Povinnosti spojené s registrací zahraničních zaměstnanců se v minulosti několikrát měnily. Za zahraniční zaměstnance se považují všichni zaměstnanci bez českého občanství, včetně občanů EU, rodinných příslušníků občanů ČR a dalších cizinců s povolením k zaměstnání i bez nutnosti povolení.
Co se dozvíte v článku
Od 1. července 2024 bylo zavedeno automatizované zpracování a výměna informací ve strojově zpracovatelném formátu s minimalizací manuálních úkonů na straně zaměstnanců Úřadu práce ČR a zaměstnavatelů, respektive plná digitalizace tohoto úkonu. Zaměstnavatelé aktuálně zasílají informace výhradně jedním z těchto tří digitálních kanálů:
- vyplněním formuláře na webu,
- zasláním XML souboru ze svého mzdového programu nebo do datové schránky Úřadu práce ČR, nebo
- přímou integrací jejich informačního systému s rozhraním MPSV – přímé volání služby založené na standardu GovTalk.
Od 1. října 2025 došlo k další důležité změně novelizací § 87 zákona o zaměstnanosti. Zaměstnavatel musí informovat Úřad práce České republiky nejpozději před okamžikem nástupu těchto osob k výkonu práce. Do 30. září 2025 odesílali zaměstnavatelé informační kartu nebo sdělení o nástupu nejpozději v den jejich nástupu.
Pokud zahraniční pracovník vykoná práci bez splnění informační povinnosti, dopustí se jeho zaměstnavatel přestupku nehlášené práce dle ustanovení § 5 písm. j) zákona o zaměstnanosti. Výkon práce zahraničním zaměstnancem bez předchozího oznámení Úřadu práce ČR je nově definován jako přestupek s možností uložení pokuty až do výše 3 milionů korun.
Současně zaměstnavatel přihlašuje zaměstnance s účastí na nemocenském pojištění do registru nemocenského a důchodového pojištění.
Registrační povinnosti se sjednotí
Pro evidenci zahraničních zaměstnanců bude od 1. dubna 2026 platit ustanovení § 35 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. Zaměstnavatel zaregistruje zahraničního zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce v evidenci zaměstnanců podle zákona o JMHZ (proces Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání). Zde vždy s plnou registrací nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce (nebude povolena částečná registrace od 1. července 2026).
Výhodou je, že zaměstnavatelé nebudou údaje vyplňovat dvakrát, tj. jednou pro účely úřadu práce podle zákona o zaměstnanosti a podruhé pro účely nemocenského pojištění. K registraci poslouží jediný registr, kde zaměstnavatel uvede i kompletní údaje týkající se zaměstnání zahraničních zaměstnanců.
U zaměstnance, kterému bylo vydáno povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta nebo modrá karta, je zaměstnavatel povinen (podle § 88 odst. 1 zákona o zaměstnanosti) oznámit, že tento zahraniční zaměstnanec nenastoupil do zaměstnání nejpozději do 45 kalendářních dnů ode dne, kdy byly splněny podmínky pro vydání zaměstnanecké karty nebo modré karty, a v případě cizince, kterému bylo vydáno povolení k zaměstnání podle § 92, nejpozději do 10 kalendářních dnů ode dne, kdy měl cizinec nastoupit na pracovní místo.
Rovněž je zaměstnavatel povinen oznámit, že výše uvedený zahraniční zaměstnanec ukončil zaměstnání před uplynutím doby, na kterou bylo vydáno povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta nebo modrá karta, a to nejpozději do 10 kalendářních dnů ode dne, kdy cizinec ukončil zaměstnání.
Věříte, že bude JMHZ po spuštění funkční?
Rodné číslo pro předání údajů do registru
Prvotním identifikátorem k předání údajů do registru pojištěnců je rodné číslo pojištěnce. Zaměstnavatelé musí tento údaj evidovat. Česká správa sociálního zabezpečení v případě zaměstnávání cizích státních příslušníků doporučuje zaměstnavatelům, aby tyto zaměstnance vyzvali k žádosti o přidělení rodného čísla prostřednictvím Ministerstva vnitra ČR a stanovili jim lhůtu pro doložení skutečnosti, že o přidělení rodného čísla požádali. U cizích státních příslušníků není možné do příslušného pole registrace „Rodné číslo“ uvádět jiné druhy identifikátorů (například identifikátor VZP atd.).
V případě, že cizí státní příslušník při registraci nemá rodné číslo ani evidenční číslo pojištěnce EČP přiděleno, tento údaj se v rámci akce Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání nevyplňuje. Doporučuje se přiložit sken dokladu osvědčujícího totožnost pojištěnce. Například doklad o narození, doklad totožnosti, povolení k pobytu, cestovní doklad nebo obdobný doklad obsahující údaj o datu a místě narození.
Upozornění: Občané Slovenské republiky, jimž bylo rodné číslo přiděleno po 31. prosinci 1992, jsou rovněž považováni za cizince a toto slovenské rodné číslo nelze pro účely vyplňování formuláře použít.
V registraci zaměstnance uvádí zaměstnavatel v případě zahraničních zaměstnanců obdobné údaje jako při vyplnění informační karty či sdělení o nástupu zaměstnance. Postupuje podle připravené metodiky – Všeobecné zásady pro vyplňování registrace zaměstnance platné od 1. dubna 2026, která je pro tento účel připravena. V navazujícím článku přineseme bližší informace k některým problematickým úsekům registrace zahraničních zaměstnanců.
ČLÁNKY DO MAILU