Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele z pohledu mzdového účetnictví

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele

Návrhem zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) se mají zásadně změnit pravidelné informační povinnosti zaměstnavatelů vůči státním institucím. Podle důvodové zprávy k návrhu je základním cílem centralizace sběru dat od zaměstnavatelů a sloučení sběru dat do jediného pravidelně podávaného hlášení, které bude každou z informačních položek obsahovat pouze jednou. Dojde tak ke zjednodušení a zlepšení současného stavu, kdy je podáván vysoký počet hlášení, která obsahují řadu položek duplicitně a jsou podávána v různých termínech na různá místa.

Aktuálně prochází legislativním procesem návrh nového zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. K provádění tohoto zákona bude vydáno nařízení vlády, kde budou stanoveny obsahové podrobnosti a pokyny k vyplnění, formát a struktura podání, období, za které jsou jednotlivé údaje zaměstnavatelem sdělovány, pokyny k podání a obsah opravného hlášení. Samozřejmě také, kterému orgánu veřejné moci jsou údaje určeny. Protože se JMHZ dotkne hned několika zákonů, je třeba změnit dotčené zákony. A to samostatným zákonem vydaným v souvislosti s přijetím zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (tzv. doprovodný zákon). Údaje, které budou zaměstnavatelé povinni zasílat prostřednictvím JMHZ, budou stanoveny ve zvláštních právních předpisech (viz. úprava doprovodného zákona k zákonu o JMHZ).

Kterých institucí se JMHZ dotkne?

Hlášení bude obsahovat souhrnně údaje určené pěti institucím. Postupně se k nim přidají další, především zdravotní pojišťovny. V prví fázi budou údaje určeny:

• České správě sociálního zabezpečení, popř. územní správě sociálního zabezpečení či Institutu posuzování zdravotního stavu
• Ministerstvu práce a sociálních věcí ČR
• Českému statistickému úřadu
• Úřadu práce ČR
• Orgánům Finanční správy ČR

Hlásit se budou všichni zaměstnanci

Převratná má být změna v hlášení o zaměstnancích. Pod identifikátorem budou evidováni nejen jednotliví zaměstnavatelé, ale také samotní zaměstnanci. Oproti stávajícímu registru zaměstnavatelů a pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění dojde k rozšíření. ČSSZ bude pro účely JMHZ evidovat všechny zaměstnavatele a zaměstnance. Půjde skutečně o všechny zaměstnance, tedy také o zaměstnance, kterým nevznikne účast na nemocenském pojištění.

Přihlášením do evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ splní zaměstnavatel svou povinnost registrace zaměstnance i vůči jiným zákonům (především zákon o nemocenském pojištění). Proces registrace zaměstnance sice bude nově upraven v zákoně o JMHZ, současně ale zůstane zachován registr pojištěnců pro účely nemocenského pojištění a důchodového pojištění.

Co zaměstnanec, to identifikátor

Zaměstnanci bude při prvním vstupu do systému JMHZ (při prvním přihlášení zaměstnavatele) přiděleno osobní identifikační číslo (OIČ). Pokud již nebylo přiděleno dříve. Toto číslo bude sloužit coby jednoznačný numerický neměnný desetimístný bezvýznamový identifikátor přidělovaný ministerstvem za účelem identifikace fyzické osoby v systému JMHZ. 

Osobní identifikační číslo bude trvale sloužit k identifikaci zaměstnance pro tyto účely i v případě dalšího přihlášení při změně zaměstnání či jiných činností v rámci agend podle zvláštních právních předpisů. Stávajícím zaměstnancům (již vedeným v registrech ČSSZ) bude k datu účinnosti rovněž toto číslo přiděleno, včetně zaměstnanců s příjmy ze závislé činnosti, kterým nevznikla účast na nemocenském pojištění a nejsou v registru ČSSZ vedeni.

Jednoduše řečeno, toto číslo bude zaměstnancům přiděleno “na celý život” a zůstane zachováno i při přihlášení jiným zaměstnavatelem (nový zaměstnavatel ho při registraci obdrží). Může jej také již znát od předchozího zaměstnavatele a spíše výjimečně od zaměstnance. Jak je uvedeno v důvodové zprávě k novele zákona, v takovém případě jej může dobrovolně použít již při registraci zaměstnance, což může výrazně urychlit proces jeho ztotožnění. Avšak nesprávná kombinace registračních údajů a osobního identifikačního čísla může proces ztotožnění naopak zpomalit.

Identifikátor konkrétního pracovního či obdobného vztahu

Identifikátor bude mít i konkrétní pracovní nebo obdobný vztah. Ten bude sloužit pro odlišování jednotlivých pracovních vztahů. Jde samozřejmě nejen o pracovněprávní vztahy, ale i o jiné pracovní vztahy (státní zaměstnanec, zastupitel, poslanec, soudce apod.). Má-li zaměstnanec sjednáno u téhož zaměstnavatele více zaměstnání, je možno díky identifikátoru zaměstnání spolehlivě určit, ke kterému z nich se příslušné údaje sdělované v rámci JMHZ vztahují.

Oproti současnému stavu nejde o převratnou novinku, protože již nyní se právní vztahy podle číselníku výdělečných činností u České správy sociálního zabezpečení obecně rozlišují. Nově se ale budou rozlišovat konkrétní vztahy.

Hlavní identifikátor

Aby toho nebylo málo, je tu ještě tzv. hlavní identifikátor. Jeho prostřednictvím se zaměstnavatel nebo jeho mzdové účtárny budou identifikovat v rámci podání podle JMHZ. Hlavní identifikátor je samostatný variabilní symbol přidělený zaměstnavatelům (eventuálně jeho mzdové účtárny). Nad rámec § 93 odst. 6 zákona o nemocenském pojištění, kde je uvedena dílčí úprava pro agendy vykonávané ČSSZ („variabilní symbol plátce pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti“), je nezbytné pro účely tohoto zákona upravit povinnost zaměstnavatele/mzdové účtárny vystupovat pod přiděleným variabilním symbolem.

V navazujícím článku vysvětlíme plánovaný postup přihlašování zaměstnanců a odesílání měsíčního výkazu, včetně výčtu výkazů, kterých se má připravovaný zákon v první fázi dotknout.