Při vyhotovení evidenčních listů důchodového pojištění je třeba reagovat na aktuální legislativní změny. Na ty upozorňují materiály speciálně připravené Českou správou sociálního zabezpečení. Letos si musí zaměstnavatelé ohlídat kupříkladu částku rozhodnou pro účast na nemocenském pojištění.
Evidenční list důchodového pojištění
Zaměstnavatel vede evidenční list důchodového pojištění (ELDP) pro každého pracovníka, kterému vznikla účast na důchodovém pojištění vždy za jednotlivý kalendářní rok. Případně jeho část při vzniku pracovního poměru nebo jeho ukončení v průběhu kalendářního roku. ELDP se vede i pro zaměstnaného poživatele starobního důchodu. A to z důvodu nároku na zvýšení důchodu za dobu výdělečné činnosti při pobírání starobního důchodu. V případě, že má zaměstnanec u stejného zaměstnavatele uzavřeno více pracovních poměrů zakládajících účast na důchodovém pojištění, vede se evidenční list pro každý tento právní vztah samostatně.
Vyhotovení ELDP
Evidenční list se předkládá za každý kalendářní rok po účetní závěrce, tj. po závěrce mzdových listů. Musí být vystaven nejpozději v dubnu následujícího kalendářního roku. Nejzazším termínem vystavení je 30. dubna, poté musí být předložen (odeslán) ČSSZ do 30 dnů. Ovšem v případě skončení zaměstnání v průběhu roku, vždy do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději tedy do 31. ledna roku následujícího.
Výjimkou je opakované zaměstnání. Jestliže zaměstnání skončí v průběhu roku a zaměstnanec ke stejnému zaměstnavateli opět nastoupí, nemusí být ELDP v mezidobí předložen. Pokud tedy zaměstnavatel nepochybuje, že zaměstnanec nastoupí nejpozději do 3 měsíců, může pokračovat v záznamech na tomtéž ELDP.
Stejnopis ELDP a způsob odeslání ČSSZ
Zaměstnavatel je povinen vyhotovit dva stejnopisy ELDP. Jeden předloží zaměstnanci k podpisu a archivuje jen po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týká (podklady k vyhotovení ELDP archivuje po dobu 45 let). Stejnopis má obsahovat i záznam, že zaměstnanec obdržel druhý stejnopis. Ten se s podpisem odpovědného zaměstnance a razítkem zaměstnavatele vydá nejpozději v den, kdy zaměstnavatel odesílá ELDP příslušnému orgánu sociálního zabezpečení zaměstnanci.
Zaměstnanec rovněž může obdržet stejnopis ELDP v elektronické podobě se všemi požadovanými náležitostmi (podpis, razítko). Zaměstnavatel může opatřit ELDP elektronickým podpisem či elektronickou pečetí. Samozřejmě musí být při elektronickém odeslání zaručena neměnnost stejnopisu a ochrana osobních údajů zaměstnance.
Co když zaměstnanec nechce nebo nemůže list podepsat?
Jestliže by zaměstnanec z nějakého důvodu odmítl evidenční list důchodového pojištění podepsat, zaměstnavatel tuto skutečnost na ELDP uvede. Obdobně to platí v situaci, kdy zaměstnavatel není schopen podpis zajistit. Propuštěný zaměstnanec se například odmítá k podpisu dostavit. Může se stát, že zaměstnanec zemře, nevyskytuje se na uvedené adrese atd. Aktuálně se tato situace může týkat zaměstnanců, kteří v rámci mobilizace odjeli na Ukrajinu, případně se jako uprchlíci s dočasnou ochranou již na Ukrajinu vrátili.
Zaměstnanec má rovněž právo projevit nesouhlas se zápisem zaměstnavatele do ELDP. Pokud pojištěnec se zápisem zaměstnavatele nesouhlasí a ten na základě jeho žádosti oba stejnopisy neopraví, může požádat příslušnou OSSZ do 30 dnů ode dne převzetí stejnopisu ELDP, aby tento spor o obsah ELDP rozhodla.
Předložení ELDP zaměstnavatelem
ELDP zaměstnavatelé předkládají výhradně elektronicky:
- prostřednictvím určené datové schránky e – Podání ČSSZ (ID 5ffu6×k) nebo datové schránky místně příslušné OSSZ, PSSZ, MSSZ nebo
- prostřednictvím určené elektronické podatelny Veřejné rozhraní pro e – Podání ČSSZ (APEP/VREP) podepsané uznávaným elektronickým podpisem nebo
- s využitím ePortálu ČSSZ prostřednictvím NIA (národní identitní bod), pokud občan disponuje občanským průkazem vydaným po 30. 6. 2018 s kontaktním elektronickým čipem (aktivovaným) nebo jiným prostředkem pro elektronickou identifikaci určeným ČSSZ (jméno, heslo, SMS zřízené přes CzechPoint).
Datovou zprávu pro elektronické podání je možné vytvořit prostřednictvím mzdového nebo personálního SW podporujícího službu e – Podání nebo lze pro její vytvoření a odeslání využít zdarma interaktivní formulář, který je k dispozici v internetové aplikaci ePortál ČSSZ.
Náležitosti evidenčního listu důchodového pojištění
Evidenční list důchodového pojištění obsahuje:
- identifikační údaje zaměstnavatele,
- jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
- druh výdělečné činnosti,
- dobu účasti na důchodovém pojištění,
- dobu důchodového pojištění,
- vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
- doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují,
- doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.
Pomůcky pro vyplnění ELDP: S vyplněním pomohou zaměstnavatelům praktické pomůcky. Připravila je Česká správa sociálního zabezpečení. Jedná se o pravidelně aktualizované Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP. Jednotlivé příklady a ukázky správného vyplnění evidenčních listů v situacích, kdy se nejvíce chybuje, obsahuje Metodická pomůcka k vyplňování ELDP.
Změna u zaměstnání malého rozsahu
Ok 1. ledna 2023 se změnila rozhodná částka pro účast zaměstnanců na nemocenském pojištění. Zvýšila se na 4000 Kč. Jestliže byla v roce 2022 sjednaná částka příjmu v rozmezí od 3500 Kč do 3999 Kč a od 1. ledna 2023 nedosahuje rozhodného příjmu 4000 Kč, účast na pojištění zaměstnanci k 31. prosinci 2022 zanikla. Ostatní (obecné) zaměstnání se změnilo na zaměstnání malého rozsahu. Pokud by došlo v průběhu roku 2023 k navýšení příjmu, zaměstnavatel dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání v návaznosti na dosažení (zúčtování) částky rozhodného příjmu pro účast na nemocenském pojištění (4000 Kč) zaměstnance k pojištění opětovně přihlásí.
Česká správa sociálního zabezpečení připravila názorný příklad, který ukazuje rozdíly ve vyhotovení evidenčního listu důchodového pojištění v letech 2022 a 2023 při zaměstnání malého rozsahu.
Zaměstnanec měl se zaměstnavatelem uzavřený pracovní poměr na dobu neurčitou od 1. dubna 2022 se sjednaným příjmem 3000 Kč měsíčně (zaměstnání malého rozsahu).
V jednotlivých měsících roku 2022 byly zúčtovány následující příjmy:
| Duben | 3 400 Kč | Červenec | 3 600 Kč | Říjen | 3 000 Kč |
| Květen | 3 000 Kč | Srpen | 3 800 Kč | Listopad | 3 400 Kč |
| Červen | 3 900 Kč | Září | 3 100 Kč | Prosinec | 3 200 Kč |
Záznam na ELDP za rok 2022
V jednotlivých měsících roku 2023 byly zúčtovány následující příjmy:
| Leden | 3 200 Kč | Květen | 3 800 Kč | Září | 3 800 Kč |
| Únor | 3 400 Kč | Červen | 4 100 Kč | Říjen | 3 700 Kč |
| Březen | 3 300 Kč | Červenec | 4 300 Kč | Listopad | 3 900 Kč |
| Duben | 3 500 Kč | Srpen | 4 600 Kč | Prosinec | 3 500 Kč |
Záznam na ELDP za rok 2023
