Když letíte balonem a odhodíte zbytečný náklad, vynese vás to výš. Když snížíte náklady na vaše podnikání, efekt bude podobný. Pak řešíte otázky: Zřídíme levnější open space? Nebo začneme pracovat na dálku?
Firmy, které vyzkoušely různé přístupy, většinou nalezly ten nejúspornější ideál v jejich promyšlené kombinaci.
Když zrušíte vaše kancelářské prostory, zřídíte si online kancelář na internetu a začnete pracovat na dálku, pak opravdu ušetříte. Přestanete platit nájemné a další výdaje za provoz kanceláře, omezíte i výdaje za cestování do práce a za zákazníky. A pokud jste nenároční, svou novou online kancelář můžete provozovat i zdarma – například pomocí služby Google Apps pro firmy.
Úspory mohou být ovšem mnohem vyšší, pokud zaměstnanci pracují většinu času z domova a do práce chodí například jednou týdně nebo pouze na porady či schůzky se zákazníky. Taková firma pak může ušetřit až 80 % nákladů.
Čtěte také: Nenechte si utéct klíčové zaměstnance. Objevte pro ně nové benefity
Online kancelář: Zdarma, ale za jakou cenu?
Práce na dálku má své přínosy, ale i nástrahy. Určitě se nehodí pro každého zaměstnance, protože vyžaduje určitou úroveň vnitřní disciplíny, motivace či komunikačních dovedností a také klade zvláštní nároky na manažery, kteří si musí osvojit specifický způsob vedení pracovníků. Úspěšná implementace tohoto způsobu práce tedy bývá spíše dlouhodobým procesem zahrnujícím kromě osvojení nových technologií také důkladnou počáteční analýzu a kvalitní proškolení všech zúčastněných.
Na druhou stranu dnes už nejedna zahraniční společnost veřejně prohlašuje, že se možnost práce na dálku pozitivně odráží v produktivitě zaměstnanců (IBM, O2, Cisco, Centrica). Ti bývají spokojenější, loajálnější, méně nemocní a v neposlední řadě i výkonnější.
Když jde navíc o úspory, ve velkých firmách se jedná už o částky v řádech stovek milionů korun. Není tedy divu, že například ve skandinávských zemích, Velké Británii nebo USA nabízí alespoň částečnou práci z domova okolo 40 % firem. A protože v této oblasti nejlépe mluví čísla, zkusme alespoň načrtnout konkrétní příklady toho, jak můžete s pomocí práce na dálku šetřit.
Čtěte také: Podnikání z domova může byznys poškodit. Zjistili jsme, kdy dát obýváku sbohem
Práce bez dojíždění a služebních cest
Náklady na provoz kancelářských prostor lze vyčíslit jen orientačně. V případě nákladů na dojíždění zaměstnanců se už pohybujeme v jistějších vodách. Můžete namítnout, že náklady na dojíždění zaměstnanců nepatří do nákladů firmy. Jinak to už ovšem bývá s obchodními schůzkami. Když si vezmeme například schůzku v Praze, na kterou přijede jeden účastník z Liberce a jeden z Ostravy, najednou se celková vzdálenost vyšplhá na zhruba 1000 km s časem stráveným na cestě téměř 13 hodin a s celkovými náklady okolo 8500 Kč. Pokud by přitom její účastníci využili videokonference, celá schůzka by je nemusela stát ani korunu.
Webináře jako levná alternativa vzdělávání
Vzdělávání je jednou z oblastí s velkým potenciálem možných úspor. Vezměme si konkrétní příklad:
Firma se 160 pobočkami po celé republice musí jednou měsíčně proškolit nejlépe všechny své pracovníky, kterých je 320. Protože náklady na školení byly vysoké, firma posílala na školení vždy jen polovinu svých zaměstnanců a za jednodenní školení zaplatila téměř 250 tisíc korun.
Pak přešla na systém webinářů – tj. online seminářů s možností živé interakce. Účastníci už nemuseli nikam jezdit, ušetřilo se proto za jejich čas, dopravu, diety a pronájem sálu. Firma tak mohla uspořádat i dva webináře měsíčně pro obě skupiny zaměstnanců a za školení zaplatila pouze něco přes 25 tisíc korun.
Čtěte také: Přesčasová práce nebo neschopnost zaměstnance
Úspory zvyšují motivaci zaměstnanců
I když náklady zaměstnanců nemusí patřit do sféry vašeho zájmu, jejich motivovanost a loajalita už je ceněným artiklem. Ne každý zaměstnanec se chce či může stěhovat za prací. Naopak pro řadu lidí je možnost práce na dálku něčím, co jim umožňuje vést kvalitní život na místě, které si sami vyberou.
Příklad
Jako příklad za všechny uvedu špičkového vědeckého pracovníka, říkejme mu třeba Petr. Žije v jedné severomoravské vesnici a na svém výzkumném pracovišti v Praze tráví 3–4 dny v měsíci – jinak pracuje na dálku. Dokud žil v Praze, platil vysoké nájemné okolo 18 000 korun a týdně strávil okolo 8 hodin v hromadné dopravě. Na vesnici jeho životní náklady klesly na 5 000 korun, za dopravu utratí měsíčně jen 2000 korun a ve vlaku může navíc pohodlně pracovat na svém notebooku.
Ačkoliv se tedy práce na dálku může jevit jako extrémní varianta, ve vhodné kombinaci s prací v kanceláři se už řadě firem vyplácí jako užitečný nástroj pro snížení nákladů a zvýšení spokojenosti jejich zaměstnanců. Nezapomínejme také, že nejlevnější typ „kamenné“ kanceláře, tedy open space, má kromě svých nepopiratelných výhod i řadu nedostatků.
Čtěte také: 7 tipů, jak zefektivnit práci z domova
Ano, vaše zaměstnance máte jednoduše po ruce a lépe pod kontrolou. Ovšem jak ukazují průzkumy, neustálý hluk a vyrušování působí negativně na soustředění pracovníků, jejich výkonnost se snižuje a ti citlivější pak nezřídka končívají u lékaře s psychickými nebo psychosomatickými obtížemi. Také to jsou faktory, se kterými je třeba počítat při hledání způsobu, jak co nejlépe a nejlevněji provozovat vaši firmu.
Michal Martoch, konzultant společnosti WorklineSluzby.cz, která zavádí ve firmách nástroje pro snadnou práci přes internet (online kanceláře, webináře, e-learning, videokonference apod.). Firma také poskytuje konzultace a školení.
Foto: www.isifa.com
