Úmrtí osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ) přináší mimo jiné nutnost vypořádat se s digitálními nástroji, které používala. Patří sem i ze zákona zřízená datová schránka.
Co je s datovou schránkou po smrti podnikatele?
Jestliže dojde k úmrtí OSVČ, datová schránka je znepřístupněna. Tento krok provádí správce systému, Digitální a informační agentura (DIA), a to automaticky ke dni úmrtí.
Zákon č. 300/2008 Sb. jasně stanoví, že datová schránka podnikající fyzické osoby nelze po úmrtí držitele znovu aktivovat. Znamená to, že není možné do ní nadále posílat ani z ní odesílat nové datové zprávy.
Po technické stránce však schránka ještě po určitou dobu nezaniká zcela, je tzv. pasivní. Po dobu tří let od znepřístupnění zůstává zachován přístup k již doručeným zprávám, i když s nimi nelze nijak dále pracovat. Po této době je schránka definitivně zrušena a obsah zcela ztracen,
uvádí server Moje datová schránka.
Zprávy, co nejsou archivovány
Zvláštní pozornost je třeba věnovat době, po kterou se uchovávají samotné zprávy. Pokud zesnulý nepoužíval službu Datový trezor ani neměl zapnutou automatickou archivaci do Portálu občana, systém uchovává zprávy pouze po dobu 90 dnů od jejich doručení. Doručení se přitom počítá od okamžiku, kdy se adresát do schránky přihlásil.
Pokud tedy podnikatel zprávy nečetl nebo zemřel krátce po jejich doručení, mohou být po uplynutí této lhůty nenávratně smazány. V mnoha případech se tak pozůstalí ke starší komunikaci nedostanou.
OSVČ má možnost pověřit jinou osobu
Přístup k datové schránce po smrti držitele závisí na tom, zda OSVČ za svého života zřídil pověřenou osobu nebo administrátora, tedy jiného uživatele s přístupem. Pokud ano, tento uživatel se může i nadále do schránky přihlásit a informace z ní získat. Pokud však další přístup vytvořen nebyl, schránka zůstává bez uživatele a přihlášení není možné. V takovém případě se přístup musí řešit dodatečně.
Oprávněná osoba, například dědic, může požádat o zřízení přístupu k datové schránce, a to na základě prokázání svého oprávnění. Nejčastěji se jedná o rozhodnutí o dědictví vydané notářem, které potvrzuje, že žadatel má k obsahu schránky právní vztah.
Zemřelá OSVČ má nástupce
Specifickou situací je případ, kdy chce někdo z pozůstalých v podnikání zemřelého pokračovat. Takzvaná pokračující osoba musí nejprve oznámit živnostenskému úřadu svůj záměr pokračovat v provozování živnosti, a to ve lhůtě tří měsíců ode dne úmrtí podnikatele. Teprve po tomto oznámení a zápisu do příslušné evidence může pokračující osoba požádat o přístup k datové schránce původního držitele, aby mohla převzít elektronickou agendu navázanou na podnikání.
V každém případě platí, že běžný dědic, společník nebo správce pozůstalosti nemá automaticky přístup do datové schránky OSVČ. Musí doložit své oprávnění a požádat o přístup formálně jako pověřená osoba. Bez toho není možné se ke zprávám ve schránce dostat, a to ani zpětně.
Z tohoto důvodu se všem OSVČ doporučuje, aby ještě za svého života přidaly do schránky alespoň jednu důvěryhodnou osobu jako pověřeného uživatele. Zároveň je vhodné nastavit zálohování důležitých zpráv, například prostřednictvím služby Datový trezor, nebo zapnout automatickou archivaci do Portálu občana.
ČLÁNKY DO MAILU