Jaké dokumenty patří do sbírky listin obchodního rejstříku?

Od listin uložených ve sbírce listin je nutné odlišovat listiny, které jsou uloženy v tzv. rejstříkovém spisu. Rejstříkový spis totiž obsahuje veškeré listiny týkající se příslušné právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, které má rejstříkový soud k dispozici a na jejichž základě např. povolil zápis právnické osoby do obchodního rejstříku, i když se tyto dokumenty do sbírky listin jako takové nezakládají. Zde se bude jednat zpravidla o listiny, jako např. čestné prohlášení jednatele o splnění podmínek pro výkon funkce, souhlas s umístěním sídla právnické osoby nebo potvrzení správce vkladu o splacení základního kapitálu právnické osoby, které se do sbírky listin nezakládají, avšak rejstříkový soud jimi disponuje a vede jejich evidenci v samostatném soudním spisu. Rejstříkový spis má stejný právní režim jako běžné soudní spisy – není tedy veřejně přístupný a mají do něho právo nahlížet a činit si z něho výpisy a opisy jen účastníci řízení a jejich zástupci. 

Čtěte také: Likvidace firmy je složitější než její založení. Proto jich spousta spí

Konkrétní výčet dokumentů, které je nutné do sbírky listin zakládat českými právnickými osobami, specifikuje ustanovení § 66 rejstříkového zákona. Právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku má povinnost založit listiny zakládané do sbírky listin bez zbytečného odkladu od vzniku tzv. rozhodné skutečnosti (např. od vzniku předmětné listiny). U některých listin zákon přímo stanoví konkrétní lhůtu, do kdy může být listina do sbírky listin nejpozději uložena – např. v případě tzv. přeměn obchodních společností a družstev. Listiny, které jsou rozhodnutími soudů, má povinnost do sbírky listin zakládat samotný rejstříkový soud a zapsaná právnická osoba tak nemůže být za jejich nezaložení do sbírky listin jakkoliv sankcionována. A to přesto, že si lze těžko představit, že rejstříkové soudy budou mít dostatečnou kapacitu na to monitorovat a včas do všech sbírek listin zakládat veškerá soudní rozhodnutí týkající se právnických osob.

Právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku mají povinnost podle § 66 rejstříkového zákona do sbírky listin zakládat například zakladatelské právní jednání právnické osoby (jako třeba společenskou smlouvu, zakladatelskou listinu, stanovy družstva či stanovy spolku), rozhodnutí o jmenování, odvolání nebo jiném ukončení funkce členů statutárního orgánu, výroční zprávy, řádné, mimořádné a konsolidované účetní závěrky, rozhodnutí týkající se zrušení právnické osoby, projekt přeměny právnické osoby, zprávu o vztazích mezi tzv. propojenými osobami, rozhodnutí valné hromady týkající se zvýšení základního kapitálu, příslušná rozhodnutí týkající se výkonu rozhodnutí nebo exekuce vedené vůči společnosti, rozhodnutí soudu vydaná podle insolvenčního zákona apod. Výčet dokumentů, které musí povinné subjekty do sbírky listin zakládat, je opravdu široký, a proto je potřeba mít o rozsahu těchto dokumentů patřičný přehled, tak aby nedošlo ke zbytečnému vystavení se sankcím, které jsou spojeny s opomenutím příslušné dokumenty do sbírky listin založit.

O povinnostech spojených s firemními výkazy čtěte  v článku: Přes 400 tisíc firem nezveřejnilo finanční výkazy. Ministerstvo plánuje změny

Sankce za porušení povinností

Rejstříkový soud může uložit pořádkovou pokutu právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku, jestliže neuposlechne výzvy rejstříkového soudu, aby mu předložila listiny, které mají být podle zákona založeny do sbírky listin. Pořádkovou pokutu lze uložit až do výše 100 000 Kč. Pokud tedy určitá listina není ve sbírce listin založena, ačkoliv by měla, je rejstříkový soud vždy, jakmile tuto skutečnost zjistí, nejprve povinen vyzvat zapsanou právnickou osobu, aby listinu do sbírky listin založila a až poté ji může pokutu uložit. 

Pokud určitá právnická osoba neplní své povinnosti týkající se zakládání dokumentů do sbírky listin opakovaně nebo pokud může mít takové neplnění zákonných povinností závažné důsledky pro třetí osoby, může rejstříkový soud i bez návrhu zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. I v tomto případě je rejstříkový soud samozřejmě povinen na tuto skutečnost právnickou osobu nejprve upozornit a poskytnout jí přiměřenou lhůtu k odstranění nedostatků před tím, než přistoupí k jejímu zrušení. Při opakovaném neplnění povinností souvisejících se zakládáním listin do sbírky listin je třeba být obezřetný i jako statutární orgán právnické osoby, jelikož zákon na podobné jednání nahlíží jako na porušování péče řádného hospodáře.

Psali jsme: Za pouhé nedodání závěrky zrušení firmy nehrozí, firma musí být i nekontaktní

Vzhledem k relativně vysokým sankcím za neplnění povinností spojených se zakládáním zákonem stanovené dokumentace do sbírky listin je zcela na místě dávat si pozor na to, aby veškeré dokumenty, které ve sbírce listin mají být založeny, tam také včas založeny byly. Vedle sbírky listin pro české právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku je v rejstříkovém zákoně rovněž upravena sbírka listin pro zahraniční osoby, jejíž rozsah je s ohledem na povinně zakládanou dokumentaci však výrazně užší.