Lhůty pro přihlašování zaměstnanců do evidence se brzy změní

Registrační povinnosti v období od 1. ledna do 31. března 2026 (před spuštěním registrů)

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele je účinný od 1. ledna 2026. Ovšem přihlašování do evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců je navázáno na den nástupu nejdříve k 1. dubnu 2026. Do té doby, tj. v prvním kalendářním čtvrtletí roku 2026, budou zaměstnavatelé pro plnění registračních povinností využívat stávající registr nemocenského pojištění. Hlásit se bude v dosavadních lhůtách a pouze zaměstnance s účastí na nemocenském pojištění. Poněkud odlišná situace bude u dohod o provedení práce, kde se postup mění v souvislosti se zrušením dosavadně zasílaného formuláře Výkaz příjmů zaměstnanců na DPP. Popisovali jsme v samostatném článku. 

Přečtěte si také:

Dohody o provedení práce se od roku 2026 výrazně změní

Registrační povinnosti v období od 1. dubna do 30. června 2026 (přechodné období)

Z důvodu náročného technického zpracování se účinnost plnohodnotného způsobu plnění evidenčních povinností podle zákona o JMHZ posouvá na 1. července 2026. Pro přechodné období (pro druhé kalendářní čtvrtletí roku 2026) je nastaven speciální postup. Zaměstnance, jehož den nástupu nastane od 1. dubna do 30. června 2026, je zaměstnavatel povinen přihlásit do evidence zaměstnanců 

• a) ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil do zaměstnání, nebo ode dne, kdy vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, případně bylo plnění poprvé poskytnuto (nejedná-li se o nástup do zaměstnání), 
• b) v den, kdy předal žádost o dávku nemocenského pojištění ÚSSZ, uplatnil-li zaměstnanec nárok na výplatu dávky nemocenského pojištění dříve, než zaměstnavatel tohoto zaměstnance přihlásil do evidence zaměstnanců podle písmene a), nebo 
• c) nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, jde-li o zahraničního zaměstnance. 

Registrační povinnosti v období od 1. července 2026 (plnohodnotné přihlašování)

Od července 2026 nabývá účinnosti ustanovení § 19 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů, které mění povinnosti zaměstnavatele týkající se evidence zaměstnanců. Od tohoto data budou moci vykonávat u zaměstnavatele práci pouze evidované osoby. Protože přihlášení zaměstnanců před započetím výkonu práce může být pro zaměstnavatele problematické (externí mzdová účtárna, nepřítomná mzdová účetní atd.), bude moci volit mezi dvěma variantami splnění registračních povinností. Plné nebo částečné přihlášení. 

1. Plné přihlášení – veškeré kroky spojené s přihlášením zaměstnance do evidence zaměstnanců budou dokončeny před započetím výkonu práce zaměstnance (v systému budou všechny požadované údaje). 
2. Částečné přihlášení – zaměstnavatel může plnění povinností rozložit na dvě části v procesu nástupu zaměstnance do zaměstnání. Při částečném přihlášení zaměstnance se uvedou pouze základní údaje, které povedou k jeho ztotožnění. Půjde o údaje v rozsahu: jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce. Teprve tím bude dokončen formální proces přihlášení, přestože je zaměstnanec materiálně přihlášen již na základě částečného přihlášení. 

Zaměstnavatel je oprávněn požadovat od zaměstnanců pro účely plného či částečného přihlášení potřebné údaje. Jde o právní důvod z pohledu GDPR – splnění právní povinnosti (údaje jsou vyžadovány ze zákona). 

Výjimky z možnosti částečného přihlášení

Možnost částečného přihlášení se však netýká zahraničních zaměstnanců. Ti musí být přihlášeni před nástupem k výkonu práce s plným rozsahem údajů. Částečné přihlašování se nebude využívat ani při poskytnutém peněžním či nepeněžním plnění fyzickým osobám mimo pracovněprávní vztah. U těchto vztahů kontrola ze strany inspektorátu práce neprobíhá. 

Způsoby částečného přihlášení

Možnost částečného přihlášení má zaměstnavatelům pomoci především ve chvíli, kdy není k dispozici osoba oprávněná k vyplnění plné registrace. K částečné registraci zaměstnance bude možné využít všechny standardní komunikační kanály jako v případě klasické (běžné) registrace zaměstnance prostřednictvím REGZEC. Bude tedy možné částečnou registraci zaměstnance zaslat jako e-Podání ve formátu XML přes rozhraní ČSSZ VREP/APEP nebo do datové schránky ČSSZ určené pro e-Podání, tak ji samozřejmě bude možné vyplnit a odeslat elektronicky prostřednictvím ePortálu ČSSZ, vysvětlila pro server Podnikatel.cz za Českou správu sociálního zabezpečení Jitka Drmolová. 

Ostatní lhůty a storno přihlášky

Jestliže by již přihlášený zaměstnanec k výkonu práce nenastoupil, oznámí zaměstnavatel tuto skutečnost bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu k výkonu práce. Dále zaměstnavatel oznamuje změny evidovaných údajů do 8 dnů ode dne, kdy se nich dozvěděl. A samozřejmě odhlásí zaměstnance z evidence zaměstnanců ve lhůtě do 8 dnů ode dne, kdy skončilo jeho zaměstnání, zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nebo přestal toto plnění poskytovat. Při výkonu více zaměstnání stejným zaměstnancem, je zaměstnavatel povinen plnit registrační povinnosti pro každé z těchto zaměstnání.