Nové eNeschopenky, notifikace zasílané zaměstnavatelům a nová služba

Prostřednictvím služeb se dozví o vzniku či ukončení nemoci svých zaměstnanců, ale řada zaměstnavatelů si informace rovnou přenese do mzdového systému.

Zasílání notifikací s informacemi o DPN zaměstnanců

Prostřednictvím ePortálu ČSSZ bude moci zaměstnavatel podat žádost o zasílání notifikací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců. Notifikace o vzniku, trvání a ukončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance budou zasílány do určených datových schránek, případně i na zaměstnavatelem určené e-mailové adresy. Žádosti budou moci zaměstnavatelé podat prostřednictvím ePortálu ČSSZ již od 1. prosince 2019. Více v článku: Zaměstnavatel a ePortál České správy sociálního zabezpečení

Jak pro server Podnikatel.cz vysvětlila Jana Buraňová z České správy sociálního zabezpečení, při nastavení služby zasílání notifikací může být dle potřeby konkrétního zaměstnavatele nahlášeno i více datových schránek nebo e-mailových adres, do kterých budou následně současně zasílány informace k dočasným pracovním neschopnostem zaměstnanců. Obsah zasílaných informací však nebude shodný.

• Notifikace zasílané do datové schránky budou obsahovat údaje o zaměstnanci a jeho dočasné pracovní neschopnosti ve formě PDF souboru i XML souboru pro případné automatizované zpracování. Notifikace zasílané do datových schránek budou obsahovat všechny potřebné konkrétní údaje o DPN daného zaměstnance, tj. zaměstnavatel se z nich dozví stejný rozsah údajů jako ze současných papírových tiskopisů Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti a Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti.
• Notifikace zasílané do e-mailové schránky však budou z důvodu ochrany osobních údajů obsahovat oproti notifikacím do datové schránky pouze obecné upozornění, že prostřednictvím služeb ePortálu jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace.

Do datové schránky zaměstnavatele, který si o tento způsob zasílání zpráv požádal, přijde nejprve prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance. Bude vygenerována systémem k okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ. Čtěte také: Nové eNeschopenky a staronové povinnosti zaměstnance

Půjde o prvotní informativní zprávu (zatím neověřenou v systémech ČSSZ), že u zaměstnance dotyčného zaměstnavatele lékař uznal pracovní neschopnost (bude obsahovat jméno a příjmení zaměstnance, datum jeho narození a datum rozhodnutí o vzniku dočasné pracovní neschopnosti). Cílem je co nejrychlejší upozornění zaměstnavatele.

Zaslání ověřené notifikace (ve formátu PDF i XML) bude následovat. Datovou větu informativní zprávy eNeschopenky ve formátu XML budou moci zaměstnavatelé importovat přímo do mzdového programu. Tato notifikace (vznik, trvání či ukončení pracovní neschopnosti) bude zaměstnavateli zasílána neprodleně po zpracování údajů v systémech ČSSZ a následně budou informace k dispozici zaměstnavateli na ePortálu ČSSZ. Doba zpracování bude podle okolností individuální v řádu hodin až dnů. Ovlivní ji zejména správnost uváděných údajů na přijatých dokladech, popř. nutnost jejich došetřování. Rychlost zpracování v některých případech ovlivní i sami zaměstnavatelé. Zejména při nástupu nových zaměstnanců. Je důležité, aby tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání“ zasílali příslušné OSSZ v co nejkratší lhůtě. Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance může být zaměstnavateli zaslána až po ztotožnění pojistného vztahu. Dokud nebude pojistný vztah ztotožněn, nebude odeslána ani notifikace. Čtěte také: Tři problematické situace z praxe a nové eNeschopenky

Nová služba – Data zaměstnavatelům o DPN

Česká správa sociálního zabezpečení zřizuje novou službu „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“ typu dotaz – odpověď. Bude od 1. ledna 2020 fungovat přes kanál VREP (APEP). Jde o kanál provozovaný již v současnosti pro příjem elektronických podání od zaměstnavatelů. Zaměstnavatelé (resp. pověřené osoby) sdělí OSSZ/ČSSZ za pomocí interaktivních tiskopisů či služeb ePortálu (přihlášení klienti) určených k pověřování k elektronickým službám, že budou chtít tuto službu využívat, resp. k jejímu využívání pověří jinou osobu. Ti, kteří již prostřednictvím rozhraní VREP (APEP) zasílají elektronická podání, nebudou muset OSSZ/ČSSZ sdělovat údaje o certifikátech pro uznávaný elektronický podpis, které ke svým podáním připojují.

Registrace, jak nové služby, tak údajů o certifikátech pro uznávaný elektronický podpis, se tak bude týkat těch zaměstnavatelů (pověřených osob), kteří budou e-podání prostřednictvím APEP zasílat nově (více informací k dispozici zde). Komunikace bude u této nové služby navíc šifrována komerčním certifikátem, který ovšem bude zasílán přímo v e-podání. Tato nová služba bude dostupná i prostřednictvím datových schránek, u kterých se registrace neprovádí, postačí jen sdělit požadované pověření. Službou se zaměstnavatel či pověřená osoba dotáže na změny evidované u jeho zaměstnanců za určité období (maximálně ovšem za 31 dnů) a služba mu předá odpověď v jednom XML souboru.

Služba „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“ umožní zaměstnavatelům průběžně automatizovaně stahovat do mzdového či personálního softwaru informace o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců. Zatímco služby eNeschopenky na ePortálu ČSSZ pro zaměstnavatele budou poskytovat data o pracovních neschopnostech zaměstnanců 3 roky zpětně, služba Data zaměstnavatelům o DPN bude poskytovat data za maximálně 3 měsíce zpětně. Služba slouží pro průběžné přenášení dat do mzdového systému, takže delší období by ani nebylo prakticky využitelné, upřesnila Jana Buraňová.

Způsob zapracování do mzdového software zaměstnavatele záleží na jeho dodavateli. Informace bude možné zadávat ručně, prostřednictvím zasílaných zpráv ve formátu XML do datových schránek nebo zcela automatizovaně prostřednictvím nové služby „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“ přes kanál VREP (APEP). Podrobněji v článku: Nové eNeschopenky vyžadují úpravu mzdových programů