Zaměstnavatelé budou muset postupovat přesně podle metodiky České správy sociálního zabezpečení, dodržet termíny a zasílat nově požadované registrační údaje, a to podle toho, zda jde o zaměstnance s nástupem, cizince či jiná poskytovaná plnění.
Co se dozvíte v článku
Registrační povinnosti v období od 1. ledna do 31. března 2026 (před spuštěním registrů)
Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (ZoJMHZ) je účinný od 1. ledna 2026. Ovšem přihlašování do evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců je navázáno na den nástupu nejdříve k 1. dubnu 2026. Aktuálně zaměstnavatelé pro plnění registračních povinností využívají stávající registr nemocenského pojištění. Hlásí se v dosavadních lhůtách, formulářem oznámení o nástupu a pouze zaměstnanci s účastí na nemocenském pojištění. Poněkud odlišná situace je u dohod o provedení práce v souvislosti se zrušením formuláře „Výkaz příjmů zaměstnanců na DPP“. Registrace těchto zaměstnanců není povinná. Popisovali jsme v samostatném článku.
Registrační povinnosti v období od 1. dubna do 30. června 2026 (přechodné období)
Evidence zaměstnanců podle jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele bude vedena společně s registrem pojištěnců pro účely nemocenského pojištění a registrem pojištěnců pro účely důchodového pojištění. V rozšířeném registru bude více zaměstnanců a více zpracovávaných údajů. Bude sloužit nejen pro účely ČSSZ, ale také pro potřeby úřadu práce, finanční správy atd.
Z důvodu náročného technického zpracování se účinnost plnohodnotného způsobu plnění evidenčních povinností podle ZoJMHZ posouvá na 1. července 2026. Pro přechodné období (druhé kalendářní čtvrtletí roku 2026) je nastaven speciální postup. Zaměstnance, jehož den nástupu nastane od 1. dubna do 30. června 2026, je zaměstnavatel povinen přihlásit do evidence zaměstnanců:
- a) ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil do zaměstnání, nebo ode dne, kdy vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, případně bylo plnění poprvé poskytnuto (nejedná-li se o nástup do zaměstnání),
- b) v den, kdy zaměstnanec předal žádost o dávku nemocenského pojištění ÚSSZ, uplatnil-li nárok na výplatu dávky nemocenského pojištění dříve, než zaměstnavatel tohoto zaměstnance přihlásil do evidence zaměstnanců podle písmene a), nebo
- c) nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, jde-li o zahraničního zaměstnance.
Nástup nového zaměstnance v dubnu až červnu 2026
Pro registraci podle nových podmínek nebude rozhodující datum sjednání pracovněprávního vztahu, ale datum nástupu. Nástup je den, kdy zaměstnanec začne vykonávat práci nebo kdy je zaměstnavatelem poprvé za práci odměňován.
Příklad:
Pracovní smlouva byla se zaměstnancem sjednána od 1. dne kalendářního měsíce. První den měsíce připadl na sobotu, zaměstnanec neměl v sobotu ani v neděli plánovanou směnu. Jeho prvním pracovním dnem je pondělí, zaměstnavatel přihlašuje zaměstnance ode dne nástupu, tj. od pondělí. Pokud by na tento den připadl státní svátek a zaměstnancova směna z důvodu svátku odpadla, jde o takzvaný placený svátek, tedy den, za který je zaměstnanec poprvé zaměstnavatelem odměňován, tudíž je dnem nástupu opět pondělí.
Zaměstnavatel je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců prostřednictvím podání „Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání“ (kód akce 1), a to do 8 dnů ode dne nástupu. V měsících duben až červen 2026 zaměstnavatelé registrují všechny své nové zaměstnance v takto stanovené lhůtě, a to i zaměstnance bez účasti na nemocenském pojištění (zaměstnání malého rozsahu, dohody o provedení práce bez ohledu na výši odměny atd.). V přechodném období druhého kalendářního čtvrtletí se ještě zaměstnanci nehlásí takzvaně do budoucna, ale v osmidenní lhůtě po jejich nástupu
(případně po poskytnutí plnění). Znamená to, že datum platnosti ohlašované skutečnosti musí být dřívější, než je aktuální datum, popřípadě rovno aktuálnímu datu.
Registraci zaměstnance je možno provést pouze elektronicky nebo v asistované podobě podání. V prvním případě zaměstnavatel zpracuje registraci zaměstnance sám a odešle ji elektronicky na Českou správu sociálního zabezpečení. V případě asistovaného podání může zaměstnavatel společně s pracovníkem Územní správy sociálního zabezpečení vyplnit formulář přímo do aplikace.
Jestliže byl pracovněprávní vztah sjednán na delší dobu, avšak skončil ve lhůtě, ve které má zaměstnavatel povinnost podat podání Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání ve lhůtě do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu zaměstnanců (akce 1), bude možné podat podání „Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání“ a současně „Registrace zaměstnance – skončení zaměstnání“ (akce 2).
Nástup zahraničního zaměstnance
Výjimku však mají zahraniční zaměstnanci, tedy zaměstnanci bez Českého občanství. Ti musí být podle § 87 a § 88 zákona o zaměstnanosti registrováni nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce. Zaměstnavatel je tedy musí registrovat nejpozději před zahájením výkonu práce, maximálně 8 kalendářních dnů před datem nástupu do zaměstnání. Zde využije již nové podání „Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání“, aby byl zaměstnanec před zahájením výkonu práce řádně registrován (registruje se tzv. do budoucna).
Registruje se každé souběžné zaměstnání u téhož zaměstnavatele a podle nových podmínek i každé navazující zaměstnání stejného druhu. Této problematice bude věnován navazující samostatný článek serveru Podnikatel.cz.
ČLÁNKY DO MAILU