Další a velmi důležitá změna v zaměstnávání zahraničních zaměstnanců

Zaměstnávání zahraničních zaměstnanců se v poslední době několikrát změnilo. Aktuálně jde o termín vyplnění informační karty a sdělení o nástupu. Zvýšila se i pokuta za porušení povinností. Zásadní změny pak nastanou od 1. dubna 2026 spolu se zavedením jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů. 

Plná digitalizace hlášení zahraničních zaměstnanců

Od července 2024 bylo zavedeno automatizované zpracování a výměna informací ve strojově zpracovatelném formátu s minimalizací manuálních úkonů na straně zaměstnanců Úřadu práce ČR a zaměstnavatelů, respektive plná digitalizace tohoto úkonu. Zaměstnavatelé nyní zasílají informace výhradně jedním z těchto tří digitálních kanálů:

• vyplněním formuláře na webu,
• zasláním XML souboru ze svého mzdového programu do datové schránky Úřadu práce ČR, nebo
• přímou integrací jejich informačního systému s rozhraním MPSV – přímé volání služby založené na standardu GovTalk.

Většina zaměstnavatelů aktuálně plní své povinnosti prvním ze tří zmíněných digitálních kanálů, a to vyplněním webového formuláře. 

Sdělení a Informační karta

Rozhodně nejde jen o cizince. Jedná se obecně o zahraniční zaměstnance, tj. zaměstnance bez občanství České republiky. Princip oznamování nástupu je založen nejen na třech způsobech hlášení, ale také na dvou druzích hlášení. Těmi jsou Informační karta a Sdělení.

• Informační karta slouží pro hlášení nástupů, změn i ukončení zaměstnání při zaměstnávání občanů EU/EHP a Švýcarska, jejich rodinných příslušníků, a cizinců, kteří mají volný vstup na trh práce, tj. nepotřebují pracovní oprávnění (např. občané Ukrajiny s udělenou dočasnou ochranou, cizinci s uděleným trvalým pobytem a další.).
• Sdělení slouží pro hlášení nástupů, změn i ukončení zaměstnání při zaměstnávání cizinců, kteří potřebují pracovní oprávnění = jsou držitelé zaměstnanecké karty, modré karty, karty vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo povolení k zaměstnání.

Nově nejpozději před okamžikem nástupu

Od 1. října 2025 došlo k další důležité změně novelizací § 87 zákona o zaměstnanosti. Nově je povinností zaměstnavatele informovat Úřad práce České republiky nejpozději před okamžikem nástupu těchto osob k výkonu práce. Do 30. září 2025 odesílali zaměstnavatelé informační kartu nebo sdělení o nástupu nejpozději v den jejich nástupu. 

Pokud zahraniční pracovník vykoná práci bez splnění informační povinnosti, dopustí se jeho zaměstnavatel přestupku nehlášené práce dle ustanovení § 5 písm. j) zákona o zaměstnanosti. Změna se vztahuje na všechny zahraniční zaměstnance, včetně občanů EU, rodinných příslušníků občanů ČR a dalších cizinců s povolením k zaměstnání i bez nutnosti povolení. Výkon práce zahraničním zaměstnancem bez předchozího oznámení Úřadu práce ČR je nově definován jako přestupek s možností uložení pokuty až do výše 3 milionů korun. 

Institut nenahlášené práce

Novelou zákona o zaměstnanosti byl zaveden nový právní institut, a to nenahlášená práce. Jde o významný posun v oblasti ohlašovací povinnosti zaměstnavatelů vůči úřadu práce při nástupu zahraničních zaměstnanců do zaměstnání. Změna se týká pouze ohlašování nástupu. Hlášení změn nebo hlášení ukončení pracovněprávního vztahu se nemění. Ohlašují se v okamžiku, kdy k uvedenému dojde, a to nejpozději do 10 kalendářních dnů od rozhodné události.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Může se jednat o změnu dosaženého vzdělání, místa výkonu práce nebo přesun na jinou pracovní pozici, všechny tyto údaje musí zaměstnavatel nahlásit nejpozději do 10 dnů od jejich zjištění.

Registrace se změní spuštěním registru JMHZ

Od příštího roku startuje Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ). Zákon o JMHZ je sice účinný od 1. ledna 2026, ale první povinnosti budou zaměstnavatelé plnit až od měsíce dubna. Za duben budou poprvé zasílat jednotné měsíční hlášení. Od 1. dubna 2025 budou rovněž spuštěny nové registry zaměstnanců a zaměstnavatelů. 

Oproti dosavadním registrům využívaným pro účely nemocenského a důchodového pojištění budou nové registry obsáhlejší. Informace zde obsažené budou sloužit více uživatelům a tudíž bude i okruh zde vedených informací širší. Změna se dotkne i údajů zasílaných zaměstnavatelem při přijímání zahraničních zaměstnanců. 

Zaměstnavatelé nyní zasílají informace týkající se přijetí zaměstnance, případně skončení pracovněprávního vztahu či jeho změny, jedním z výše uvedených tří způsobů hlášení. Povinnost zaměstnavatele informovat Úřad práce ČR o nástupu zahraničního zaměstnance ve lhůtě nejpozději před okamžikem nástupu těchto osob k výkonu práce podle § 87 odst. 1 zákona o zaměstnanosti bude zrušena. Budou se evidovat novým způsobem a do nového registru. Pro evidenci zahraničních zaměstnanců od 1. dubna do 30. června 2026 bude platit ustanovení § 35 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. Zaměstnavatel bude povinen přihlásit zahraničního zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, potvrdila pro server Podnikatel.cz za ČSSZ Jitka Drmolová. 

Zaměstnavatel zaregistruje zahraniční zaměstnance v evidenci zaměstnanců podle zákona o JMHZ (proces Registrace zaměstnance). Zde vždy s plnou registrací nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce (nebude povolena částečná registrace). Zaměstnavatelé již nebudou údaje vyplňovat dvakrát, tj. jednou pro účely úřadu práce dle zákona o zaměstnanosti a podruhé pro účely nemocenského pojištění. K registraci poslouží jediný registr, kde zaměstnavatel uvede i kompletní údaje týkající se zaměstnání zahraničních zaměstnanců.