání“. Pokud dojde ke změně z doby určité na neurčitou a naopak, jedná se tedy o změnu, kterou zaměstnavatel musí prostřednictvím podání Akce 3 nahlásit.

Jiné je to ale u změny zaměstnání malého rozsahu. Ve Všeobecných zásadách k registraci zaměstnanců platných k 1. červenci 2026 se uvádí, že tento typ hlášení se nevyužívá v případě změny zaměstnání na zaměstnání malého rozsahu a opačně, neboť dochází ke skončení pojistného vztahu a případně vzniku nového. Zánik účasti na pojištění v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele se hlásí prostřednictvím pravidelného měsíčního hlášení. Zaměstnavatel v něm uvádí den, kdy zaměstnanci skončila účast na nemocenském pojištění, nejpozději do 20. dne následujícího měsíce. Jde o číselný údaj (atribut) 10355 s názvem „Pojištění do“, kde se uvádí den skončení účasti na nemocenském pojištění nebo den skončení zaměstnání. Naopak, trvá-li výdělečná činnost i v následujícím kalendářním měsíci, uvádí se poslední kalendářní den vykazovaného měsíce.