Mzdový list se vztahuje vždy ke kalendářnímu roku. Tzn. uzavíráme jej k 31.12. Mzdové listy jsou důležitými doklady pro odvody daní a pojistného pro sociální a zdravotní pojištění a další skutečnosti. Z tohoto důvodu jsou vyžadovány při kontrolách například ze strany České správy sociálního zabezpečení, veřejných zdravotních pojišťoven, Úřadu práce či Finančního úřadu.
Co se dozvíte v článku
Co musí mzdový list obsahovat?
Co musí mzdový list obsahovat, udává zákon České národní rady o daních z příjmů č. 586/1992 Sb. V záhlaví mzdových listů se uvádějí identifikační údaje zaměstnance, tj. zejména jeho jméno, rodné číslo, bydliště. Uplatňuje-li zaměstnanec slevu na dani či jiné daňové zvýhodnění na svého rodinného příslušníka (dítě, manžela/ku, …), pak zde nalezneme jméno a rodné číslo této osoby. Dalším nezbytným údajem je i den nástupu zaměstnance do zaměstnání.
Stěžejní část pak tvoří veškeré mzdové položky za všechny pracovně právní vztahy, co u daného zaměstnavatele měl zaměstnanec sjednány. Můžeme zde vyčíst za každý jednotlivý kalendářní měsíc, kolik hodin v daném pracovně právním vztahu zaměstnanec odpracoval, kolik činila mzda za tyto odpracované hodiny, jaká byla výše případných náhrad mezd za hodiny placeného volna včetně počtu těchto hodin. Pokud je mzda/plat tvořen určitými složkami, pak se zde uvádí jejich položkové rozúčtování.
Nedílnou součástí je i přehled, kolik zaměstnanec v daném kalendářním měsíci odvedl na zálohách na dani či v jaké výši mu byla stržena daň srážková, jaké daňové úlevy využil, kolik mu bylo ze mzdy odvedeno na veřejné zdravotní pojištění a kolik na pojištění sociální. Pokud byl nemocen, vyčteme částku náhrady mezd v nemoci. Rozpis obsahuje i výši pojistného, které ve prospěch sociálního a zdravotního pojištění hradil ze svých vlastních nákladů za zaměstnance zaměstnavatel.
Dále se zde uvádějí i mimo mzdová plnění zaměstnavatele vůči zaměstnanci. Například příspěvky z FKSP či Sociálního fondu na penzijní spoření či životní pojištění nebo příspěvky zaměstnavatele na stravování a další podobné výdaje. Veškeré údaje jsou vypsány za každý pracovně právní vztah zvlášť. Sledovat je můžeme po jednotlivých kalendářních měsících ale i v součtu za celý kalendářní rok, a nakonec i v celkovém shrnutí za všechny pracovně právní vztahy zaměstnance u daného zaměstnavatele dohromady. Konkrétní formální vzhled mzdového listu je pak dán používaným mzdovým softwarem. Není pro něj předepsán závazný tiskopis. Zákon určuje pouze náležitosti, které musí mzdový list minimálně obsahovat.
Je nutná řádná archivace
Pokud vzniknou nejasnosti při výpočtu důchodu, může být zaměstnavatel požádán Českou správou sociálního zabezpečení o součinnost a dodání některého ze mzdových listů dotyčného zaměstnance. Z tohoto důvodu je třeba mzdové listy řádně archivovat. Dle § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, archivační doba činí 45 let následujících po roce, kterého se týkají.
Jde-li o mzdové listy vedené pro poživatele starobního důchodu, pak archivační doba činí 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Na tyto skutečnosti je nutné pamatovat i v případě, že zaměstnavatel zanikne, tj. firma ukončí svou činnost a je zrušena. Zaměstnavatel je totiž povinen zajistit úschovu mzdových listů do uplynutí výše stanovené lhůty, a navíc bez zbytečného odkladu písemně oznámit územní správě sociálního zabezpečení, kde jsou doklady zaměstnavatele uloženy. Zaměstnavatel v této situaci spolupracuje s příslušným státním oblastním archivem.
Jak je to v případě ELDP?
Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP) se také vztahují ke kalendářnímu roku, ale jsou zakládány pouze zaměstnancům, kteří se účastnili v daném kalendářním roce důchodového pojištění. Nezáleží na tom, zda účast trvala po celý rok či jen po jeho část. ELDP se vystavuje za každý pracovně právní vztah zvlášť. To znamená, pokud má zaměstnanec sjednáno více dohod s daným zaměstnavatelem nebo kombinaci dohod a pracovních smluv, je třeba vystavit ELDP extra za každou dohodu či pracovní smlouvu, která založila účast na důchodovém pojištění. Tuto povinnost ukládá zaměstnavatelům zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
ELDP mohou být vygenerovány mzdovým softwarem až po uzávěrce mezd za prosinec a účetní závěrce mzdových listů. Nejdříve tedy v lednu následujícího roku. 30. duben jakožto nejzazší termín pro vystavení ELDP určuje zákon. Pokud však účast na důchodovém pojištění zaměstnance skončila před 31. 12. daného kalendářního roku a s novou účastí před koncem roku se již nepočítá, pak je třeba vygenerovat ELDP do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději do 31. ledna následujícího kalendářního roku.
Co v ELDP nalezneme?
Jde v podstatě o souhrnnou evidenci příjmů zaměstnance a počtu odpracovaných dní za uplynulý rok. Kromě identifikačních údajů zaměstnavatele a zaměstnance se zde zejména uvádí druh výdělečné činnosti, doba účasti na důchodovém pojištění, doba důchodového pojištění, vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení, vyloučené doby.
Musí se ELDP vést i zaměstnaným starobním důchodcům?
Od letošního roku se ELDP nevede pro zaměstnance, který pobírá svůj starobní důchod v plné výši, (ovšem za podmínky, že tento občan nebyl nebo není účasten důchodového pojištění v cizině). Pokud však zaměstnanec sice dosáhl svého důchodového věku, ale starobní důchod nepobírá nebo jej pobírá pouze v poloviční výši, pak je ELDP třeba vést i nadále. ELDP se také vystavuje za poživatele tzv. předčasného starobního důchodu, jemuž výplata starobního důchodu po nástupu do zaměstnání nenáleží.
A ještě jedna specifická situace. Pokud se zaměstnanec v průběhu zaměstnání stane invalidním a je mu přiznán invalidní důchod, musí zaměstnavatel pro něj založit nový evidenční list.
ELDP se předávají dál
Na rozdíl od výše uvedených mzdových listů, které zaměstnavatel víceméně hlavně archivuje, ELDP musí zaměstnavatel pravidelně předávat dál. Je povinen vytisknout vždy dva stejnopisy evidenčního listu, které následně předloží zaměstnanci ke kontrole a podpisu. Jeden z nich pak archivuje, (opět 45 let následujících po roce, kterého se týká), a druhý ponechá zaměstnanci k jeho vlastní potřebě.
Evidenční listy se vyhotovují v předepsaném závazném formátu na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení. České správě sociálního zabezpečení předává zaměstnavatel ELDP elektronickou cestou prostřednictvím datové schránky nebo elektronické adresy podatelny. K předání musí dojít do 30. dubna. ELDP si může ČSSZ také vyžádat v případě potřeby kdykoli jindy. Pak je třeba reagovat jeho odesláním do 8 dnů ode dne obdržení výzvy.
Nastanou-li u zaměstnavatele vážné technické problémy, lze po dohodě s ČSSZ předat ELDP i jinou formou, a to v souladu s paragrafem 39 odstavcem 7 zákona 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. V případě zániku firmy je nezbytné předat ELDP do 30 dnů ode dne jejího zániku. Při úmrtí zaměstnance se pak ELDP předkládá do 3 měsíců od úmrtí, pokud si jej ČSSZ nevyžádá dříve.
Evidenční listy důchodového pojištění jsou jedním ze základních podkladů pro Českou správu sociálního zabezpečení k evidenci dob pojištění a vyměřovacích základů občanů za účelem jejich důchodového pojištění.
ČLÁNKY DO MAILU