Začínající podnikatel: Základní pojmy z účetnictví

Archivace účetních dokladů

Účetní doklady je třeba po zákonem vymezenou dobu archivovat, a to buď v papírové podobě nebo v elektronické podobě, případně kombinaci obou.

Cestovní náhrady pro rok 2026

S účinností od 1. ledna 2026 vyšla vyhláška č. 573/2025 Sb. zaměřená na tuzemské stravné, základní náhradu za km a průměrné ceny PHM pro rok 2026.

Zahraniční stravné pro 2026 je ve vyhlášce č. 489/2025 Sb.

Tuzemské stravné

Sazby stravného pro tuzemské pracovní cesty jsou uvedeny v § 163 odst. 1 a v § 176 odst. 1 zákoníku práce.

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře musí vždy dodržet minimální zákonem stanovenou hodnotu. Ovšem může vyplatit i více. Stravné vyplacené nad rámec maximálních náhrad uvedených v zákoníku práce pro státní sféru však nebude na straně zaměstnavatele daňově uznatelným výdajem (podle § 24 zákona o daních z příjmů je stravné daňově uznatelné pouze za podmínky, že tento nadlimit je na straně zaměstnance součástí jeho mzdy. Samozřejmě včetně odvodu sociálního a zdravotního pojištění).

Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 163 odst. 1 zákoníku práce nejméně ve výši:

• 155 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 236 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 370 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 176 odst. 1 zákoníku práce (státní sféra) ve výši:

• 155 Kč až 185 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 236 Kč až 284 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 370 Kč až 442 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Stravné se v souladu s § 189 zákoníku práce zaokrouhluje na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru. To je důležité zejména při krácení stravného, jestliže je zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec sám nepřispívá. V takovém případě zaměstnanci přísluší krácené stravné podle paragrafu 163 odst. 2 zákoníku práce. Konečná částka, která bude zaměstnanci vyplacena při vyúčtování pracovní cesty, se ovšem vždy zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru.

Jestliže bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší mu stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu až: 

• 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Zahraniční stravné

Sazby zahraničního stravného pro rok 2026 byly vyhlášeny ve Sbírce zákonů pod číslem 489/2025 Sb.

Cílem vyhlášky je zajistit vysílaným zaměstnancům na zahraniční pracovní cesty přiměřenou finanční kompenzaci stanovením základních sazeb stravného pro každou zemi po zohlednění odlišné cenové hladiny v různých destinacích.

Zahraniční stravné ve vybraných zemích

Sazba základní náhrady za používání vozidel v roce 2026

Pro stanovení, resp. změnu sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, jsou určující výchozí hodnoty stanovené zákoníkem práce a vývoj indexů cen položek spojených s pořízením a provozem motorových vozidel. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí podle § 157 odst. 4 zákoníku práce

• u jednostopých vozidel a tříkolek 1,60 Kč,
• u osobních silničních motorových vozidel 5,90 Kč.

Průměrné ceny pohonných hmot

Aktuálně navržené průměrné ceny pohonných hmot odpovídají statisticky zjištěným hodnotám a zákonem stanovenému způsobu jejich zaokrouhlování. 

Náhrada se určuje na základě údajů o spotřebě v technickém průkazu použitého vozidla a z ceny pohonných hmot. Tuto cenu prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu a poud jej nemá, určuje cenu pohonných hmot vyhláška.

Podle ní jsou výše průměrné ceny za pohonné hmoty v roce 2026: 

• 34,70 Kč/l u benzinu automobilového 95 oktanů,
• 39,00 Kč/l u benzinu automobilového 98 oktanů,
• 34,10 Kč/l u motorové nafty, 
• 7,20 Kč/kWh u elektřiny.

Daňová evidence

Daňovou evidencí se rozumí evidence majetku a závazků a příjmů a výdajů. Daňovou evidenci vedou všechny fyzické osoby, které nejsou účetní jednotkou, nejsou tedy uvedeny v § 1 odst. 2 zákona o účetnicví. Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně a následně i pro výpočet výše daně z příjmů fyzických osob.

Daňová evidence není tak náročná na čas a informace jako účetnictví, přesto musí podnikatel znát základní pravidla. Zákon stanovuje pouze obsah daňové evidence, přesná forma i způsob vedení zůstává na volbě podnikatele. Může použít speciální počítačový program, ručně vedené deníky, nebo třeba jen evidenci v Excelu. Důležité je, aby mohl kdykoliv správci daně prokázat stav svého majetku a závazků.

Knihy v daňové evidenci

Nejdůležitější knihou v daňové evidenci je deník příjmů a výdajů.

Záleží na podnikateli, jestli se rozhodne mít jednu knihu pohledávek a jednu knihu závazků pro všechny subjekty, se kterými spolupracuje, dohromady. Stejně tak může mít pro každý či jen některý subjekt vlastní individuální knihu. Při evidenci pohledávek a závazků je vhodné jednotlivé položky číslovat, evidovat datum vystavení (přijetí), částku, splatnosti a údaje o zaplacení, včetně dokladu, kde je platba zaznamenána (pokladní doklad, výpis z bankovního účtu apod.).

Podnikatelé mohou vést speciální knihy zásob, mezd, popř. podle potřeby detailnější evidenci majetku. Pokud součástí knihy pohledávek a závazků nejsou daně nepřímé, je vhodné vytvořit i knihu pro sledování těchto daní. Samozřejmostí je i evidence karet časového rozlišení, zákonných rezerv apod.

Deník příjmů a výdajů

Deník příjmů a výdajů je nejdůležitější knihou daňové evidence. V deníku není potřeba rozlišovat, zda se jedná o příjmy či výdaje v hotovosti nebo o pohyby na bankovním účtu. Nemusí se rovněž dopočítávat ani průběžné zůstatky hotovosti a peněz v bance. Tyto údaje podnikatelé nemusí vyplňovat ani do daňového přiznání. I přesto podnikatelé, snad i pro vlastní potřeby, často hotovostní a bezhotovostní příjmy a výdaje rozlišují přesně.

V deníku příjmů a výdajů podnikatel naopak povinně rozliší příjmy a výdaje tzv. daňově účinné, což jsou položky, které ovlivňují základ daně, a příjmy a výdaje neovlivňující základ daně. Každý daňový výdaj musí být doložen příslušným dokladem. Doklady musí být očíslovány, pro lepší přehlednost se doporučuje i seřazení podle data.

Odpisy

Majetek se zařadí do odpisové skupiny podle přílohy k zákonu o daních z příjmů č. 1. Na základě toho se stanoví doba odpisování, a to buď rovnoměrně nebo zrychleně. Dále je třeba vybrat metodu odepisování, přičemž jednou zvolenou metodu nelze později měnit. Poplatník může použít:

• Rovnoměrné odpisy – podle § 31 zákona o daních z příjmů.
• Zrychlené odpisy – podle § 32 zákona o daních z příjmů.
• Mimořádné odpisy – tento režim se používá pro majetek nakoupený v období od 1. 1. 2009 do současnosti, pokud splňuje podmínky pro mimořádné odpisy stanovené zákonem (např. pro ekologická vozidla nebo pořízení majetku splňujícího výjimečné podmínky).
• Časové odpisy – pro majetek s konkrétní životností v letech, například matrice, formy, modely, šablony, nebo zařízení pro těžbu (lomové zařízení apod.), podle § 30 zákona o daních z příjmů.

Je důležité, že mimořádné odpisy již nejsou omezeny pouze na majetek nakoupený mezi 1. 1. 2009 a 30. 6. 2010, ale i pro novější období, pokud se vztahují na ekologické či energeticky úsporné technologie a další specifikovaný majetek.

Rozhodující je datum 31.12. daného roku. Celou částku ročního odpisu je možné daňově uplatnit u majetku evidovaného k 31.12., i kdyby byl zakoupen například 30.12. Naopak u majetku vyřazeného z evidence a neevidovaného k 31.12. můžeme uplatnit odpis v jen v poloviční výši, i kdyby byl vyřazen 30.12. Daňové odpisy nelze využít při uplatnění výdajů procentem z příjmů, tzv. paušálem.

Odpisové skupiny

Majetek je zákonem rozdělen do odpisových skupin. Zákon určuje 6 odpisových skupin. Dlouhodobý hmotný majetek je začleněn do odpisových skupin podle životnosti. Konkrétní rozdělení do skupin určuje Příloha č.1 k zákonu o daních z příjmů. Podle odpisové skupiny se zjistí délka odpisování, která je uvedena v § 30 zákona o daních z příjmů.

Paušální výdaje

Výdajové paušály je označení pro uplatňování paušálních výdajů podnikajících osob ve vztahu k dani z příjmů fyzických osob. Osoby samostatně výdělečně činné mají před každým podáním přiznání k dani z příjmů fyzických osob rozhodnutí. Náklady související s podnikatelskou činností budou prokazovat jednotlivě. Musí tedy uschovávat doklady a účtenky ke každému výdaji, který s podnikatelskou činností souvisí. Nebo mohou využít paušální výdaj podle druhu podnikatelské činnosti.

U všech paušálů nyní platí maximální hranice. Limit se přitom odvíjí od mezní hranice příjmů ve výši 2 milionů korun.

Jedná se o následující stropy:

• u 80% paušálu (řemeslné živnosti a podnikatelé v zemědělství), jde uplatnit výdaje maximálně do částky 1,6 milionu Kč
• u 60% paušálu (volné, vázané a koncesované živnosti) jde uplatnit výdaje maximálně do částky 1,2 milionu Kč
• u 40% paušálu (příjmy z podnikání podle zvláštních předpisů nebo z jiné samostatné výdělečné činnosti) jde uplatnit výdaje maximálně do částky 800 tisíc Kč
• u 30% paušálu (příjmy z pronájmu neprovozovaného podnikatelem) jde uplatnit výdaje maximálně do částky 600 tisíc Kč

Pravidla účtování

Každá účetní jednotka musí vést účetnictví od svého vzniku do svého zániku. Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku vedou účetnictví ode dne zápisu do obchodního rejstříku až do dne výmazu z obchodního rejstříku. Účtuje se podvojně o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví (tzv. účetní případy), tedy o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv a o nákladech, výnosech a hospodářském výsledku.

Tyto účetní případy se účtují do období, s nímž věcně a časově souvisí, tzv. účetní období. Není-li možné tuto zásadu dodržet, mohou účtovat i v období, v němž skutečnosti zjistily. Účtuje se vždy v souladu s účetními metodami. Vedením účetnictví může být pověřena jiná fyzická nebo právnická osoba, ale tím se účetní jednotka nezbaví odpovědnosti za vedení účetnictví.

Švarcsystém

Pojem „švarcsystém“ není v českém právu definován. Jedná se o pojem vyvinutý v praxi, na jehož vznik právní úprava reagovala až regulací ex post. 

Švarcsystém se nazývá podle benešovského podnikatele Miroslava Švarce. Ten na počátku 90. let vymyslel způsob, jak ušetřit na sociálním a zdravotním pojištění. Všichni jeho zaměstnanci dostali výpověď, aby poté začali pro Švarce pracovat na živnostenské listy a na dodavatelskou smlouvu. Státu však tato metoda nezamlouvala a od roku 1992 tento způsob zaměstnávání zakázal.

Švarcsystém můžeme zjednodušeně definovat jako výkon závislé práce mimo pracovněprávní vztah. Jde tedy o zastřený pracovněprávní vztah, tedy situace, kdy určitá osoba (quasi-zaměstnanec) vykonává ekonomickou činnost pro jinou osobu (quasi-zaměstnavatel), nicméně nikoli na základě pracovněprávního, ale jiného právního vztahu (nejčastěji obchodněprávního, kdy vůči sobě quasi-zaměstnanec a quasi-zaměstnavatel vystupují jako podnikatelé). 

Quasi-zaměstnanec tak činí nejčastěji jako osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ). 

Podle jakých kritérií definuje švarcsystém ministerstvo financí:

• plátce příjmu přímo či nepřímo ukládá úkoly, řídí a kontroluje fyzickou osobu (OSVČ) a nese odpovědnost související s její činností;
• fyzická osoba (OSVČ) má ve vztahu k plátci příjmu obdobné postavení jako zaměstnanec;
• odměna za práci OSVČ je vypočítána na základě délky pracovní doby nebo obdobným způsobem běžným při odměňování osoby v pracovněprávním vztahu;
• materiál, pracovní pomůcky, stroje a zařízení potřebné pro výkon činnosti jsou fyzické osobě poskytovány plátcem příjmu;
• vztah mezi plátcem příjmu a fyzickou osobou (OSVČ) je dlouhodobý anebo soustavný, resp. fyzická osoba vykonává činnost dlouhodobě pouze pro jednoho plátce příjmu, a to osobně nebo prostřednictvím spolupracující osoby ve smyslu § 13 zákona o daních z příjmu.

Za porušování povinností stanovených v zákoně o zaměstnanosti jsou v § 139 stanoveny sankce pro fyzické osoby a v § 140 pro podnikající fyzické a právnické osoby. 

Pro zaměstnavatele se sankce zvýšila na dvojnásobek, tj. až na 10 milionů korun, a pro fyzickou osobu, která bude nelegální práci vykonávat, až na 100 tisíc korun. Zároveň se zavedla minimální výše pokuty, kterou úřady zaměstnavateli uloží v případě zjištění švarcsystému, a to ve výši 50 tisíc korun.

Následující tabulka shrnuje možné postihy za přestupky, jichž se dopustí právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba:

Vedle pokuty od příslušného inspektorátu práce je u tzv. švarcsystému dále riziko, že finanční úřad doměří nedoplatky na daních a penále. To stejné platí u orgánů sociálního zabezpečení a zdravotních pojišťoven v oblasti odvodů na pojistné na zdravotní a sociální pojištění.

Účetnictví

Účetnictví musí vést všichni, které určuje § 4 zákona o účetnictví stanovuje, kdo vede účetnictví. Účetnictví musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a přehledné. Základním prvkem účetnictví je účetní záznam. Účetní záznam může být účetním dokladem, účetním zápisem či účetní knihou. Účetním záznamem je i výroční zpráva, účetní uzávěrka, odpisový plán či inventurní soupis.

Každá účetní jednotka musí vést účetnictví od svého vzniku do svého zániku. Účtuje se podvojně o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví (tzv. účetní případy), tedy o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv a o nákladech, výnosech a hospodářském výsledku. Tyto účetní případy se účtují do období, s nímž věcně a časově souvisí, tzv. účetní období. Není-li možné tuto zásadu dodržet, mohou účtovat i v období, v němž skutečnosti zjistily. Účtuje se vždy v souladu s účetními metodami. Vedením účetnictví může být pověřena jiná fyzická nebo právnická osoba, ale tím se účetní jednotka nezbaví odpovědnosti za vedení účetnictví.

Ministerstvo financí vydává České účetní standardy. Standard upravuje zásady účtování majetku i zdrojů krytí, sestavováním účetní závěrky, postupy účtování při konkurzu a likvidaci. Upravují také postupy při inventarizaci, sestavování přehledu o peněžních tocích.

Jednoduché účetnictví

Od roku 2016 mohou některé subjekty vést opět jednoduché účetnictví. Účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. a) a b) může vést jednoduché účetnictví, pokud

a) není plátcem daně z přidané hodnoty,

b) její celkové příjmy za poslední uzavřené účetní období nepřesáhnou 3000000 Kč,

c) hodnota jejího majetku nepřesáhne 3000000 Kč a

d) je současně

1. spolkem a pobočným spolkem,

2. odborovou organizací, pobočnou odborovou organizací, mezinárodní odborovou organizací a pobočnou mezinárodní odborovou organizací,

3. organizací zaměstnavatelů, pobočnou organizací zaměstnavatelů, mezinárodní organizací zaměstnavatelů a pobočnou mezinárodní organizací zaměstnavatelů,

4. církví a náboženskou společností nebo církevní institucí, která je právnickou osobou evidovanou podle zákona upravujícího postavení církví a náboženských společností, nebo

5. honebním společenstvem.

Účtová osnova

Směrná účtová osnova určuje uspořádání a označení účtových tříd a účtových skupin. Na základě účtové směrné účtové osnovy si sestavuje každá účetní jednotka svůj vlastní účtový rozvrh, což je seznam účtů, které bude při vedení účetnictví daná účetní jednotka používat. Účetní jednotka stanoví takový účetní rozvrh, aby minimalizovala problémy při sestavování rozvahy a výsledovky.

Účtový rozvrh se sestavuje na každé účetní období, pokud má podnik potřebu, lze účtový rozvrh doplňovat. Účtové rozvrhy se liší podle činnosti podniku, velikosti, techniky vedení účetnictví. Účtový rozvrh obsahuje syntetické a analytické účty podle potřeby podniku.

Účtová osnova obsahuje 10 účtových tříd (0–9). Ty se pak dále dělí do účtových skupin. První číslo účtuznačí účtovou třídu, druhé účtovou skupinu. Často toto číselné označení může pomoci k správnému zúčtování hospodářského případu. Např. účet 601 Tržby z prodeje vlastních výrobků. Je to účet třídy 6 – Výnosy, skupina 60 – Tržby za vlastní výkony a zboží. Na základě směrné účtové osnovy se vyberou potřebné syntetické účty, které mají trojmístné označení.