Jednou z klíčových povinností ve fázi realizace investičních projektů podpořených v rámci Operačního programu Podnikání a inovace (OPPI) je řádný výběr dodavatele. Jak vše provést v souladu s pravidly a bez chyb? Poradíme vám, na co si dávat pozor a jak se vyhnout chybám.
Závazné postupy, jichž je nutné se držet, jsou stanoveny v Pravidlech pro výběr dodavatelů (PpVD), která jsou vydávána řídícím orgánem celého OPPI, tj. Ministerstvem průmyslu a obchodu ČR. Nedodržení těchto pravidel bývá jedním z nejčastějších důvodů krácení požadované dotace. Proto je nezbytné věnovat této oblasti mimořádnou pozornost.
Obecně v OPPI platí, že veškeré způsobilé výdaje vzniklé v průběhu realizace projektů musí být vynakládány v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Pravidla pro výběr dodavatelů nadto stanovují povinnost uskutečnit výběrové řízení při zadávání zakázek, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 500 tisíc Kč bez DPH.
Při realizaci výběrových řízení dle PpVD je přitom zapotřebí především dodržovat základní principy transparentnosti, nediskriminace a rovného přístupu ke všem uchazečům, ukotvené v § 6 zákona 137/2006 Sb. O veřejných zakázkách.
Podoba zadávací dokumentace je klíčová pro celé výběrové řízení
Před samotným zpracováním zadávací dokumentace je nutné definovat předmět a rozsah zakázky. Zadávací dokumentace představuje výchozí a stěžejní dokument celého výběrového řízení; musí poskytovat kompletní informace o požadavku zadavatele. Případný uchazeč by měl mít po prostudování tohoto dokumentu jasnou představu o požadovaném plnění, množství, termínech a o obchodních podmínkách. Musí zde být jasně vymezeny požadavky na splnění kvalifikačních předpokladů uchazečů, kritéria pro hodnocení (každé z nich přitom musí mít předem stanovenou váhu a způsob hodnocení), obsah a způsob zpracování nabídek a případně další informace dle specifických potřeb zadavatele.
Je nutné dbát na to, aby zadávací dokumentace neobsahovala požadavky, které neodůvodněným způsobem omezují účast určitých subjektů působících na trhu; každý parametr musí být racionálně a věrohodně odůvodnitelný. Především nelze používat konkrétní obchodní názvy a značky. Pokud je přeci jen ve výjimečných případech nezbytné konkrétní značku uvést, tak pouze jako příklad definující požadovaný technický standard zakázky s tím, že budou akceptovány i zcela jiné značky odpovídající kvality, funkčnosti, parametrů, kompatibility atd.Čtěte více: Dotační programy fungují také jako alternativa investičních pobídek
Jasně definujte kvalifikační předpoklady a hodnotící kritéria
Jak již bylo uvedeno, jednou z nezbytných součástí zadávací dokumentace je stanovení kvalifikačních předpokladů. Jedná se o souhrn požadavků, které musí uchazeč splnit, aby prokázal, že bude schopen plnit předmět zakázky a jeho nabídka mohla být dále posuzována. Musí být zcela jasně definováno co, jakým způsobem a v jaké výši má být v rámci kvalifikačních předpokladů prokázáno. Samotná pravidla pro výběr dodavatelů nestanovují, jaká kvalifikační kritéria lze vyžadovat, nejčastěji se tedy vychází z požadavků na kvalifikační kritéria dle zákona o veřejných zakázkách, který v tomto případě poslouží jako podpůrný zdroj. Standardně se stanovují předpoklady základní, profesní, finanční (a ekonomické) a technické. Klíčové je dbát na přiměřenost vyžadovaných kvalifikačních předpokladů, aby nebyl některý z případných uchazečů bezdůvodně diskriminován a byl zachován rovný přístup. Zásadní je volit taková kvalifikační kritéria, která odpovídají druhu, rozsahu a složitosti předmětu zakázky.Čtěte více: V roce 2011 bude poslední možnost výrazně využít dotací z programů OPPI
Dále je v rámci zadávací dokumentace nutné stanovit kritéria pro hodnocení. Každé kritérium musí mít stanovenu svoji váhu a způsob hodnocení. Při zpětné kontrole výběrových řízení pracovníky agentury CzechInvest, Ministerstva průmyslu a obchodu ČR či subjektů k této činnosti pověřených je důsledně dbáno na to, aby bylo nastavení hodnotících kritérií objektivní a transparentní. Stanovení hodnotících kritérií je proto dobré nepodceňovat, ideální je použití objektivních měřitelných a vzájemně porovnatelných veličin. Pokud charakter zakázky vyžaduje také použití nekvantifikovatelných kritérií, tato kritéria precizně zdůvodněte a srozumitelně popište způsob jejich hodnocení. Na závěr zadávací dokumentace je vhodné vyhradit si právo odmítnout všechny předložené nabídky a možnost zrušit zadávací řízení z důvodů uvedených v § 84 zákona 137/2006 Sb. (o veřejných zakázkách).
Ujistěte se, kde všude musíte zakázku zveřejnit
Jakmile dokončíte zadávací dokumentaci, přichází na řadu vyhlášení zakázky formou inzerátu. Věnujte pozornost tomu, aby informace obsažené v inzerátu byly v souladu se zadávací dokumentací. Délku a způsob vyhlášení upravují PpVD. Nejčastěji jsou inzeráty zveřejňovány v Obchodním věstníku (platí pro zakázky v předpokládané hodnotě více než 500 tis. Kč bez DPH do 50 mil. Kč včetně), přičemž lhůta pro předkládání nabídek musí být alespoň 30 dnů od data zveřejnění v Obchodním věstníku. Obchodní věstník zveřejňuje inzeráty s týdenní periodicitou a to každou středu ve 12:00. Zmíněná třicetidenní lhůta nicméně začíná běžet až v následující den po zveřejnění inzerátu v Obchodním věstníku. S touto skutečností je tedy nutné předem počítat.Čtěte více: Jak na svůj projekt získat dotace z EU? Přečtěte si příběhy úspěšných žadatelů
U zakázek v předpokládané hodnotě více než 50 mil. Kč bez DPH do 100 mil. Kč včetně je kromě zveřejnění v Obchodním věstníku potřebné učinit tento krok také v informačním systému Centrální adresa v části Ostatní nabídky. Zde je pak lhůta pro předkládání nabídek minimálně 40 dnů od následujícího dne po zveřejnění v Obchodním věstníku.
Nejpřísnější proces je vymezen pro zakázky, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 100 mil. Kč bez DPH. V takovém případě je lhůta pro předkládání nabídek 60 dnů a inzerát musí být umístěn v Obchodním věstníku, na Centrální adrese a také v Úředním věstníku Evropské unie – TED.
Upozorňujeme, že není možné účelově dělit zakázku s cílem snížení její předpokládané hodnoty tak, aby výběrové řízení probíhalo v méně náročném režimu. Dělení zakázek je právem považováno za velmi problematickou oblast vyžadující individuální posouzení odborníků.
Nepodceňujte ani požadavky na publicitu – tedy uvedení vlajky EU a standardního textu dle Pravidel pro publicitu. Ta je nutné splňovat v inzerátu, zadávací dokumentaci a ve vyhlášení výsledků výběrového řízení, popř. alespoň v jednom z uvedených dokumentů.
Kromě zveřejnění výběrového řízení je možné také současně (tj. ne dříve, než dojde ke zveřejnění inzerátu) oslovit již známé dodavatele přímo. Mějte na paměti, že případnou komunikaci s uchazeči je zapotřebí archivovat a s odpověďmi na dotazy jednoho uchazeče je nutné seznámit i ostatní uchazeče.
Uchazečům, kteří si vyžádají zaslání zadávací dokumentace (také žádosti o zaslání ZD je dobré archivovat), se tato dokumentace odesílá předem zvoleným způsobem. Ideálním řešením je kvůli průkaznosti odesílání poštou s tzv. dodejkou. Následný příjem konkrétních nabídek doporučujeme evidovat v evidenčním archu nabídek.Čtěte více: Chcete přivést na trh nový či inovovaný produkt? Máte reálnou šanci získat dotace
Hodnocení nabídek a podpis smlouvy
Zadavatel, respektive zadavatelem písemně ustanovená hodnotící komise, posuzuje pouze nabídky, které jsou zpracovány v souladu se zadávací dokumentací. Členové hodnotící komise mají povinnost podepsat prohlášení o nepodjatosti.Prvním krokem je posouzení splnění kvalifikace a splnění všech podmínek zadávací dokumentace. Nabídky, které nesplňují tyto požadavky, jsou nepřijatelné. Obdobně se postupuje u nabídek, které jsou v rozporu s právními předpisy. Komise hodnotí způsobem popsaným v zadávací dokumentaci. Hodnocení musí být transparentní a objektivní. V průběhu hodnocení se může stát, že si jako zadavatel potřebujete vyžádat od uchazeče upřesnění informací, nesmí však dojít ke změnám cenových a technických parametrů a nesmí se měnit nabízené podmínky. Zároveň je opět nutné dbát na zachování principu rovného přístupu ke všem uchazečům.
Po vyhodnocení je třeba zpracovat řádnou dokumentaci dle požadavků PpVD. Jedná se především o zprávu z výběrového řízení, oznámení o výsledku výběrového řízení všem uchazečů atd. Pro ulehčení administrativní náročnosti vypracovalo Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR ve spolupráci s agenturou CzechInvest vzorové dokumenty pro řádné zdokumentování výběru dodavatelů. Ty jsou dostupné na webových stránkách obou institucí a poskytují velmi dobrý základ k požadovaným procesním úkonům spojeným s administrací výběrových řízení.
Ihned po vyhodnocení výběrového řízení může následovat podpis smlouvy s vybraným dodavatelem. Dbejte na to, aby v podepsané smlouvě nedocházelo ke změnám charakteru zakázky (předmětu plnění) a obchodních podmínek oproti zadávací dokumentaci a vítězné nabídce. Jedním z častých požadavků je navýšení vysoutěžené ceny. To však není přípustné.Povinnou součástí smlouvy je také článek, podle něhož je uchazeč, se kterým byla uzavřena smlouva osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly dle § 2 e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. Další závazné náležitosti smlouvy jsou uvedeny v PpVD.
Po uzavření výběrového řízení (tedy po podpisu smlouvy) má zadavatel povinnost předložit dokumentaci ke kontrole, a to prostřednictvím internetového systému eAccount, určeného pro administraci projektů OPPI. Bez zkontrolovaného výběrového řízení není možné žádat o proplacení dotace za dotyčný výdaj. Z tohoto pohledu je tedy naprostá správnost výběrového řízení zcela zásadní. Zadavatel výběrového řízení má povinnost uchovávat veškerou dokumentaci spojenou s výběrovým řízením kvůli následným kontrolám. Dokumentace musí být úplná, dostatečně průkazná a musí být v českém jazyce.
Nejčastější chyby při výběru dodavatelů:
- Nezveřejnění inzerátu, popř. zveřejnění v nesprávném médiu
- Nedodržení lhůt pro zveřejnění
- Nesoulad požadavků inzerátu a zadávací dokumentace
- Neexistence zadávací dokumentace
- Nedostatečně zpracovaná zadávací dokumentace (neobsahuje kvalifikační kritéria, přesnou charakteristiku zakázky, hodnotící kritéria atd.)
- Diskriminačně zpracovaná zadávací dokumentace – hodnotící kritéria, specifikace dodávky, kvalifikační kritéria atp.
- Umělé dělení zakázky
- Vítězná nabídka neobsahuje naprosto všechny náležitosti dle zadávací dokumentace
- Zadavatel v průběhu vyhlášení výběrového řízení prodlouží termín pro podání nabídky
- Zadavatel v průběhu vyhlášení výběrového řízení upraví předmět zakázky, obchodní podmínky či jiné části zadávací dokumentace
- Ve smlouvě s dodavatelem není uvedena povinnost spolupůsobit při výkonu finanční kontroly
- Nesplnění požadavků na povinnou publicitu
- Nejsou zpracovány všechny procesní dokumenty související s výběrovým řízením
- Dokumenty z VŘ nejsou kompletní, nejsou řádně archivovány
Pro server Podnikatel.cz připravila společnost eNovation, s.r.o.
