Hned na začátku založte novému zaměstnanci vaší firmy osobní spis. V praxi se jedná o složku, kam ukládáte veškeré důležité dokumenty vztahující se k danému zaměstnanci a jeho pracovněprávnímu vztahu. Tak budete mít vždy veškerou dokumentaci pohromadě a po ruce.
Co se dozvíte v článku
Co má obsahovat osobní spis?
Paragraf 312 zákoníku práce upřesňuje, že osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. Dále uvádí, že do něj mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni, rovněž například orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán. Právo nahlížet do svého osobního spisu má i samotný zaměstnanec, přičemž si z něho může činit výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.
Jeden z prvních dokumentů, které do spisu zřejmě uložíte, je zaměstnancův životopis, který by měl být zaměstnancem podepsán. Za ním bude následovat osobní dotazník, jehož správnost by měl zaměstnanec opět potvrdit svým podpisem. V souvislosti s poskytnutím osobních údajů je potřeba, aby si byl zaměstnanec vědom toho, že pokud by došlo k jejich změně, je nutné toto zaměstnavateli bez zbytečného odkladu nahlásit.
Podpis smlouvy nebo dohody
Před začátkem výkonu práce zaměstnanec podepisuje pracovní smlouvu nebo dohodu. V obou variantách se jedná o pracovně právní vztah. V případě pracovní smlouvy hovoříme o pracovním poměru. Je vhodné si toto pojmosloví ujasnit, protože některé povinnosti dané zákonem se týkají pouze pracovního poměru a některé naopak všech typů pracovně právních vztahů.
Pokud hovoříme o dohodách, tak náš právní systém je označuje jako dohody konané mimo pracovní poměr. Konkrétně se jedná o dohodu o provedení práce (DPP) a dohodu o pracovní činnosti (DPČ). DPP zaměstnavatelé využívají většinou při jednorázové nebo krátkodobé potřebě někoho zaměstnat, zejména u tzv. brigádníků. Práce na DPP je zákoníkem práce omezena maximálním ročním počtem hodin, které může zaměstnanec v průběhu jednoho kalendářního roku u jednoho zaměstnavatele vykonat. Aktuálně limit činí 300 hodin.
V praxi to znamená, pokud zaměstnavatel potřebuje zaměstnat zaměstnance na více než 300 hodin ročně, musí zvolit jinou formu pracovně právního vztahu. V případě, že by zaměstnavatel uzavřel se zaměstnancem v průběhu kalendářního roku více dohod o provedení práce, tak se odpracované hodiny sčítají za jednotlivé sjednané DPP dohromady. Tzn. že limit 300 hodin je celkovým limitem pro všechny DPP daného zaměstnance u jednoho zaměstnavatele.
Dohoda o pracovní činnosti má také své limity. Zaměstnavatelé ji volí v případě pravidelnějšího a dlouhodobějšího výkonu práce ve srovnání s DPP. Na DPČ však může zaměstnanec pracovat pouze v rozsahu nižšího pracovního úvazku. Zákonné maximum odpovídá polovině zákonem stanovené týdenní pracovní doby, tj. maximálně v průměru 20 hodin týdně. Průměr se počítá za celou dobu, na kterou byla DPČ uzavřena, nejdéle však za období 52 týdnů. V případě potřeby úvazku vyššího než 20 hodin týdně, je třeba uzavřít namísto DPČ pracovní smlouvu. DPČ i DPP mohou být uzavřeny i na dobu neurčitou.
Pokud zaměstnavatel sjednává pracovně právní vztah měl by mít na paměti také ustanovení paragrafu 74 zákoníku práce. Dle něj má zaměstnavatel zajišťovat plnění svých úkolů především zaměstnanci v pracovním poměru. Tj. měl by upřednostnit sjednání pracovní smlouvy před dohodami. Dohody jsou tedy vhodné spíše pro krátkodobé nebo nárazové či sezónní zaměstnávání nebo záskoky za nepřítomné zaměstnance nebo pro pracovní činnosti, u nichž je časová náročnost v rámci jednotlivých dnů či týdnů velmi proměnlivá. Často jsou využívány v rámci plnění projektů.
Pokud zaměstnavatel uzavírá s daným zaměstnancem více pracovně právních vztahů, například pracovní smlouvu a vedle ní ještě i DPP, musí být dvojnásob obezřetný. Paragraf 34b zákoníku práce stanovuje, že zaměstnanec v dalším základním pracovněprávním vztahu u téhož zaměstnavatele nesmí vykonávat práce, které jsou stejně druhově vymezeny. Jednotlivé pracovně právní vztahy se mezi sebou musí lišit druhem práce, který má zaměstnanec vykonávat. Nelze například sjednat pracovní smlouvu na úklid prvního poschodí a vedle toho ještě dohodu na úklid druhého poschodí. V obou případech se totiž jedná o výkon úklidu. Nově existuje výjimka pro zaměstnance, kteří jsou aktuálně i rodiči na rodičovské dovolené. Znamená to, že v nově uzavřených dohodách (DPP nebo DPČ), které jsou sjednány na období čerpání rodičovské dovolené nebo její části, může být sjednán stejný druh práce, jaký má daný zaměstnanec uveden ve své pracovní smlouvě.
Zaměstnanec musí vědět o pracovní době i mzdě
Od samého začátku spolupráce musí být zaměstnanci jasné, za kolik pracuje a jaká je jeho pracovní doba. Pokud pracuje na dohodu, výši odměny za hodinu práce vyčte přímo ze sjednané dohody. V případě pracovního poměru u zaměstnanců v soukromém sektoru je výše smluvní mzdy někdy uvedena přímo v pracovní smlouvě nebo mimo ni v extra dokumentu tzv. mzdovém výměru. V některých případech bývá odměňování založeno i na motivujícím pojetí mzdy. Část mzdy je tzv. pevná a další její části jsou flexibilní. Smluvní ujednání pak upřesňují, za jakých podmínek mohou být zaměstnanci tyto pohyblivé složky mzdy vyplaceny. Výše pak může záviset například na pracovním výkonu zaměstnance či na celkovém hospodaření firmy. Zaměstnanci veřejného sektoru naleznou výši platu v platovém výměru, který obdrží při podpisu pracovní smlouvy.
Rozvržení pracovní doby je povinností zaměstnavatele
Co se týče pracovní doby, její rozvržení patří mezi základní povinnosti zaměstnavatele. Zaměstnavatel tak musí učinit předem a písemně. V případě práce na dohodu seznámí zaměstnavatel zaměstnance s pracovním rozvržením nebo s jeho změnou nejpozději 3 dny před začátkem směny nebo období, na něž je pracovní doba rozvržena, pokud se nedohodne se zaměstnancem na jiné době seznámení, (viz paragraf 74 zákoníku práce).
Co se týče práce na pracovní smlouvu, zde je zákon přísnější. Zaměstnavatel je povinen seznámit zaměstnance s rozvržením pracovní doby nebo s jeho změnou nejpozději 2 týdny (v případě konta pracovní doby 1 týden) před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena, pokud se nedohodne se zaměstnancem na jiné době seznámení, (viz paragraf 84 zákoníku práce).
V rozvržení určí zaměstnavatel začátky a konce směn. Nesmí v něm zapomenout vyznačit přestávky na jídlo a oddech. Ty se poskytují nejdéle po 6 hodinách nepřetržité práce a sice v trvání nejméně 30 minut. U mladistvého zaměstnance musí být přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité práce. Poskytnuté přestávky v práci na jídlo a oddech se nezapočítávají do pracovní doby. Tyto přestávky se neposkytují na začátku a konci pracovní doby.
I zde však najdeme výjimky. Jde-li o práce, které nemohou být přerušeny, musí být zaměstnanci i bez přerušení provozu nebo práce zajištěna přiměřená doba na oddech a jídlo; tato doba se však započítává do pracovní doby. Výjimka neplatí pro mladistvé zaměstnance, těm musí být přestávka poskytnuta vždy v režimu uvedeném výše.
Nezapomeňte na školení
A nakonec ještě jedno připomenutí. V souladu s paragrafem 101 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen zajistit bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnanců při práci s ohledem na rizika možného ohrožení jejich života a zdraví, která se týkají výkonu práce. Jedná se o velmi širokou oblast opatření. Jedním ze základních kroků, jak přispět k bezpečnému pracovišti, je řádné proškolení zaměstnanců v oblasti bezpečnosti a zdraví při práci požární ochrany, na které by zaměstnavatel rozhodně při nástupu nového zaměstnance neměl zapomenout. Jaký bude konkrétní rozsah proškolení a jaké moduly bude obsahovat a kdo jej může provádět, je závislé zejména na druhu vykonávané práci, konkrétním pracovišti a řídí se zákonnými předpisy. V tomto ohledu je dobré se obrátit na firmy specializované na tuto oblast.
ČLÁNKY DO MAILU